Die unabhängigen Vermittler der Lebensversicherung von 1871 a. G. München (LV 1871) können ihren Kunden im Beratungsgespräch statt langer Antragsformulare nun optisch ansprechende Dokumente präsentieren, die keine überflüssigen Eingabefelder mehr enthalten. Auf Basis der Berechnungsvorgaben erkennt die Tarifsoftware automatisch alle erforderlichen Antragsbausteine und generiert daraus dynamisch ein PDF-Formular.
Realisiert wurde die Anwendung vom Münchner Dienstleister eggs unimedia. Der hat sich darauf spezialisiert, komplexe Geschäftsprozesse im Assekuranzbereich durch intelligente IT-Lösungen einfacher, effizienter und anschaulicher zu gestalten.
Die Lebensversicherung von 1871 a. G. München (LV 1871) versteht sich als Spezialist für innovative Berufsunfähigkeits-, Lebens- und Rentenversicherungen. Als Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit ist das Assekuranzunternehmen ausschließlich seinen Kunden verpflichtet, die von unabhängigen Versicherungsvermittlern beraten werden. „Unser Anliegen ist es, die Vermittler bei ihrer Arbeit optimal zu unterstützen und ihnen eine technologische Lösung an die Hand zu geben, mit deren Hilfe sie effizienter als bisher arbeiten können“, so Klaus Michl, Leiter Marketing/Unternehmenskommunikation bei der LV 1871. Die neue Anwendung sollte gleichzeitig durch die Verwendung des weit verbreiteten Adobe PDF-Formats ohne Probleme auch auf den sehr unterschiedlichen Hardwaresystemen der unabhängigen Vermittler und Strukturvertriebe eingesetzt werden können.
Um diese Anforderungen umzusetzen, entschied sich die LV 1871 für die Zusammenarbeit mit dem Münchner Dienstleister eggs unimedia. Als einer der führenden Adobe-Partner im deutschsprachigen Raum entwickelt das Unternehmen mit Hilfe der „Digital Enterprise Platform“ des amerikanischen Softwarehauses maßgeschneiderte Lösungen für das elektronische Dokumentenmanagement. Die intelligenten PDF-Formulare, die mit Backend-Systemen wie z.B. SAP verbunden werden können, verfügen dabei über eine eigene Logik. So lassen sich damit integrierte Plausibilitätskontrollen etwa beim Ausfüllen realisieren, aber auch Sicherheitsfeatures wie die digitale Signatur.
Die IT-Experten der LV 1871 entwickelten die Ergänzung der bestehenden Tarifsoftware als browsergestützte Anwendung auf Java-Basis. Aktuell ist für ihre Nutzung noch eine Internet-Verbindung notwendig. Zum Jahreswechsel ist aber auch eine Offline-Version geplant. Denn oft finden die Beratungsgespräche in den Räumlichkeiten der Kunden statt, wo teilweise eine Datenübertragung im Mobilfunknetz gar nicht oder nur sehr langsam funktioniert. Von WLAN oder Breitband-Internet ganz zu schweigen. Der Client funktioniert dabei wie ein kleiner Server, der auf dem Notebook des Beraters installiert ist. „Unsere Komponente erstellt aus den dort bereits gespeicherten Informationen und den direkt beim Kunden vor Ort erfassten Daten dynamisch die benötigten PDF-Dokumente“, erläutert Michael Deiß, Geschäftsführer von eggs unimedia in München.
Die Anforderungen der LV 1871 wurden mit der „PDF-Bibliothek für Tarifsoftware“ des Dienstleisters umgesetzt. Diese Lösung ermöglicht die Integration von interaktiven und dynamischen PDF-Formularen in eine bestehende Tarifsoftware. Dadurch lassen sich die interaktiven Funktionen in PDF-Dokumenten, die bisher nur von der Vollversion von Adobe Acrobat zur Verfügung gestellt wurden, auch innerhalb einer eigenen Anwendung nutzen. Etwa das intelligente Erfassen, Speichern und Senden von Daten. Der automatisch erzeugte dynamische PDF-Antrag lässt sich dabei direkt am Bildschirm bearbeiten. Durch die bessere und eindeutige Lesbarkeit der Eingaben kommt es zu deutlich weniger Erfassungsfehlern bei der Weiterbearbeitung der Versicherungsanträge.
