Welche Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung gelten und welche Unterlagen Betriebe jetzt vernichten können

Unternehmerinnen und Unternehmer sind verpflichtet, ihre Buchhaltungsunterlagen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Dabei gelten je nach Art der Unterlagen unterschiedliche Fristen. „Gerade zu Beginn eines jeden Jahres kann es sich auch aus Kostengründen lohnen, Unterlagen zu entsorgen“, erklärt Christopher Gampert, Steuerberater bei Ecovis in Bayreuth.

Was müssen Unternehmen alles aufbewahren?

Grundsätzlich müssen Unternehmen alle wichtigen Geschäftsunterlagen aufbewahren. Dazu gehören Bücher und Bilanzen, aber auch Unterlagen wie Rechnungen, Geschäftsbriefe oder Lohnkonten. „Je nachdem worum es sich handelt, gelten dabei unterschiedliche Aufbewahrungsfristen“, erläutert Ecovis-Steuerberater Gampert.

Welche Fristen gelten?

Für manche Unterlagen gilt eine Frist von zehn, für andere von nur sechs Jahren. „Vor dem großen Schreddern, sollten Sie daher ganz genau die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten“, mahnt Christopher Gampert. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem letzte Eintragungen gemacht, Abschlüsse fertiggestellt oder Rechnungen empfangen oder ausgestellt wurden. Bei nachträglichen Änderungen verlängert sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend.

Was kann jetzt weg?

Nach dem 31.12.2023 können Betriebe folgende Unterlagen vernichten:

Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist:

• Bücher, Journale, etc. mit einer letzten Eintragung 2013 oder früher
• Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, sowie alle Unterlagen, die zu ihrem Verständnis wichtig sind, aus dem Jahr 2013 oder früher
• Buchungsbelege (Rechnungen, Bescheide, Kontoauszüge, etc.) aus dem Jahr 2013 oder früher

Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist:

• Lohnkonten und Bescheinigungen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2017 oder früher
• Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Dokumente wie Auftragsbücher, abgelaufene Versicherungspolicen, etc. von 2017 und früher

Unternehmerinnen und Unternehmer müssen Lieferscheine nur bis zum Erhalt der Rechnung aufbewahren. Die Vernichtung von Unterlagen ist jedoch nicht erlaubt, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist. Gampert mahnt daher: „Vernichten Sie Unterlagen keinesfalls vorschnell, vor allem dann, wenn diese beispielsweise im Fall einer Betriebsprüfung noch nützlich sein könnten.“

Was ist mit digitalen Unterlagen?

Unternehmerinnen und Unternehmer müssen nicht nur Unterlagen in Papierform aufbewahren, sondern auch Daten, Datensätze oder elektronische Dokumente. Denn grundsätzlich gilt, dass alle Unterlagen im Format unverändert aufzubewahren sind. Christopher Gampert erklärt: „Der Gesetzgeber hat erkannt, dass die Digitalisierung auch im Bereich der Archivierung von Unterlagen eine Rolle spielt. Unter der Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Archivierung auf Bild- und Datenträgern dürfen die Papier-Originale vernichtet werden. Es ist jedoch wichtig zu gewährleisten, dass die Datenträger ausreichend gesichert sind und die Daten mit den Originaldokumenten übereinstimmen“.

Was soll sich ändern?

Der aktuelle Gesetzesentwurf zum Bürokratieabbau sieht auch Änderungen bei den Aufbewahrungsfristen vor. So soll die Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen, also beispielsweise Kontoauszüge, Rechnungen oder Kassenbelege, von zehn auf acht Jahre gekürzt werden. „Einige Verbände fordern eine weitergehende Absenkung auf fünf Jahre“, erklärt Steuerberater Gampert. „Noch ist das Gesetz nicht verabschiedet. Es lohnt sich also die aktuellen politischen Entwicklungen im Blick zu behalten.“

Tipp: Was sollten Unternehmer und Unternehmerinnen jetzt tun?

• Prüfen Sie, welche Unterlagen Sie jetzt entsorgen können
• Beachten Sie dabei die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen
• Behalten Sie die sich ändernde Gesetzeslage im Blick