„Information ist keine Mangelware. Wissen dafür um so mehr!“ Lothar Simon, Geschäftsführer der Erlanger eidon products & services GmbH, weiß, wovon er spricht: Als Spezialist für Künstliche Intelligenz beschäftigt er sich seit mehr als fünfzehn Jahren intensiv mit Fragen des Informations- und Wissensmanagements. Jahre, in denen aus einigen der Erfahrungen Überzeugungen geworden sind: Eine davon lautet: „Klassische Informationsmanagementsysteme, die auf zentrale Datenbanken setzen, werden der heute ständig zunehmenden Informationsflut und der Geschwindigkeit, mit der neue Informationen relevant werden, kaum gerecht. Diese Systeme sind Dinosaurier. Sie sind zu groß und zentralistisch. Ihre Pflege ist zu aufwändig und zeitintensiv, ihre Bedienung meist kompliziert. Damit stoßen diese Systeme auf Akzeptanzschwierigkeiten bei den Anwendern.“
Tipps zur Recherche von Überzeugungstätern
Mit dem Softwarepaket „altogather“ schlagen Lothar Simon und sein Team als Überzeugungstäter daher einen völlig anderen Kurs ein. Althergebrachte konservative Ansätze des Wissensmanagements stellen sie komplett vom Kopf auf die Füße – und lassen zusätzlich eine gehörige Brise Psychologie in ihr Modell mit einfließen. „Wenn die Firma wüsste, was sie alles weiß“ ... – dieses Mitarbeiter-Bonmot aus den Büros und Kantinen so vieler Großunternehmen bildete für Lothar Simon und sein Team bei der Entwicklung von „altogather“ den Ausgangspunkt. Sie wollten eine Lösung, mit der sich Wissen im Unternehmen organisch fortpflanzt. „Einen revolutionär neuen Ansatz, der einem Quantensprung im Wissensmanagement gleichkommt“, so Lothar Simon. Und: Wissen beginnt bei einer guten Recherche. Das Problem jedoch dabei: Mitarbeiter verfügen über unterschiedliche Fähigkeiten beim Recherchieren, so Lothar Simon. „Wir sind zu der festen Überzeugung gekommen: Es liegt am Suchenden und an seinen Strategien, die über das Ergebnis seiner Suche entscheiden. Jeden Mitarbeiter auf gut Glück googeln zu lassen, genügt nicht. Es gilt die Rechercheleistung des Mitarbeiters positiv zu beeinflussen. Wir machen das jetzt über unser Findewerkzeug. Damit stellen wir dem Mitarbeiter eine Umgebung zur Verfügung, mit der er bessere Rechercheergebnisse erzielt.“
Lothar Simon fährt in seinem Büro im IGZ Gründer- und Innovationszentrum Nürnberg-Fürth-Erlangen seinen PC hoch, startet „altogather“. Erste Überraschung: Für den Laien sieht vieles aus nach Google. Faktor Psychologie. „Die Software läuft im Browser, weil das die Erwartungshaltung der Anwender ist: Wenn ich etwas suche, mache ich das über den Browser. Sie sehen nur ein Suchfeld auf dem Eröffnungsschirm. Warum? Weil Suchmaschinen nur ein Suchfeld haben. Diese Welt ist dem Mitarbeiter vertraut.“ Was Google nicht hat: „altogather nimmt den Mitarbeiter an die Hand, schlägt ihm Recherchestrategien vor. Über den Support-Button bekommt er situationsbezogene Hilfen. Der Mitarbeiter kann die gefundenen Ergebnisse mit Bewertungen versehen, Notizen und Kommentare anfügen, er kann seine Suchen protokollieren. Er kann sogar ganze Interessensgebiete festlegen, die dann automatisch über eine Anzahl von Suchanfragen systematisch und flächendeckend durchsucht werden. Um künftig auf dem Laufenden zu bleiben, lassen sich Suchen auch in zeitlich regelmäßigem Turnus automatisiert erneut durchführen. Und der Mitarbeiter kann sogar die Veränderungen zwischen zwei Suchen vergleichen.“
Doppelarbeiten vermeiden über Wissenskreisläufe und Wissenskaskaden
