Ab voraussichtlich Mitte Juni 2023 müssen alle Unternehmen ab 250 Beschäftigte interne Meldesysteme einrichten. Für kleinere und mittlere Unternehmen gelten die neuen Regeln des Hinweisgeberschutzgesetzes ab 17. Dezember 2023. Das hat der Bundesrat am 12. Mai 2023 beschlossen und damit die EU-Whistleblower-Richtlinie in nationales Recht umgesetzt. Die Ecovis-Experten kennen die Änderungen und Details.
Anonymer Meldekanal für kleine und mittlere Unternehmen entfällt
Nachdem der Gesetzesvorschlag des Bundestags zunächst am Widerstand des Bundesrats gescheitert war, wurde nunmehr im Vermittlungsausschuss ein Kompromiss gefunden, der die bürokratische Belastung für kleinere und mittelständische Betriebe reduziert. Mit der Umsetzung des Gesetzes entsteht für sie keine Verpflichtung, einen anonymen Meldekanal einzurichten. Auch die EU-Whistleblower-Richtlinie sah keine verpflichtenden Vorgaben für den Umgang mit anonymen Hinweisen vor. Weder interne noch externe Meldestellen sind daher zukünftig verpflichtet, technische Mittel oder Verfahren für anonyme Meldungen vorzuhalten. Für kleine und mittelständische Betriebe, für die die Anwendung des Gesetzes bei einer Betriebsgröße von mindestens 50 Beschäftigten gilt, wäre die Einrichtung solcher anonymen Meldekanäle aufwendig und mit unverhältnismäßigen Kosten verbunden.
Die Anforderung an die Vertraulichkeit und Dokumentation der eingehenden Hinweise gilt jedoch unverändert fort. Es bestehen daher auch weiterhin besondere Anforderungen an einzurichtende interne Meldestellen. Diesen räumt der neue Gesetzentwurf ausdrücklich den Vorrang ein. Die Ausübung dieser Tätigkeit, also Hinweise zu bearbeiten, muss unabhängig erfolgen. Dabei ist sicherzustellen, dass auch die im Betrieb tätigen Personen und die mit der internen Meldestelle verbundenen Aufgaben und Pflichten nicht zu einem Interessenkonflikt mit der übrigen Tätigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Betrieb führen. „Viele Unternehmen beschließen daher, die Aufgabe der internen Meldestelle an externe Dienstleister auszulagern. Damit können sie die Gefahr der Interessenkollision weitestgehend beseitigen“, sagt Alexander Littich, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Strafrecht bei Ecovis in Landshut.
Auch diese Pflichten lassen sich durch eine ausgelagerte interne Meldestelle sicherstellen:
Das im Fall von Verstößen gegen die Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes mögliche Bußgeld hat der Gesetzgeber von der Höchstsumme von bislang 100.000 Euro auf 50.000 Euro reduziert. Ein solches Bußgeld kann verhängt werden, wenn das Unternehmen die Abgabe von Meldungen und die hierzu notwendige Kommunikation verhindert oder Repressalien ergreift, um die Abgabe derartiger Hinweise gänzlich zu verhindern. Auch wer das Vertraulichkeitsgebot missachtet, riskiert ein Bußgeld.
Wer entgegen der gesetzlichen Pflicht kein internes Meldesystem einrichtet, riskiert neben einem Bußgeld zudem, dass sich der Hinweisgeber an die von der Bundesregierung einzurichtende externe Meldestelle wendet. Das Gesetz sieht vor, dass eine solche externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz eingerichtet wird. Sie geht dann sämtlichen Hinweisen nach, die Beschäftigte an sie richten.
„Wir empfehlen daher Unternehmen mit einer Betriebsgröße ab 250 Mitarbeitenden unverzüglich und mittleren Betrieben ab 50 Mitarbeitenden spätestens rechtzeitig vor dem 17. Dezember 2023 darüber nachzudenken, ob sie eine interne Meldestelle einrichten oder die Tätigkeit extern vergeben wollen. „Auch kleinere Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter sollten sich überlegen, ob ihre Firmenstruktur geeignet ist, ein internes Meldesystem einzurichten oder ob sie diese Aufgabe extern vergeben. So können sie vermeiden, dass Beschäftigte Hinweise nur an die beim Bundesamt für Justiz zu schaffende Meldestelle abgeben können“, rät Janika Sievert, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Strafrecht bei Ecovis in Würzburg. Und weiter: „Sofern Unternehmen einen externen Diensteanbieter als ihre interne Meldestelle beauftragen, sollten sie in Erwägung ziehen, auch die Behandlung anonymer Hinweise zuzulassen – trotz fehlender gesetzlicher Verpflichtung für ein anonymes Meldesystem. So lassen sich Fehler im Unternehmen aufdecken und Schäden für das Unternehmen vermeiden.“
Mehr zum Hinweisgeberschutzgesetz und den Hinweisgeber-Portalen von Ecovis erfahren Sie hier:
https://www.ecovis.com/wirtschaftsstrafrecht/hinweisgeberstelle/
Anonymer Meldekanal für kleine und mittlere Unternehmen entfällt
Nachdem der Gesetzesvorschlag des Bundestags zunächst am Widerstand des Bundesrats gescheitert war, wurde nunmehr im Vermittlungsausschuss ein Kompromiss gefunden, der die bürokratische Belastung für kleinere und mittelständische Betriebe reduziert. Mit der Umsetzung des Gesetzes entsteht für sie keine Verpflichtung, einen anonymen Meldekanal einzurichten. Auch die EU-Whistleblower-Richtlinie sah keine verpflichtenden Vorgaben für den Umgang mit anonymen Hinweisen vor. Weder interne noch externe Meldestellen sind daher zukünftig verpflichtet, technische Mittel oder Verfahren für anonyme Meldungen vorzuhalten. Für kleine und mittelständische Betriebe, für die die Anwendung des Gesetzes bei einer Betriebsgröße von mindestens 50 Beschäftigten gilt, wäre die Einrichtung solcher anonymen Meldekanäle aufwendig und mit unverhältnismäßigen Kosten verbunden.
