Obwohl die Land- und Forstwirtschaft grundsätzlich nicht zu den Branchen gehört, in denen in größerem Umfang Bargeschäfte getätigt werden, geraten immer mehr Betriebe hier in den Fokus der Finanzverwaltung. Im Zeitalter der elektronischen Buchführung und Steuererklärung sollen auch diese Geschäftsabläufe möglichst vollumfänglich durchleuchtet werden. Ist ein Landwirt im Bereich der Direktvermarktung tätig, weil er einen Hofladen oder einen Marktstand hat bzw. ein Hoffest oder Ähnliches veranstaltet, gerät er mit diesen Aktivitäten ins Prüfungsvisier der Finanzverwaltung.
Um vor unliebsamen Nachforderungen seitens des Finanzamts geschützt zu sein, müssen solche Betriebe darum die allgemeinen Voraussetzungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung erfüllen. Erschwerend kommt hinzu: Wird eine nicht ordnungsgemäße Kassenbuchführung festgestellt, drohen nicht nur Hinzuschätzungen an Umsätzen und Gewinnen, es entsteht auch sehr schnell der Vorwurf, dass die Kassenführung bewusst zur Verkürzung von Steuern beitragen sollte. Und damit ist der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum, der wiederholt auch zu entsprechenden strafrechtlichen Konsequenzen führt. Was bedeutet das nun für Betriebsinhaber?
Der tägliche Kassenbericht lohnt sich
Zunächst hat der Landwirt für sich zu prüfen, ob er zum Kreis der betroffenen Steuerpflichtigen gehört, also tagtäglich Bargeschäfte tätigt. Im Umkehrschluss sind Ackerbau- oder Tierhaltungsbetriebe nicht von der Problematik betroffen, wenn sie das Geld für ihre Produkte von Lagerhäusern, Schlachthöfen oder Großhändlern bekommen. Gedanken müssen sich diejenigen machen, die zumindest einen Teil ihrer Erzeugnisse direkt an Endkunden vermarkten. Wer einen Hofladen unterhält oder vergleichbare Vermarktungsaktivitäten durchführt, der hat auch täglich Bareinnahmen, so wie beispielsweise die Gastronomiebetriebe, die von der Finanzverwaltung sehr sorgfältig geprüft werden.
Für Bargeldgeschäfte gibt es allgemeine Anforderungen. Zunächst muss entschieden werden, ob eine sogenannte offene Ladenkasse oder eine elektronische Registrierkasse eingesetzt wird. Wer seine Bareinnahmen in einer Geldschatulle, einer Geldbörse, einer Schreibtischschublade oder ähnlichen offenen Behältnissen aufbewahrt, führt eine offene Ladenkasse. Die formellen Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße offene Ladenkasse bestehen darin, dass die Bareinnahmen tagtäglich in einer Summe zu erfassen sind. Es muss daher nicht jede einzelne Bareinnahme, sondern nur die Summe der Tageseinnahmen aufgezeichnet werden. Zum Nachweis ist für jeden Öffnungstag ein Kassenbericht zu erstellen. Verpflichtend müssen darin die Einnahmen, die Betriebsausgaben, die Bareinlagen und die Privatentnahmen aufgelistet werden, jeweils in einer Summe und mit den entsprechenden Belegen versehen.
Mitentscheidendes Kriterium für einen ordnungsgemäßen Kassenbericht ist aber das tägliche Auszählen der Kasse am Abend. Mit dem ermittelten Kassenendbestand des Vortages beginnt zwingend der Kassenbericht des nachfolgenden Tages. Nicht erforderlich, aber förderlich ist es auf jeden Fall, wenn daneben als Nachweis für das Auszählen der Kasse ein Zählprotokoll erstellt wird, also eine handschriftliche Aufzeichnung, wie viele Scheine und Münzen sich in der Kasse befunden haben. Umgekehrt bedeutet dies, dass eine nur fortlaufend rechnerisch geführte offene Ladenkasse mit einzelnen Kassenberichten oder mit einem fortlaufenden Kassenbericht in formeller Hinsicht nicht ordnungsgemäß ist. Ladenkassen, die über Wochen und Monate hinaus nicht ausgezählt werden, sind daher nicht in Ordnung.