Damit die Firma wissen kann, was sie weiß, kommt der Weitergabe von Wissen im Unternehmen die zentrale Rolle zu. altogather setzt hierbei auf den Ansatz eines kooperativen, recherchebasierten Wissensmanagements. Einfacher formuliert: Es gilt die Devise das Gebens und Nehmens. Der Mitarbeiter kann mit altogather in allen Phasen seines Recherchezyklus auf bereits erarbeitete Ergebnisse seiner Kollegen aufbauen und ihnen eigene Rechercheergebnisse bereitstellen. Insbesondere kann er seine gewonnenen Erkenntnisse zur Weiterverwendung freigeben und so zu einem integralen Bestandteil von Wissenskreisläufen und Wissenskaskaden im Unternehmen machen. „Das Wissen bleibt damit nicht in den Köpfen hängen, sondern wird explizit kommuniziert. Mit altogather entstehen gemeinsame, themenorientiert organisierte Wissenspools, aus denen die Mitarbeiter in ihrer Arbeit schöpfen“, so Lothar Simon. Auch hier kommt wieder die Psychologie mit zum Zuge: Die Verteilungsmechanismen für das gefundene Wissen, für Kommentare und Bewertungen erfolgen automatisiert im Hintergrund. Lothar Simon: „Die sonst üblichen Hürden zusätzlicher Aufwände gibt es damit nicht. Der technische Laie darf sich das wie bei den Musikaustauschbörsen im Internet vorstellen. Und so funktioniert es auch psychologisch: Der Mitarbeiter meldet sich an, weil er etwas will, weil er etwas sucht. Es entsteht ihm keine Arbeit dadurch, dass er sein eigenes Wissen den anderen zur Verfügung zu stellt. Ganz so wie bei den Tauschbörsen. Das Wissen liegt dezentral vor, braucht nirgends aktiv eingepflegt werden. Jeder hat Sicht auf seinen elektronisch verfügbaren Informationsraum.“
Unnötige Doppelarbeiten in der Recherche lassen sich mit altogather so wirksam vermeiden. Anwendungsfelder für den Einsatz von altogather in Unternehmen sieht man bei der eidon products & services u. a. im Bereich der Wettbewerbsbeobachtung, der internen Unternehmenskommunikation, im eLearning sowie im Marketing. Das Softwarepaket macht das Unternehmen im Wissensmanagement zu einer lernenden Organisation, in der von Mitarbeitern neu erworbenes Wissen unmittelbar und direkt auch den Kollegen zugänglich ist. Dies verspricht Zeitgewinn und Informationsvorsprung. Ein weiteres Einsatzfeld verortet man im Bereich Support und der Migrationsunterstützung. Lothar Simon: „Bei der Nutzung komplexer Systeme und gerade bei großflächigen Migrationen oder Neueinführungen werden besonders hohe Anforderungen an die Fähigkeiten der Mitarbeiter gestellt, neue Informationen aufzunehmen, diese zu organisieren und zu kommunizieren. altogather bietet hier die Möglichkeit, Hotline-Mitarbeiter und Support-Experten in einen sich selbst organisierenden Pool zusammenzufassen, in dem dann Problemstellungen und Lösungen eingebettet sind.“
Struktur und Architektur des Wissensmanagements
altogather ist in Java implementiert und damit auf beliebigen Plattformen lauffähig. Die themenorientierte Kooperation der Mitarbeiter erfolgt über einen so genannten Kooperationsserver, der den automatisierten Austausch von Anfragen, Recherchen sowie den Ergebnissen und Erkenntnissen vornimmt. Für den Aufbau informeller Wissensnetze, eidon products & services spricht in diesem Zusammenhang von Erkenntnisnetzwerken, nutzt man sich selbst organisierende Wiki-Technologie – vielen Internet-Nutzern aus dem Umgang mit Wikipedia vertraut. Den Schirm für die unternehmensweite Kommunikation liefert das webbasierte Community-Portal, das die übergreifenden und recherchebegleitenden Kommunikationsfunktionen zwischen den Mitarbeitern zur Verfügung stellt. Findewerkzeug des Mitarbeiters, Kooperationsserver inklusive Erkenntnisnetzwerk und Community-Portal werden jeweils getrennt lizenziert.
