Esker, ein führender Anbieter von Lösungen für automatisierte Dokumentenprozesse, hat einen weiteren Kunden für seine Accounts Receivable-Lösung gewonnen: Almet Italia, einer der führenden Lieferanten von Komponenten aus Aluminium und Edelstahl sowie Halbfertigprodukten in Italien, setzt bei der automatisierten Verwaltung der Debitorenbuchhaltung ab sofort auf Esker. Die Esker Accounts Receivable-Lösung ist in das ERP-System von Almet Italia integriert. Mit der Lösung konnte das Unternehmen nicht nur deutliche Einsparungen bei der Bearbeitung von Kundenrechnungen erzielen, sondern auch den Rechnungsversand und den Mahnprozess enorm beschleunigen.
"Almet Italia stellt jährlich um die 20.000 Rechnungen an über 3.000 Kunden aus. Vor der Automatisierung wurden alle Rechnungen auf herkömmliche Art und Weise verarbeitet, also per Post oder auf Anfrage als elektronische Kopie versendet", berichtet Cristiano Dondi, IS Manager von Almet Italia. "Die Rechnungen wurden intern ausgedruckt und dann an den Postdienst übergeben, wo sie gefalzt und versendet wurden. Diese Methode war recht kostspielig, wenn man bedenkt, dass ein Mitarbeiter mehrere Stunden pro Monat allein für die Rechnungsbearbeitung verantwortlich war. Außerdem haben sich Kunden oft beschwert, dass Rechnungen zu spät, sprich bis zu zwei Wochen nach der Ausstellung durch unsere Buchhaltungsabteilung, zugestellt wurden. Es war also an der Zeit, nach einer Lösung für die Debitorenbuchhaltung zu suchen, mit der sich der Postversand von Papierrechnungen und das Versenden elektronischer Rechnungen auslagern ließ. Unser Ziel war natürlich die Einsparung von Zeit, Ressourcen und Kosten."
Der Vorteil von Software as a Service
Almet Italia verfügte bereits über ein Verarbeitungssystem, das Buchhaltungsdokumente im PDF-Format erstellen konnte. Daher sollte die neue Lösung das Versenden von Kundenrechnungen automatisieren, ohne bestehende Verarbeitungs- und IT-Systeme zu beeinträchtigen. Die Wahl fiel schließlich auf die Software as a Service-Lösung (SaaS) von Esker mit einem Automatisierungsgrad von 100 Prozent.
"SaaS schien uns von Beginn an interessant, da wir mit dieser Lösung keine zusätzliche Software benötigten - besonders Software, die mit unserem Kerngeschäft nichts zu tun hat", erklärt Dondi. "Die Lösung von Esker war die bei Weitem umfangreichste. Ich persönlich schätze es sehr, dass wir unseren Kunden jetzt ein individuelles Webportal anbieten können, in dem sie jederzeit selbstständig Rechnungen einsehen, nachverfolgen und herunterladen und die bevorzugten Versandwege ändern können."
Nahtlose Integration
Die Esker-Lösung wurde schnell und einfach in das bestehende ERP-System von Almet Italia integriert, ohne den täglichen administrativen Ablauf zu stören. Rechnungen werden wie bisher auch im PDF-Format erstellt. Mithilfe einer einfachen Schnittstelle werden die wesentlichen Daten wie Anschriften, Faxnummern und E-Mail-Adressen an Esker übertragen, um den korrekten Rechnungsversand an Kunden zu gewährleisten. Die Esker-Lösung automatisiert den Versand von Papier- und elektronischen Rechnungen auf Basis der Benutzereinstellungen. Es zeigte sich schon anfangs, dass der Großteil der Kunden von Almet Italia elektronische Rechnungen bevorzugte.
Hohe Akzeptanz elektronischer Rechnungen
"Wir hatten zunächst mit einer gewissen Skepsis gegenüber elektronischen Rechnungen gerechnet, wurden jedoch eines Besseren belehrt. Die große Akzeptanz ist für uns mehr als vorteilhaft, da wir so deutliche Kosteneinsparungen erzielen können. Kunden schätzen besonders den schnellen E-Mail-Versand und das persönliche Webportal mit den Optionen für die Sendungsverfolgung für Rechnungen. Uns wurde sogar ein Lob ausgesprochen. Das ist meiner Erfahrung nach in der Rechnungsabwicklung mehr als selten", so Dondi weiter.
Mit Esker Accounts Receivable erzielte Almet Italia folgende Vorteile:
- Automatisierter Rechnungsversand: Es ist kein Mitarbeiter für die Verwaltung dieses Prozesses erforderlich.
- Rechnungsversand größtenteils in elektronischem Format: Es sind weniger Papierdokumente zu verarbeiten, und die Versandkosten sinken.
- Effizienter und schneller Service für Kunden: 75 Prozent der Kunden haben sich bereits für elektronische Rechnungen entschieden. Rechnungen in Papierform werden schneller als bisher zugestellt.