Anstatt seitenlanger Antragsformulare werden dem Vermittler außerdem mit Hilfe der Außendienstlösung für sein Beratungsgespräch optisch ansprechende und interaktive PDF-Oberflächen zur Verfügung gestellt. Diese Formulare werden auf dem Client nahtlos integriert angezeigt. Der Datenaustausch zwischen der Tarifsoftware und dem PDF-Formular erfolgt im XML-Format und kann theoretisch in beide Richtungen stattfinden.
„Wir haben als Integrator mehrere Technologien zusammengefügt, um die Prozesse zu optimieren“, unterstreicht Michael Deiß. Dies sei quasi „out of the box“ möglich und beschleunige die Projektrealisierung enorm. Und auch auf der Anwenderseite bringe die Verwendung des weitverbreiteten Adobe Readers, mit dem nahezu jeder Computernutzer umgehen könne, erhebliche Vorteile. Er sei intuitiv zu bedienen und Schulungsaufwand für den Außendienst falle praktisch nicht an. „Unser Ziel war es, den Umgang mit unseren Dokumenten zu automatisieren und zu optimieren. Und das ist uns, so viel kann man nach den ersten Monaten schon sagen, jedenfalls gelungen“, bilanziert Klaus Michl.
Schon während des Beratungsgesprächs können – je nachdem welche Berechnungsvorgaben eingeben worden sind – die entsprechenden Formulare generiert werden, aus denen dann ein komplettes Portfolio erstellt wird. Es enthält den vollständigen Antrag, die Vertragsinformationen, die Allgemeinen Versicherungsbedingungen, den personalisierten Versorgungsvorschlag sowie alle anderen gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen. Die gesamte Mappe kann sofort ausgedruckt, dem Kunden auf einem USB-Stick digital ausgehändigt oder per E-Mail verschickt werden.
„Eine weitere Möglichkeit, die sich bei Bedarf technisch leicht umsetzen lässt, ist die digitale Unterzeichnung der Antragsformulare direkt beim Kunden im Beisein des Vertriebsmitarbeiters auf einem Signaturpad“, erklärt Michael Deiß. Dadurch werde ein komplett digitaler Workflow ohne Medienbruch realisiert. Alle direkt am Point-of-Sale erfassten Daten stehen im gesamten weiteren Prozess zur Verfügung und lassen sich beliebig verarbeiten. Im Gegensatz zu einem ausgefüllten Webformular, das sich nur schwer in einem ansehnlichen Format ausdrucken lässt, können die PDF-Dokumente optisch übersichtlich und ansprechend gelayoutet werden. Ihre integrierte Dynamik erlaubt es auch, die Gestaltung des Erscheinungsbildes der Schriftstücke – zum Beispiel bei einer wachsenden Tabellenzahl – flexibel anzupassen.
„Unsere Lösung ermöglicht eine Win-Win-Win-Situation für alle Beteiligten“, ist sich Michael Deiß sicher. Die Versicherung kann ihre Vermittler besser unterstützen, verringert Fehlerquellen und reduziert Nachbearbeitungszeiten. Für die Vermittler erleichtert sich die Arbeit und der Kundenservice wird weiter verbessert. „Auf Basis der Berechnungsvorgaben erkennt die Tarifsoftware nun die erforderlichen Antragsbausteine und setzt sie dynamisch zu einem PDF-Dokument zusammen“, nennt Klaus Michl einen wesentlichen Nutzen der Lösung.
Dadurch ergeben sich kürzere Antragsformulare, die sich exakt auf die jeweiligen Tarif- bzw. Produktauswahl beziehen. Überflüssige Eingabefelder erscheinen – im Unterschied zu früher – nicht mehr im Antragsformular. Dadurch werden mögliche Fehlerquellen bei der Eingabe eliminiert und es sind erheblich weniger Nachfragen bzw. Rückgaben der Vertragsunterlagen erforderlich. Dazu trägt auch bei, dass die Anträge nicht mehr handschriftlich ergänzt werden müssen. Das hat auch für die Kunden Vorteile: Das Antragsformular ist so wesentlich übersichtlicher.
„Solch eine Dokumentenmanagementlösung zur Ergänzung der Außendienst-Software ist für alle hochwertigen Angebote im Bereich Finanzdienstleistungen und Versicherungen von großem Nutzen“, sagt Deiß. Mit dem vorhandenen Know-how auf diesem Gebiet könne eggs unimedia relativ schnell eine passende Lösung zusammenstellen. Diese sei für alle Branchen geeignet, in denen ein Außendienstler beim Kunden im Beratungsgespräch zusätzliche Daten erfasst, aus denen am Ende ein unterschriftsreifer Vertrag entstehen soll.
