'ELO Business Solutions' mit erweitertem Funktionsumfang

ELO Digital Office zeigt auf der IT & Business seine
‚ELO Business Solutions’. Sie umfassen das Besucher-, Rechnungs- und Vertragsmanagement sowie die digitale Aktenverwaltung in Behörden und stellen standardisierte Vorgehensweisen als Best-Practice-Ansätze bereit. Somit sind die Geschäftslösungen schnell implementiert und für den Anwender nutzbar. Optimiert hat diese der Hersteller von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM) nun in den Bereichen Auswertung, Controlling sowie Collaboration. Ergänzt wurden darüber hinaus Möglichkeiten rund um den Employee Self Service.

Allen ‚ELO Business Solutions‘ gemein ist ein Cockpit für das Controlling und die Erstellung verschiedener Auswertungen. Die Lösung für Vertragsmanagement unterstützt beispielsweise den Anwender darin, den Überblick über alle laufenden Verträge inklusive der Konditionen zu bewahren und Zahlungs- bzw. Kündigungsfristen einzuhalten. Außerdem werden anhand einer Zeitleistendarstellung die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Verträgen deutlich. Zu nennen wäre hier ein mit einem befristeten Arbeitsvertrag verknüpfter Kfz-Leasingvertrag, der rechtzeitig gekündigt werden muss.

Des Weiteren stehen z.B. bei der Vertragserstellung kollaborative Funktionen zur Verfügung. So ermöglicht der Dokumenten-Feed der Komponente ‚ELO Collaboration’ den content- und dokumentenbezogenen Austausch und erleichtert die Zusammenarbeit im Team. Daneben zeigt er auch die Änderungshistorie eines Dokuments sowie die damit verbundenen Prozesse an. Zusätzlich können die Anwender nun auch Infos abonnieren. Relevant ist dies beispielsweise bei Vertragsänderungen oder -ergänzungen.

Die Geschäftslösungen wurden auch auf den Employee Self Service zugeschnitten. Denn oftmals benötigen Mitarbeiter nur einen Teil der abbildbaren Prozesse und nicht den gesamten Funktionsumfang. Daher lassen sich nun einzelne Genehmigungsprozesse wie Urlaubsanträge in einer Kachel abbilden. Diese kann in das Intranet oder ähnliche Portale integriert und so den Mitarbeitern einfach zugänglich gemacht werden. „Mit den neuen Integrationsmöglichkeiten bringen wir einzelne ELO-Funktionen direkt in Microsoft SharePoint oder ein beliebiges Intranet-Portal. Mitarbeiter können so mit einem Klick Urlaub beantragen, Reisekosten einreichen oder Besucher voranmelden“, berichtet Nils Mosbach, Leiter der Abteilung Business Solutions.

Überblick über die weiteren ELO Geschäftslösungen:

• ELO Business Solution Invoice: Eingangsrechnungen werden unter Berücksichtigung verschiedener Formate und Standards wie ZUGFeRD voll­ständig und durchgängig verarbeitet – und die Daten abschließend automatisch in alle gängigen ERP-Systeme übernommen. Mit dem Rechnungs­eingangs-Cockpit überwachen Anwender alle eingehenden Rechnun­gen. Verschiedene Auswertungssichten und Reporting-
  Funk­tionen sorgen für Transparenz und ein effizientes Rechnungs­management – inklusive der Einhaltung von Skontofristen und Fälligkeiten. Individuelle Freigabemodalitäten lassen sich ebenfalls berücksichtigen. Alle Prozessschritte werden lückenlos protokolliert und dokumentiert.
   
• ELO Business Solution Visitor: Sie ermöglicht es, den gesamten Besuchsprozess – von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Verabschiedung – vollständig digital zu begleiten und zu überwachen. Die Daten der Besucher lassen sich inklusive der Fotos schnell erfassen, Besucher­ausweise einfach erstellen. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wie viele und welche Besucher sich auf dem Firmengelände befinden, und im Notfall richtig reagieren. Auch die Begrüßung auf einem Willkom­mensbildschirm ist möglich. Sicherheitsunterweisungen sowie Verschwiegenheitsvereinbarungen können die Gäste bequem digital unterzeichnen. Des Weiteren gewährleistet die Lösung eine sichere Archivierung inklusive eines rechtebasierten Zugriffs auf die Daten.
   
• ELO Business Solution Public Sector: Den Kern der Lösung stellt die elektronische Schriftgutverwaltung mithilfe digitaler Akten dar. Daneben bilden die elektronische Vorgangsbearbeitung sowie kollaborative Zusammenarbeit besondere Schwerpunkte. So unterstützen beispielsweise konfigurierbare Vorlagen zur Vorgangssteuerung und ein Dokumenten-Feed den Anwender dabei, die Aufgaben komfortabel zu erledigen und alle Vorgänge übersichtlich im Blick zu behalten. Ausgefeilte Berechtigungskonzepte sorgen für den Schutz sensibler Daten. Auch eine revisionssichere Langzeitarchivierung ist sichergestellt. Somit erfüllt die Lösung die speziellen Anforderungen von Behörden.

Die ‚ELO Business Solutions’ können auch über mobile Endgeräte genutzt werden und lassen sich mit verschiedenen Drittsystemen wie Software für Enterprise-Resource-Planning (ERP) verknüpfen.