Stellt das Finanzamt neben den formellen Fehlern der Kassenführung weitere Unzulänglichkeiten fest, sind Hinzuschätzungen unvermeidlich. Wie hoch diese im Einzelfall sind, hängt vom prüfenden Beamten und den Umständen des Einzelfalls ab. Auch wenn sich die dargestellte Kassenführung als großer Verwaltungsaufwand und als Mehrarbeit darstellt, kann jeder Betriebsinhaber, der hier bereits in den Sog der Finanzverwaltung geraten ist, nur zustimmen, dass das Auszählen das kleinere Übel ist.
Ärger mit alten Registrierkassen vermeiden
Hat der Betriebsinhaber eine elektronische Registrierkasse, muss er wissen, ob er noch ein altes Kassensystem hat. Ab 2017 ist eine neue Kassenrichtlinie verpflichtend mit unveränderbarer und vollständiger Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Bei älteren Registrierkassen, die diese Anforderungen technisch nicht erfüllen, verlangt die Finanzverwaltung als Nachweis der täglichen Bareinnahmen die sogenannten Z-Bons, die fortlaufend und vollständig aufbewahrt werden müssen. Auch der tägliche Kassensturz mit Ausdrucken ist anhand dieser Z-Bons vorzunehmen. Sollten die Bons, die von der Registrierkasse fortlaufend nummeriert werden, nicht vollzählig vorliegen, ist das ein schwerer Verstoß gegen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung, der Zuschätzungen durch das Finanzamt rechtfertigt.
Darüber hinaus muss beachtet werden, dass die alten Registrierkassen zudem auch etliche Manipulationsmöglichkeiten bieten, die vonseiten des Finanzamts festgestellt werden können. Grundsätzlich muss dazu angemerkt werden, dass sich die Finanzverwaltung zwischenzeitlich massiv mit Fachprüfern verstärkt hat, die sich besser als jeder Betriebsinhaber und sein steuerlicher Berater mit den Möglichkeiten der einzelnen elektronischen Kassen auskennen. Das Mindeste bei Registrierkassen ist daher, dass die Z-Bons chronologisch geordnet und auch dementsprechend aufbewahrt werden.
Im Einzelfall sprechen Sie bitte mit Ihrem steuerlichen Berater ab, welche Anforderungen an die Kassenführung für Ihren Betrieb und Ihre jeweiligen Einnahmen relevant sind.
Fazit:
Um mehr Steuern einzunehmen, gehen die Finanzverwaltungen verstärkt dazu über, auch die tagtäglichen Bargeschäfte zu prüfen. Bieten Sie hier keine Angriffsmöglichkeiten, indem Sie die formellen Anforderungen an Ihre Kassenbuchführung ordnungsgemäß erfüllen. Nur so können Sie in diesem Punkt der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.
Um vor unliebsamen Nachforderungen seitens des Finanzamts geschützt zu sein, müssen solche Betriebe darum die allgemeinen Voraussetzungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung erfüllen. Erschwerend kommt hinzu: Wird eine nicht ordnungsgemäße Kassenbuchführung festgestellt, drohen nicht nur Hinzuschätzungen an Umsätzen und Gewinnen, es entsteht auch sehr schnell der Vorwurf, dass die Kassenführung bewusst zur Verkürzung von Steuern beitragen sollte. Und damit ist der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum, der wiederholt auch zu entsprechenden strafrechtlichen Konsequenzen führt. Was bedeutet das nun für Betriebsinhaber?
Der tägliche Kassenbericht lohnt sich
Zunächst hat der Landwirt für sich zu prüfen, ob er zum Kreis der betroffenen Steuerpflichtigen gehört, also tagtäglich Bargeschäfte tätigt. Im Umkehrschluss sind Ackerbau- oder Tierhaltungsbetriebe nicht von der Problematik betroffen, wenn sie das Geld für ihre Produkte von Lagerhäusern, Schlachthöfen oder Großhändlern bekommen. Gedanken müssen sich diejenigen machen, die zumindest einen Teil ihrer Erzeugnisse direkt an Endkunden vermarkten. Wer einen Hofladen unterhält oder vergleichbare Vermarktungsaktivitäten durchführt, der hat auch täglich Bareinnahmen, so wie beispielsweise die Gastronomiebetriebe, die von der Finanzverwaltung sehr sorgfältig geprüft werden.