Realisiert wurde die Anwendung vom Münchner Dienstleister eggs unimedia. Der hat sich darauf spezialisiert, komplexe Geschäftsprozesse im Assekuranzbereich durch intelligente IT-Lösungen einfacher, effizienter und anschaulicher zu gestalten.
Die Lebensversicherung von 1871 a. G. München (LV 1871) versteht sich als Spezialist für innovative Berufsunfähigkeits-, Lebens- und Rentenversicherungen. Als Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit ist das Assekuranzunternehmen ausschließlich seinen Kunden verpflichtet, die von unabhängigen Versicherungsvermittlern beraten werden. „Unser Anliegen ist es, die Vermittler bei ihrer Arbeit optimal zu unterstützen und ihnen eine technologische Lösung an die Hand zu geben, mit deren Hilfe sie effizienter als bisher arbeiten können“, so Klaus Michl, Leiter Marketing/Unternehmenskommunikation bei der LV 1871. Die neue Anwendung sollte gleichzeitig durch die Verwendung des weit verbreiteten Adobe PDF-Formats ohne Probleme auch auf den sehr unterschiedlichen Hardwaresystemen der unabhängigen Vermittler und Strukturvertriebe eingesetzt werden können.
Um diese Anforderungen umzusetzen, entschied sich die LV 1871 für die Zusammenarbeit mit dem Münchner Dienstleister eggs unimedia. Als einer der führenden Adobe-Partner im deutschsprachigen Raum entwickelt das Unternehmen mit Hilfe der „Digital Enterprise Platform“ des amerikanischen Softwarehauses maßgeschneiderte Lösungen für das elektronische Dokumentenmanagement. Die intelligenten PDF-Formulare, die mit Backend-Systemen wie z.B. SAP verbunden werden können, verfügen dabei über eine eigene Logik. So lassen sich damit integrierte Plausibilitätskontrollen etwa beim Ausfüllen realisieren, aber auch Sicherheitsfeatures wie die digitale Signatur.
Die IT-Experten der LV 1871 entwickelten die Ergänzung der bestehenden Tarifsoftware als browsergestützte Anwendung auf Java-Basis. Aktuell ist für ihre Nutzung noch eine Internet-Verbindung notwendig. Zum Jahreswechsel ist aber auch eine Offline-Version geplant. Denn oft finden die Beratungsgespräche in den Räumlichkeiten der Kunden statt, wo teilweise eine Datenübertragung im Mobilfunknetz gar nicht oder nur sehr langsam funktioniert. Von WLAN oder Breitband-Internet ganz zu schweigen. Der Client funktioniert dabei wie ein kleiner Server, der auf dem Notebook des Beraters installiert ist. „Unsere Komponente erstellt aus den dort bereits gespeicherten Informationen und den direkt beim Kunden vor Ort erfassten Daten dynamisch die benötigten PDF-Dokumente“, erläutert Michael Deiß, Geschäftsführer von eggs unimedia in München.
Die Anforderungen der LV 1871 wurden mit der „PDF-Bibliothek für Tarifsoftware“ des Dienstleisters umgesetzt. Diese Lösung ermöglicht die Integration von interaktiven und dynamischen PDF-Formularen in eine bestehende Tarifsoftware. Dadurch lassen sich die interaktiven Funktionen in PDF-Dokumenten, die bisher nur von der Vollversion von Adobe Acrobat zur Verfügung gestellt wurden, auch innerhalb einer eigenen Anwendung nutzen. Etwa das intelligente Erfassen, Speichern und Senden von Daten. Der automatisch erzeugte dynamische PDF-Antrag lässt sich dabei direkt am Bildschirm bearbeiten. Durch die bessere und eindeutige Lesbarkeit der Eingaben kommt es zu deutlich weniger Erfassungsfehlern bei der Weiterbearbeitung der Versicherungsanträge.
Anstatt seitenlanger Antragsformulare werden dem Vermittler außerdem mit Hilfe der Außendienstlösung für sein Beratungsgespräch optisch ansprechende und interaktive PDF-Oberflächen zur Verfügung gestellt. Diese Formulare werden auf dem Client nahtlos integriert angezeigt. Der Datenaustausch zwischen der Tarifsoftware und dem PDF-Formular erfolgt im XML-Format und kann theoretisch in beide Richtungen stattfinden.