Tipps zur Recherche von Überzeugungstätern
Mit dem Softwarepaket „altogather“ schlagen Lothar Simon und sein Team als Überzeugungstäter daher einen völlig anderen Kurs ein. Althergebrachte konservative Ansätze des Wissensmanagements stellen sie komplett vom Kopf auf die Füße – und lassen zusätzlich eine gehörige Brise Psychologie in ihr Modell mit einfließen. „Wenn die Firma wüsste, was sie alles weiß“ ... – dieses Mitarbeiter-Bonmot aus den Büros und Kantinen so vieler Großunternehmen bildete für Lothar Simon und sein Team bei der Entwicklung von „altogather“ den Ausgangspunkt. Sie wollten eine Lösung, mit der sich Wissen im Unternehmen organisch fortpflanzt. „Einen revolutionär neuen Ansatz, der einem Quantensprung im Wissensmanagement gleichkommt“, so Lothar Simon. Und: Wissen beginnt bei einer guten Recherche. Das Problem jedoch dabei: Mitarbeiter verfügen über unterschiedliche Fähigkeiten beim Recherchieren, so Lothar Simon. „Wir sind zu der festen Überzeugung gekommen: Es liegt am Suchenden und an seinen Strategien, die über das Ergebnis seiner Suche entscheiden. Jeden Mitarbeiter auf gut Glück googeln zu lassen, genügt nicht. Es gilt die Rechercheleistung des Mitarbeiters positiv zu beeinflussen. Wir machen das jetzt über unser Findewerkzeug. Damit stellen wir dem Mitarbeiter eine Umgebung zur Verfügung, mit der er bessere Rechercheergebnisse erzielt.“
Lothar Simon fährt in seinem Büro im IGZ Gründer- und Innovationszentrum Nürnberg-Fürth-Erlangen seinen PC hoch, startet „altogather“. Erste Überraschung: Für den Laien sieht vieles aus nach Google. Faktor Psychologie. „Die Software läuft im Browser, weil das die Erwartungshaltung der Anwender ist: Wenn ich etwas suche, mache ich das über den Browser. Sie sehen nur ein Suchfeld auf dem Eröffnungsschirm. Warum? Weil Suchmaschinen nur ein Suchfeld haben. Diese Welt ist dem Mitarbeiter vertraut.“ Was Google nicht hat: „altogather nimmt den Mitarbeiter an die Hand, schlägt ihm Recherchestrategien vor. Über den Support-Button bekommt er situationsbezogene Hilfen. Der Mitarbeiter kann die gefundenen Ergebnisse mit Bewertungen versehen, Notizen und Kommentare anfügen, er kann seine Suchen protokollieren. Er kann sogar ganze Interessensgebiete festlegen, die dann automatisch über eine Anzahl von Suchanfragen systematisch und flächendeckend durchsucht werden. Um künftig auf dem Laufenden zu bleiben, lassen sich Suchen auch in zeitlich regelmäßigem Turnus automatisiert erneut durchführen. Und der Mitarbeiter kann sogar die Veränderungen zwischen zwei Suchen vergleichen.“
Doppelarbeiten vermeiden über Wissenskreisläufe und Wissenskaskaden
Damit die Firma wissen kann, was sie weiß, kommt der Weitergabe von Wissen im Unternehmen die zentrale Rolle zu. altogather setzt hierbei auf den Ansatz eines kooperativen, recherchebasierten Wissensmanagements. Einfacher formuliert: Es gilt die Devise das Gebens und Nehmens. Der Mitarbeiter kann mit altogather in allen Phasen seines Recherchezyklus auf bereits erarbeitete Ergebnisse seiner Kollegen aufbauen und ihnen eigene Rechercheergebnisse bereitstellen. Insbesondere kann er seine gewonnenen Erkenntnisse zur Weiterverwendung