Die Integration von Esker Accounts Receivable ist der erste Schritt einer Strategie zur Automatisierung von Dokumentenprozessen, die Almet Italia mit Esker weiterhin verfolgen möchte. "Wir erwägen derzeit, die Auftragsbestätigungen ebenfalls zu automatisieren. Bis es aber soweit ist, sind wir mit den bisher erzielten Ergebnissen mehr als zufrieden", so Dondi.
"Almet Italia stellt jährlich um die 20.000 Rechnungen an über 3.000 Kunden aus. Vor der Automatisierung wurden alle Rechnungen auf herkömmliche Art und Weise verarbeitet, also per Post oder auf Anfrage als elektronische Kopie versendet", berichtet Cristiano Dondi, IS Manager von Almet Italia. "Die Rechnungen wurden intern ausgedruckt und dann an den Postdienst übergeben, wo sie gefalzt und versendet wurden. Diese Methode war recht kostspielig, wenn man bedenkt, dass ein Mitarbeiter mehrere Stunden pro Monat allein für die Rechnungsbearbeitung verantwortlich war. Außerdem haben sich Kunden oft beschwert, dass Rechnungen zu spät, sprich bis zu zwei Wochen nach der Ausstellung durch unsere Buchhaltungsabteilung, zugestellt wurden. Es war also an der Zeit, nach einer Lösung für die Debitorenbuchhaltung zu suchen, mit der sich der Postversand von Papierrechnungen und das Versenden elektronischer Rechnungen auslagern ließ. Unser Ziel war natürlich die Einsparung von Zeit, Ressourcen und Kosten."
Der Vorteil von Software as a Service
Almet Italia verfügte bereits über ein Verarbeitungssystem, das Buchhaltungsdokumente im PDF-Format erstellen konnte. Daher sollte die neue Lösung das Versenden von Kundenrechnungen automatisieren, ohne bestehende Verarbeitungs- und IT-Systeme zu beeinträchtigen. Die Wahl fiel schließlich auf die Software as a Service-Lösung (SaaS) von Esker mit einem Automatisierungsgrad von 100 Prozent.
"SaaS schien uns von Beginn an interessant, da wir mit dieser Lösung keine zusätzliche Software benötigten - besonders Software, die mit unserem Kerngeschäft nichts zu tun hat", erklärt Dondi. "Die Lösung von Esker war die bei Weitem umfangreichste. Ich persönlich schätze es sehr, dass wir unseren Kunden jetzt ein individuelles Webportal anbieten können, in dem sie jederzeit selbstständig Rechnungen einsehen, nachverfolgen und herunterladen und die bevorzugten Versandwege ändern können."
Nahtlose Integration
Die Esker-Lösung wurde schnell und einfach in das bestehende ERP-System von Almet Italia integriert, ohne den täglichen administrativen Ablauf zu stören. Rechnungen werden wie bisher auch im PDF-Format erstellt. Mithilfe einer einfachen Schnittstelle werden die wesentlichen Daten wie Anschriften, Faxnummern und E-Mail-Adressen an Esker übertragen, um den korrekten Rechnungsversand an Kunden zu gewährleisten. Die Esker-Lösung automatisiert den Versand von Papier- und elektronischen Rechnungen auf Basis der Benutzereinstellungen. Es zeigte sich schon anfangs, dass der Großteil der Kunden von Almet Italia elektronische Rechnungen bevorzugte.
Hohe Akzeptanz elektronischer Rechnungen
"Wir hatten zunächst mit einer gewissen Skepsis gegenüber elektronischen Rechnungen gerechnet, wurden jedoch eines Besseren belehrt. Die große Akzeptanz ist für uns mehr als vorteilhaft, da wir so deutliche Kosteneinsparungen erzielen können. Kunden schätzen besonders den schnellen E-Mail-Versand und das persönliche Webportal mit den Optionen für die Sendungsverfolgung für Rechnungen. Uns wurde sogar ein Lob ausgesprochen. Das ist meiner Erfahrung nach in der Rechnungsabwicklung mehr als selten", so Dondi weiter.
Mit Esker Accounts Receivable erzielte Almet Italia folgende Vorteile:
- Automatisierter Rechnungsversand: Es ist kein Mitarbeiter für die Verwaltung dieses Prozesses erforderlich.
- Rechnungsversand größtenteils in elektronischem Format: Es sind weniger Papierdokumente zu verarbeiten, und die Versandkosten sinken.
- Effizienter und schneller Service für Kunden: 75 Prozent der Kunden haben sich bereits für elektronische Rechnungen entschieden. Rechnungen in Papierform werden schneller als bisher zugestellt.
Die Integration von Esker Accounts Receivable ist der erste Schritt einer Strategie zur Automatisierung von Dokumentenprozessen, die Almet Italia mit Esker weiterhin verfolgen möchte. "Wir erwägen derzeit, die Auftragsbestätigungen ebenfalls zu automatisieren. Bis es aber soweit ist, sind wir mit den bisher erzielten Ergebnissen mehr als zufrieden", so Dondi.
