Fachprozesse werden von einer elektronischen Akte weitaus besser unterstützt als von einem herkömmlichen Dokumenten-Management-System (DMS): Die ENTITEC AG, Hamburg, positioniert daher ihre Lösung für die elektronische Aktenführung als nächste Entwicklungsstufe. Während ein DMS die Verwaltung von Dokumenten und die Abwicklung von Standard-Workflow-Prozessen ermöglicht, kann der Anwender bei einer Aktenstruktur einen spezifischen Vorgang im Kontext der gesamten Akte betrachten. Dies erleichtert die Übersicht, spart sehr viel Zeit und führt in der Folge zu einem besseren Arbeitsergebnis.
In der folgenden Auflistung wird deutlich, in welchen Fällen die elektronische Akte Mehrwerte für Unternehmen und Organisationen bietet:
Vorgänge im übergeordneten Kontext: Aufgrund fachlicher Anforderungen benötigen viele Anwender nicht nur die Sicht auf einen einzelnen Vorgang, sondern auch die Einordnung des Falls in einen übergeordneten Kontext. Eine elektronische Akte stellt allgemeine Fachdaten zu einem Aktenzeichen übersichtlich dar und zeigt auch Teilakten an.
Beleg- und aktenbezogene Bearbeitung: Aus einer elektronischen Akte kann sofort ein belegbezogener Fachprozess gestartet oder auch ein aktenbezogener Vorgang initiiert werden. Aufgaben oder Termine zur Akte werden übersichtlich angezeigt.
Aktenstruktur: Einen Überblick über die jeweilige Akte verschafft ein integrierter Aktendeckel, der allgemeine Fachdaten des Aktenzeichens anzeigt. Darüber hinaus ist eine Akte in Teilakten unterteilbar. Je Teilakte werden zusätzlich auch alle themenbezogenen Fachdaten zusammengefasst.
Integration von Dokumentenquellen: Die elektronische Akte integriert jegliche Dokumentenquellen und ermöglicht zusätzlich eine Vorverarbeitung von gescannten Posteingängen. Weiterhin werden Postausgänge sowie importierte Dateien und E-Mails in die Akte eingebunden.
Hinzufügen von Dokumenten: Anwender können eine elektronische Akte jederzeit eigenständig durch relevante Dokumente ergänzen. Beispielsweise lassen sich mit Aktenvermerken, Telefonnotizen sowie auch Dokumentenübersichten, wie beispielsweise fortgeschriebene Dokumente zur Verwaltung externer Fundstellen, elementare Informationen zu einer Akte hinzufügen.
Einheitliche Struktur: Durch vorgegebene Strukturen können mehrere Mitarbeiter mit einer Akte arbeiten, wobei jederzeit die Übersichtlichkeit gewahrt bleibt. Sollten strukturelle Ergänzungen in der Akte aufgrund gesetzlicher oder organisatorischer Anforderungen notwendig werden, ist dies ohne weiteres möglich.
Aktenfunktionalität: Jedes Dokument kann bei Bedarf auch mehreren Akten zugeordnet werden. Darüber hinaus lassen sich Dokumente miteinander in Beziehung setzen, sodass Abhängigkeiten sofort sichtbar sind. Eine funktionale Suche unterstützt sowohl die Recherche nach Einzelbelegen als auch nach der kompletten Akte. Zusätzlich kann der Anwender eine komplette Akte mit allen zugehörigen Dokumenten flexibel in einem komfortablen Viewer sichten und bekommt beim Blättern die dokumentenrelevanten Fachdaten angezeigt.
"Für komplexe fachliche Aufgaben bietet eine elektronische Akte die optimale Übersicht über die Gesamtsituation. Wir sehen hier deutliche Mehrwerte unter anderem für Versicherungen, Behörden sowie gewerbliche Berufsgenossenschaften und Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand. Eine elektronische Akte enthält jedoch nicht nur Informationen, sondern ist auch der Startpunkt, um die Fachprozesse oder beleghafte Vorgänge strukturiert zu bearbeiten", sagt Michael Moldrickx, Bereichsleiter DMS und Servicekomponenten bei der ENTITEC AG.
In der folgenden Auflistung wird deutlich, in welchen Fällen die elektronische Akte Mehrwerte für Unternehmen und Organisationen bietet:
Vorgänge im übergeordneten Kontext: Aufgrund fachlicher Anforderungen benötigen viele Anwender nicht nur die Sicht auf einen einzelnen Vorgang, sondern auch die Einordnung des Falls in einen übergeordneten Kontext. Eine elektronische Akte stellt allgemeine Fachdaten zu einem Aktenzeichen übersichtlich dar und zeigt auch Teilakten an.
Beleg- und aktenbezogene Bearbeitung: Aus einer elektronischen Akte kann sofort ein belegbezogener Fachprozess gestartet oder auch ein aktenbezogener Vorgang initiiert werden. Aufgaben oder Termine zur Akte werden übersichtlich angezeigt.
Aktenstruktur: Einen Überblick über die jeweilige Akte verschafft ein integrierter Aktendeckel, der allgemeine Fachdaten des Aktenzeichens anzeigt. Darüber hinaus ist eine Akte in Teilakten unterteilbar. Je Teilakte werden zusätzlich auch alle themenbezogenen Fachdaten zusammengefasst.
Integration von Dokumentenquellen: Die elektronische Akte integriert jegliche Dokumentenquellen und ermöglicht zusätzlich eine Vorverarbeitung von gescannten Posteingängen. Weiterhin werden Postausgänge sowie importierte Dateien und E-Mails in die Akte eingebunden.
Hinzufügen von Dokumenten: Anwender können eine elektronische Akte jederzeit eigenständig durch relevante Dokumente ergänzen. Beispielsweise lassen sich mit Aktenvermerken, Telefonnotizen sowie auch Dokumentenübersichten, wie beispielsweise fortgeschriebene Dokumente zur Verwaltung externer Fundstellen, elementare Informationen zu einer Akte hinzufügen.
Einheitliche Struktur: Durch vorgegebene Strukturen können mehrere Mitarbeiter mit einer Akte arbeiten, wobei jederzeit die Übersichtlichkeit gewahrt bleibt. Sollten strukturelle Ergänzungen in der Akte aufgrund gesetzlicher oder organisatorischer Anforderungen notwendig werden, ist dies ohne weiteres möglich.
Aktenfunktionalität: Jedes Dokument kann bei Bedarf auch mehreren Akten zugeordnet werden. Darüber hinaus lassen sich Dokumente miteinander in Beziehung setzen, sodass Abhängigkeiten sofort sichtbar sind. Eine funktionale Suche unterstützt sowohl die Recherche nach Einzelbelegen als auch nach der kompletten Akte. Zusätzlich kann der Anwender eine komplette Akte mit allen zugehörigen Dokumenten flexibel in einem komfortablen Viewer sichten und bekommt beim Blättern die dokumentenrelevanten Fachdaten angezeigt.
"Für komplexe fachliche Aufgaben bietet eine elektronische Akte die optimale Übersicht über die Gesamtsituation. Wir sehen hier deutliche Mehrwerte unter anderem für Versicherungen, Behörden sowie gewerbliche Berufsgenossenschaften und Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand. Eine elektronische Akte enthält jedoch nicht nur Informationen, sondern ist auch der Startpunkt, um die Fachprozesse oder beleghafte Vorgänge strukturiert zu bearbeiten", sagt Michael Moldrickx, Bereichsleiter DMS und Servicekomponenten bei der ENTITEC AG.