freigeben und so zu einem integralen Bestandteil von Wissenskreisläufen und Wissenskaskaden im Unternehmen machen. „Das Wissen bleibt damit nicht in den Köpfen hängen, sondern wird explizit kommuniziert. Mit altogather entstehen gemeinsame, themenorientiert organisierte Wissenspools, aus denen die Mitarbeiter in ihrer Arbeit schöpfen“, so Lothar Simon. Auch hier kommt wieder die Psychologie mit zum Zuge: Die Verteilungsmechanismen für das gefundene Wissen, für Kommentare und Bewertungen erfolgen automatisiert im Hintergrund. Lothar Simon: „Die sonst üblichen Hürden zusätzlicher Aufwände gibt es damit nicht. Der technische Laie darf sich das wie bei den Musikaustauschbörsen im Internet vorstellen. Und so funktioniert es auch psychologisch: Der Mitarbeiter meldet sich an, weil er etwas will, weil er etwas sucht. Es entsteht ihm keine Arbeit dadurch, dass er sein eigenes Wissen den anderen zur Verfügung zu stellt. Ganz so wie bei den Tauschbörsen. Das Wissen liegt dezentral vor, braucht nirgends aktiv eingepflegt werden. Jeder hat Sicht auf seinen elektronisch verfügbaren Informationsraum.“
Unnötige Doppelarbeiten in der Recherche lassen sich mit altogather so wirksam vermeiden. Anwendungsfelder für den Einsatz von altogather in Unternehmen sieht man bei der eidon products & services u. a. im Bereich der Wettbewerbsbeobachtung, der internen Unternehmenskommunikation, im eLearning sowie im Marketing. Das Softwarepaket macht das Unternehmen im Wissensmanagement zu einer lernenden Organisation, in der von Mitarbeitern neu erworbenes Wissen unmittelbar und direkt auch den Kollegen zugänglich ist. Dies verspricht Zeitgewinn und Informationsvorsprung. Ein weiteres Einsatzfeld verortet man im Bereich Support und der Migrationsunterstützung. Lothar Simon: „Bei der Nutzung komplexer Systeme und gerade bei großflächigen Migrationen oder Neueinführungen werden besonders hohe Anforderungen an die Fähigkeiten der Mitarbeiter gestellt, neue Informationen aufzunehmen, diese zu organisieren und zu kommunizieren. altogather bietet hier die Möglichkeit, Hotline-Mitarbeiter und Support-Experten in einen sich selbst organisierenden Pool zusammenzufassen, in dem dann Problemstellungen und Lösungen eingebettet sind.“
Struktur und Architektur des Wissensmanagements
altogather ist in Java implementiert und damit auf beliebigen Plattformen lauffähig. Die themenorientierte Kooperation der Mitarbeiter erfolgt über einen so genannten Kooperationsserver, der den automatisierten Austausch von Anfragen, Recherchen sowie den Ergebnissen und Erkenntnissen vornimmt. Für den Aufbau informeller Wissensnetze, eidon products & services spricht in diesem Zusammenhang von Erkenntnisnetzwerken, nutzt man sich selbst organisierende Wiki-Technologie – vielen Internet-Nutzern aus dem Umgang mit Wikipedia vertraut. Den Schirm für die unternehmensweite Kommunikation liefert das webbasierte Community-Portal, das die übergreifenden und recherchebegleitenden Kommunikationsfunktionen zwischen den Mitarbeitern zur Verfügung stellt. Findewerkzeug des Mitarbeiters, Kooperationsserver inklusive Erkenntnisnetzwerk und Community-Portal werden jeweils getrennt lizenziert.
