Mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes ab 2. Juli 2023 müssen Unternehmen und Organisationen ab 250 Beschäftigten eine interne Meldestelle eingerichtet haben. Kleineren Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten hat der Gesetzgeber dafür eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 eingeräumt. Die Einführung ist für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Herausforderung und Chance zugleich. Warum das so ist, erklärt Karsten Neumann, Datenschutzexperte bei Ecovis in Rostock.
Eine interne Meldestelle lässt sich einrichten, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. „Bei Ecovis als Dritter haben wir mit unserem online-Meldetool die Kundinnen und Kunden bereits seit zwei Jahren erfolgreich bei der Umsetzung der Aufgaben unterstützt“, sagt Ecovis-Experte Neumann.
Mit dem „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen“, kurz: Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), setzt Deutschland eine EU-Richtlinie aus dem Jahr 2019 um. Ziel des Gesetzes: Menschen, die auf Rechts- und Regelverstöße in Unternehmen und Behörden hinweisen wollen, also Whistleblower, sollen das einfacher und ohne Angst vor Repressalien tun können.
Für Gemeinden und Gemeindeverbände und solche Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle von Gemeinden und Gemeindeverbänden stehen, gilt die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldestellen nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts. In Mecklenburg-Vorpommern beispielsweise wurden diese noch nicht erlassen.
Sind anonyme Hinweise möglich?
Der deutsche Gesetzgeber hat die vorgesehene Pflicht zur Ermöglichung auch von anonymen Hinweisen bedauerlicherweise auf Druck des Bundesrates gestrichen, aber auch nicht verboten. Der gesetzliche Kompromiss lautet in Paragraph 16 wie folgt: „Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.“
Aufgrund der bisherigen Erfahrungen aus unterschiedlichen Bereichen hat es sich jedoch etabliert, anonyme Kanäle als Chance für Hinweisgeber und Unternehmen zu eröffnen. Auch deshalb ist der anonyme Zugang, etwa bei der Ecovis-Meldestelle, Standard.
Wie Ecovis die Unternehmen unterstützt
Ecovis stellt speziell für kleine und mittelgroße Unternehmen, Träger und soziale Vereine bereits seit 2021 Lösungen bereit, die auch dem neuen Gesetz entsprechen. Es ist nicht nötig, die Ecovis-Lösung im Unternehmen oder auf dem Unternehmens-Server zu implementieren.
Bei den einzurichtenden Meldestellen ist Vertraulichkeit das oberste Gebot: Unternehmen müssen die Meldekanäle so organisieren, dass ausschließlich der Meldestelle die Identität des Hinweisgebers bekannt ist. „Auch dafür bieten wir eine Online-Lösung mit der Möglichkeit der vollständigen Anonymisierung der Meldung an“, sagt Neumann.
Können Dritte für Unternehmen die interne Meldestelle übernehmen?
„Wir sind häufig auch als externer Datenschutzbeauftragter in Unternehmen tätig und unterfallen somit den vorgegebenen Vertraulichkeitsverpflichtungen“, erklärt Neumann, und weiter: „Ein Datenschutzbeauftragter ist für Unternehmen der genannten Größe ohnehin Pflicht und er hat zudem die Pflicht, für seine Mandantinnen und Mandanten nach außen und innen die Einhaltung der Privatsphäre zu überwachen.“
Die Ecovis-Datenschutzhinweise hierzu finden Sie hier: https://www.ecovis.com/company/wp-content/uploads/20210122_Informationspflichtvorlage_Hinweisgeber_ECOVIS.pdf
Das verabschiedete Gesetz finden Sie hier: https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2023/140/VO
Lesen Sie auch: Hinweisgeberschutzgesetz: Ab Mitte Juni 2023 für größere Unternehmen verpflichtend (ecovis.com)
Eine interne Meldestelle lässt sich einrichten, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. „Bei Ecovis als Dritter haben wir mit unserem online-Meldetool die Kundinnen und Kunden bereits seit zwei Jahren erfolgreich bei der Umsetzung der Aufgaben unterstützt“, sagt Ecovis-Experte Neumann.
Mit dem „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen“, kurz: Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), setzt Deutschland eine EU-Richtlinie aus dem Jahr 2019 um. Ziel des Gesetzes: Menschen, die auf Rechts- und Regelverstöße in Unternehmen und Behörden hinweisen wollen, also Whistleblower, sollen das einfacher und ohne Angst vor Repressalien tun können.
Für Gemeinden und Gemeindeverbände und solche Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle von Gemeinden und Gemeindeverbänden stehen, gilt die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldestellen nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts. In Mecklenburg-Vorpommern beispielsweise wurden diese noch nicht erlassen.
Sind anonyme Hinweise möglich?
Der deutsche Gesetzgeber hat die vorgesehene Pflicht zur Ermöglichung auch von anonymen Hinweisen bedauerlicherweise auf Druck des Bundesrates gestrichen, aber auch nicht verboten. Der gesetzliche Kompromiss lautet in Paragraph 16 wie folgt: „Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.“
Aufgrund der bisherigen Erfahrungen aus unterschiedlichen Bereichen hat es sich jedoch etabliert, anonyme Kanäle als Chance für Hinweisgeber und Unternehmen zu eröffnen. Auch deshalb ist der anonyme Zugang, etwa bei der Ecovis-Meldestelle, Standard.
Wie Ecovis die Unternehmen unterstützt
Ecovis stellt speziell für kleine und mittelgroße Unternehmen, Träger und soziale Vereine bereits seit 2021 Lösungen bereit, die auch dem neuen Gesetz entsprechen. Es ist nicht nötig, die Ecovis-Lösung im Unternehmen oder auf dem Unternehmens-Server zu implementieren.
Bei den einzurichtenden Meldestellen ist Vertraulichkeit das oberste Gebot: Unternehmen müssen die Meldekanäle so organisieren, dass ausschließlich der Meldestelle die Identität des Hinweisgebers bekannt ist. „Auch dafür bieten wir eine Online-Lösung mit der Möglichkeit der vollständigen Anonymisierung der Meldung an“, sagt Neumann.
Können Dritte für Unternehmen die interne Meldestelle übernehmen?
„Wir sind häufig auch als externer Datenschutzbeauftragter in Unternehmen tätig und unterfallen somit den vorgegebenen Vertraulichkeitsverpflichtungen“, erklärt Neumann, und weiter: „Ein Datenschutzbeauftragter ist für Unternehmen der genannten Größe ohnehin Pflicht und er hat zudem die Pflicht, für seine Mandantinnen und Mandanten nach außen und innen die Einhaltung der Privatsphäre zu überwachen.“
Die Ecovis-Datenschutzhinweise hierzu finden Sie hier: https://www.ecovis.com/company/wp-content/uploads/20210122_Informationspflichtvorlage_Hinweisgeber_ECOVIS.pdf
Das verabschiedete Gesetz finden Sie hier: https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2023/140/VO
Lesen Sie auch: Hinweisgeberschutzgesetz: Ab Mitte Juni 2023 für größere Unternehmen verpflichtend (ecovis.com)