Die Anforderung an die Vertraulichkeit und Dokumentation der eingehenden Hinweise gilt jedoch unverändert fort. Es bestehen daher auch weiterhin besondere Anforderungen an einzurichtende interne Meldestellen. Diesen räumt der neue Gesetzentwurf ausdrücklich den Vorrang ein. Die Ausübung dieser Tätigkeit, also Hinweise zu bearbeiten, muss unabhängig erfolgen. Dabei ist sicherzustellen, dass auch die im Betrieb tätigen Personen und die mit der internen Meldestelle verbundenen Aufgaben und Pflichten nicht zu einem Interessenkonflikt mit der übrigen Tätigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Betrieb führen. „Viele Unternehmen beschließen daher, die Aufgabe der internen Meldestelle an externe Dienstleister auszulagern. Damit können sie die Gefahr der Interessenkollision weitestgehend beseitigen“, sagt Alexander Littich, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Strafrecht bei Ecovis in Landshut.
Auch diese Pflichten lassen sich durch eine ausgelagerte interne Meldestelle sicherstellen:
- Ordnungsgemäßes Abarbeiten eingehender Hinweise
- Prüfen der Qualität der Hinweise
- Beachten der Vertraulichkeit und Dokumentation
- Einhalten etwaiger Löschungsfristen
Das im Fall von Verstößen gegen die Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes mögliche Bußgeld hat der Gesetzgeber von der Höchstsumme von bislang 100.000 Euro auf 50.000 Euro reduziert. Ein solches Bußgeld kann verhängt werden, wenn das Unternehmen die Abgabe von Meldungen und die hierzu notwendige Kommunikation verhindert oder Repressalien ergreift, um die Abgabe derartiger Hinweise gänzlich zu verhindern. Auch wer das Vertraulichkeitsgebot missachtet, riskiert ein Bußgeld.
Wer entgegen der gesetzlichen Pflicht kein internes Meldesystem einrichtet, riskiert neben einem Bußgeld zudem, dass sich der Hinweisgeber an die von der Bundesregierung einzurichtende externe Meldestelle wendet. Das Gesetz sieht vor, dass eine solche externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz eingerichtet wird. Sie geht dann sämtlichen Hinweisen nach, die Beschäftigte an sie richten.
„Wir empfehlen daher Unternehmen mit einer Betriebsgröße ab 250 Mitarbeitenden unverzüglich und mittleren Betrieben ab 50 Mitarbeitenden spätestens rechtzeitig vor dem 17. Dezember 2023 darüber nachzudenken, ob sie eine interne Meldestelle einrichten oder die Tätigkeit extern vergeben wollen. „Auch kleinere Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter sollten sich überlegen, ob ihre Firmenstruktur geeignet ist, ein internes Meldesystem einzurichten oder ob sie diese Aufgabe extern vergeben. So können sie vermeiden, dass Beschäftigte Hinweise nur an die beim Bundesamt für Justiz zu schaffende Meldestelle abgeben können“, rät Janika Sievert, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Strafrecht bei Ecovis in Würzburg. Und weiter: „Sofern Unternehmen einen externen Diensteanbieter als ihre interne Meldestelle beauftragen, sollten sie in Erwägung ziehen, auch die Behandlung anonymer Hinweise zuzulassen – trotz fehlender gesetzlicher Verpflichtung für ein anonymes Meldesystem. So lassen sich Fehler im Unternehmen aufdecken und Schäden für das Unternehmen vermeiden.“
Mehr zum Hinweisgeberschutzgesetz und den Hinweisgeber-Portalen von Ecovis erfahren Sie hier:
https://www.ecovis.com/wirtschaftsstrafrecht/hinweisgeberstelle/