„Wir haben als Integrator mehrere Technologien zusammengefügt, um die Prozesse zu optimieren“, unterstreicht Michael Deiß. Dies sei quasi „out of the box“ möglich und beschleunige die Projektrealisierung enorm. Und auch auf der Anwenderseite bringe die Verwendung des weitverbreiteten Adobe Readers, mit dem nahezu jeder Computernutzer umgehen könne, erhebliche Vorteile. Er sei intuitiv zu bedienen und Schulungsaufwand für den Außendienst falle praktisch nicht an. „Unser Ziel war es, den Umgang mit unseren Dokumenten zu automatisieren und zu optimieren. Und das ist uns, so viel kann man nach den ersten Monaten schon sagen, jedenfalls gelungen“, bilanziert Klaus Michl.
Schon während des Beratungsgesprächs können – je nachdem welche Berechnungsvorgaben eingeben worden sind – die entsprechenden Formulare generiert werden, aus denen dann ein komplettes Portfolio erstellt wird. Es enthält den vollständigen Antrag, die Vertragsinformationen, die Allgemeinen Versicherungsbedingungen, den personalisierten Versorgungsvorschlag sowie alle anderen gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen. Die gesamte Mappe kann sofort ausgedruckt, dem Kunden auf einem USB-Stick digital ausgehändigt oder per E-Mail verschickt werden.
„Eine weitere Möglichkeit, die sich bei Bedarf technisch leicht umsetzen lässt, ist die digitale Unterzeichnung der Antragsformulare direkt beim Kunden im Beisein des Vertriebsmitarbeiters auf einem Signaturpad“, erklärt Michael Deiß. Dadurch werde ein komplett digitaler Workflow ohne Medienbruch realisiert. Alle direkt am Point-of-Sale erfassten Daten stehen im gesamten weiteren Prozess zur Verfügung und lassen sich beliebig verarbeiten. Im Gegensatz zu einem ausgefüllten Webformular, das sich nur schwer in einem ansehnlichen Format ausdrucken lässt, können die PDF-Dokumente optisch übersichtlich und ansprechend gelayoutet werden. Ihre integrierte Dynamik erlaubt es auch, die Gestaltung des Erscheinungsbildes der Schriftstücke – zum Beispiel bei einer wachsenden Tabellenzahl – flexibel anzupassen.
„Unsere Lösung ermöglicht eine Win-Win-Win-Situation für alle Beteiligten“, ist sich Michael Deiß sicher. Die Versicherung kann ihre Vermittler besser unterstützen, verringert Fehlerquellen und reduziert Nachbearbeitungszeiten. Für die Vermittler erleichtert sich die Arbeit und der Kundenservice wird weiter verbessert. „Auf Basis der Berechnungsvorgaben erkennt die Tarifsoftware nun die erforderlichen Antragsbausteine und setzt sie dynamisch zu einem PDF-Dokument zusammen“, nennt Klaus Michl einen wesentlichen Nutzen der Lösung.
Dadurch ergeben sich kürzere Antragsformulare, die sich exakt auf die jeweiligen Tarif- bzw. Produktauswahl beziehen. Überflüssige Eingabefelder erscheinen – im Unterschied zu früher – nicht mehr im Antragsformular. Dadurch werden mögliche Fehlerquellen bei der Eingabe eliminiert und es sind erheblich weniger Nachfragen bzw. Rückgaben der Vertragsunterlagen erforderlich. Dazu trägt auch bei, dass die Anträge nicht mehr handschriftlich ergänzt werden müssen. Das hat auch für die Kunden Vorteile: Das Antragsformular ist so wesentlich übersichtlicher.
„Solch eine Dokumentenmanagementlösung zur Ergänzung der Außendienst-Software ist für alle hochwertigen Angebote im Bereich Finanzdienstleistungen und Versicherungen von großem Nutzen“, sagt Deiß. Mit dem vorhandenen Know-how auf diesem Gebiet könne eggs unimedia relativ schnell eine passende Lösung zusammenstellen. Diese sei für alle Branchen geeignet, in denen ein Außendienstler beim Kunden im Beratungsgespräch zusätzliche Daten erfasst, aus denen am Ende ein unterschriftsreifer Vertrag entstehen soll.
