Es ist eine Erfahrung, die Unternehmen immer häufiger machen: Forderungsausfälle führen schnell zu finanziellen Engpässen. Melanie Ballweg, Bereichsleiterin Mittelstand der EOS KSI Inkasso Deutschland GmbH, kann das nur Bestätigen. „Mittelständische Unternehmen müssen jährlich ein bis drei Prozent ihrer Forderungen ausbuchen“. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bedeutet dies einen großen Verlust, der sie oft selbst in ihrer Existenz gefährdet. Doch Außenstände müssen nicht sein! Viele Forderungsausfälle können im Vorfeld vermieden werden. Ein effektives Debitorenmanagement kann hier Abhilfe schaffen, Ausfallrisiken und Kosten für die Debitorenfinanzierung mindern. „Das steigert Liquidität und Rentabilität“, so Ballweg.
Effizient schon vor Rechnungsstellung
Ein effektives Debitorenmanagement beginnt im ersten Schritt schon vor dem Fakturierungsprozess.Rechnungen erreichen ihren Empfänger nicht, wenn die Stammdaten ungenügend gepflegt sind. Eine tagesgenaue Anlage der Kundenstammdaten sowie deren regelmäßige Aktualisierung helfen diese Fehlerquelle zu vermeiden. Dazu gehören korrekte Firmierung und richtiger Ansprechpartner, die Klärung von Liefer- und Rechnungsadresse und Kontaktdaten, wie Telefon, Fax, E-Mail. Ebenso sollten die Kundenstammdaten Informationen zu Zahlungsziel und Zahlungsmodalitäten enthalten. Eine weitere Grundlage des effektiven Debitorenmanagements ist die umfassende Bearbeitung aller Konten. Sie bildet den gesamten Zahlungsverkehr mit allen Buchungen ab. Die exakte Zuordnung von Zahlungen, eine tagesaktuelle Auszifferung Offener Posten und die saubere Führung des Kontokorrent helfen den Überblick zu behalten und geben Aufschluss über die tatsächlich in Anspruch genommenen Zahlungsziele der einzelnen Debitoren. Das hilft dabei, Eskalationsstufen für ein kommendes Mahnverfahren aufzustellen.
Ebenfalls ein wichtiger Beitrag zum Debitorenmanagement ist die systematische Abwicklung von Reklamationen. Expertin Ballweg weiß: „Viele Kunden zahlen den Gesamtbetrag einer Warenlieferung nicht, selbst wenn sie nur einen Teil der Lieferung zu beanstanden haben.“ Ein
strukturiertes Beschwerdemanagement trägt dazu bei, Teilzahlungen zu realisieren und Probleme schnell zu beheben.
Individualisiertes Outsourcing
Ein effektives Debitorenmanagement inhouse zu realisieren, ist für KMUs oft aus personellen Kapazitäten schwer machbar. Passende Services bieten in diesem Fall spezialisierte Dienstleister wie beispielsweise Inkassounternehmen. Sie konzentrieren sich nicht mehr nur auf das Beitreiben offener Forderungen. Vielmehr helfen sie im Vorfeld offene Forderungen zu vermeiden. Ganzheitlichkeit ist hier das Stichwort. So bieten Inkassounternehmen oft an, den gesamten Fakturierungsprozess zu übernehmen sowie das kaufmännische Mahnverfahren. Im Vordergrund steht dabei der Kunde. Denn nur mit einer unternehmensspezifischen Ausrichtung des Debitorenmanagements können Außenstände nachhaltig verringert werden.
Einen zusätzlichen Vorteil bringt das Outsourcing an Profis mit sich: Die Finanzdienstleister arbeiten mit Systemen, die Rechnungsstellung und Mahnläufe automatisch anstoßen. So verstreichen keine Fristen, das Unternehmen gewinnt Zeit, Rechnungen werden schneller bezahlt. Und die Mitarbeiter können sich auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren.
Effizient schon vor Rechnungsstellung
Ein effektives Debitorenmanagement beginnt im ersten Schritt schon vor dem Fakturierungsprozess.Rechnungen erreichen ihren Empfänger nicht, wenn die Stammdaten ungenügend gepflegt sind. Eine tagesgenaue Anlage der Kundenstammdaten sowie deren regelmäßige Aktualisierung helfen diese Fehlerquelle zu vermeiden. Dazu gehören korrekte Firmierung und richtiger Ansprechpartner, die Klärung von Liefer- und Rechnungsadresse und Kontaktdaten, wie Telefon, Fax, E-Mail. Ebenso sollten die Kundenstammdaten Informationen zu Zahlungsziel und Zahlungsmodalitäten enthalten. Eine weitere Grundlage des effektiven Debitorenmanagements ist die umfassende Bearbeitung aller Konten. Sie bildet den gesamten Zahlungsverkehr mit allen Buchungen ab. Die exakte Zuordnung von Zahlungen, eine tagesaktuelle Auszifferung Offener Posten und die saubere Führung des Kontokorrent helfen den Überblick zu behalten und geben Aufschluss über die tatsächlich in Anspruch genommenen Zahlungsziele der einzelnen Debitoren. Das hilft dabei, Eskalationsstufen für ein kommendes Mahnverfahren aufzustellen.
Ebenfalls ein wichtiger Beitrag zum Debitorenmanagement ist die systematische Abwicklung von Reklamationen. Expertin Ballweg weiß: „Viele Kunden zahlen den Gesamtbetrag einer Warenlieferung nicht, selbst wenn sie nur einen Teil der Lieferung zu beanstanden haben.“ Ein
strukturiertes Beschwerdemanagement trägt dazu bei, Teilzahlungen zu realisieren und Probleme schnell zu beheben.
Individualisiertes Outsourcing
Ein effektives Debitorenmanagement inhouse zu realisieren, ist für KMUs oft aus personellen Kapazitäten schwer machbar. Passende Services bieten in diesem Fall spezialisierte Dienstleister wie beispielsweise Inkassounternehmen. Sie konzentrieren sich nicht mehr nur auf das Beitreiben offener Forderungen. Vielmehr helfen sie im Vorfeld offene Forderungen zu vermeiden. Ganzheitlichkeit ist hier das Stichwort. So bieten Inkassounternehmen oft an, den gesamten Fakturierungsprozess zu übernehmen sowie das kaufmännische Mahnverfahren. Im Vordergrund steht dabei der Kunde. Denn nur mit einer unternehmensspezifischen Ausrichtung des Debitorenmanagements können Außenstände nachhaltig verringert werden.
Einen zusätzlichen Vorteil bringt das Outsourcing an Profis mit sich: Die Finanzdienstleister arbeiten mit Systemen, die Rechnungsstellung und Mahnläufe automatisch anstoßen. So verstreichen keine Fristen, das Unternehmen gewinnt Zeit, Rechnungen werden schneller bezahlt. Und die Mitarbeiter können sich auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren.