Für Bargeldgeschäfte gibt es allgemeine Anforderungen. Zunächst muss entschieden werden, ob eine sogenannte offene Ladenkasse oder eine elektronische Registrierkasse eingesetzt wird. Wer seine Bareinnahmen in einer Geldschatulle, einer Geldbörse, einer Schreibtischschublade oder ähnlichen offenen Behältnissen aufbewahrt, führt eine offene Ladenkasse. Die formellen Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße offene Ladenkasse bestehen darin, dass die Bareinnahmen tagtäglich in einer Summe zu erfassen sind. Es muss daher nicht jede einzelne Bareinnahme, sondern nur die Summe der Tageseinnahmen aufgezeichnet werden. Zum Nachweis ist für jeden Öffnungstag ein Kassenbericht zu erstellen. Verpflichtend müssen darin die Einnahmen, die Betriebsausgaben, die Bareinlagen und die Privatentnahmen aufgelistet werden, jeweils in einer Summe und mit den entsprechenden Belegen versehen.
Mitentscheidendes Kriterium für einen ordnungsgemäßen Kassenbericht ist aber das tägliche Auszählen der Kasse am Abend. Mit dem ermittelten Kassenendbestand des Vortages beginnt zwingend der Kassenbericht des nachfolgenden Tages. Nicht erforderlich, aber förderlich ist es auf jeden Fall, wenn daneben als Nachweis für das Auszählen der Kasse ein Zählprotokoll erstellt wird, also eine handschriftliche Aufzeichnung, wie viele Scheine und Münzen sich in der Kasse befunden haben. Umgekehrt bedeutet dies, dass eine nur fortlaufend rechnerisch geführte offene Ladenkasse mit einzelnen Kassenberichten oder mit einem fortlaufenden Kassenbericht in formeller Hinsicht nicht ordnungsgemäß ist. Ladenkassen, die über Wochen und Monate hinaus nicht ausgezählt werden, sind daher nicht in Ordnung.
Stellt das Finanzamt neben den formellen Fehlern der Kassenführung weitere Unzulänglichkeiten fest, sind Hinzuschätzungen unvermeidlich. Wie hoch diese im Einzelfall sind, hängt vom prüfenden Beamten und den Umständen des Einzelfalls ab. Auch wenn sich die dargestellte Kassenführung als großer Verwaltungsaufwand und als Mehrarbeit darstellt, kann jeder Betriebsinhaber, der hier bereits in den Sog der Finanzverwaltung geraten ist, nur zustimmen, dass das Auszählen das kleinere Übel ist.
Ärger mit alten Registrierkassen vermeiden
Hat der Betriebsinhaber eine elektronische Registrierkasse, muss er wissen, ob er noch ein altes Kassensystem hat. Ab 2017 ist eine neue Kassenrichtlinie verpflichtend mit unveränderbarer und vollständiger Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Bei älteren Registrierkassen, die diese Anforderungen technisch nicht erfüllen, verlangt die Finanzverwaltung als Nachweis der täglichen Bareinnahmen die sogenannten Z-Bons, die fortlaufend und vollständig aufbewahrt werden müssen. Auch der tägliche Kassensturz mit Ausdrucken ist anhand dieser Z-Bons vorzunehmen. Sollten die Bons, die von der Registrierkasse fortlaufend nummeriert werden, nicht vollzählig vorliegen, ist das ein schwerer Verstoß gegen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung, der Zuschätzungen durch das Finanzamt rechtfertigt.
Darüber hinaus muss beachtet werden, dass die alten Registrierkassen zudem auch etliche Manipulationsmöglichkeiten bieten, die vonseiten des Finanzamts festgestellt werden können. Grundsätzlich muss dazu angemerkt werden, dass sich die Finanzverwaltung zwischenzeitlich massiv mit Fachprüfern verstärkt hat, die sich besser als jeder Betriebsinhaber und sein steuerlicher Berater mit den Möglichkeiten der einzelnen elektronischen Kassen auskennen. Das Mindeste bei Registrierkassen ist daher, dass die Z-Bons chronologisch geordnet und auch dementsprechend aufbewahrt werden.
Im Einzelfall sprechen Sie bitte mit Ihrem steuerlichen Berater ab, welche Anforderungen an die Kassenführung für Ihren Betrieb und Ihre jeweiligen Einnahmen relevant sind.
Fazit:
Um mehr Steuern einzunehmen, gehen die Finanzverwaltungen verstärkt dazu über, auch die tagtäglichen Bargeschäfte zu prüfen. Bieten Sie hier keine Angriffsmöglichkeiten, indem Sie die formellen Anforderungen an Ihre Kassenbuchführung ordnungsgemäß erfüllen. Nur so können Sie in diesem Punkt der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.
