Armtec, ein Anbieter für Infrastrukturlösungen und Ingenieurbauprodukte, automatisiert die Verarbeitung seiner Lieferantenrechnungen jetzt mit einer Cloud-Lösung von Esker, einem führenden Anbieter von Lösungen für automatisierte Dokumentenprozesse und SAP®-Technologiepartner. In Kombination mit der bereits vorhandenen SAP-Anwendung entsteht so ein effizienter, transparenter und schneller Fakturierungsprozess für die Kreditorenbuchhaltung.
Armtec empfängt jährlich etwa 110.000-120.000 Lieferantenrechnungen. Diese wurden bisher von Hand bearbeitet, was zahlreiche Probleme mit sich brachte. Daher hat Armtec eine umfassende Analyse durchgeführt, um die Schwachstellen in der Kreditorenbuchhaltung aufzudecken und entsprechende Lösungen zu erarbeiten. Folgende Hürden galt es zu überwinden:
- Einstellen und Ausbilden von Zeitarbeitskräften zur Bearbeitung des jahreszeitbedingten hohen Rechnungsaufkommens
- Zu hohe Kosten, Datenduplizierung und Ausnahmebehandlung bei hohem Rechnungsaufkommen
- Unzureichende Transparenz und Berichterstellung für Prozesse
- Zu hoher Zeitaufwand für den internen und externen Kundenservice an verschiedenen Standorten
Armtec integriert die Esker-Lösung für die automatisierte Rechnungserfassung in die vorhandene SAP-Anwendung, um diese Probleme zu lösen. Eingescannte Rechnungen werden automatisch von der Esker-Lösung verarbeitet. Dabei werden die Daten mittels OCR zunächst präzise eingelesen, und ein entsprechendes elektronisches Dokument wird dann in einen SAP-Workflow integriert, um die Archivierung, Nachverfolgung und Berichterstellung zu erleichtern. Zeitaufwändige manuelle Aufgaben wie die Dateneingabe, Prüfung, Kontierung und Genehmigung von Rechnungen werden reduziert. Armtec kann so selbst ein hohes Rechnungsaufkommen äußerst effizient handhaben.
Einer der wesentlichen Gründe, warum sich Armtec für Esker entschieden hat, waren die Cloud-Services. Esker bietet eine On-Demand-Lösung an, wodurch eine Investition in eine eigene Infrastruktur und in den Betrieb entfällt. Da die Lösung extern gehostet wird und keine Software vorgehalten und gewartet werden muss, wird die IT-Abteilung von Armtec entlastet.
"Unser derzeitiger Scan-Prozess von Rechnungen direkt in SAP ist nicht optimal. Er beinhaltet zu viele manuelle Aufgaben, der Workflow ist nicht ausgereift und es lassen sich nur bedingt Kennzahlen ableiten", erzählt Joan Carter, Business Process Improvement Manager bei Armtec. "Mit Esker wird eine Rechnung sofort nach dem Eingang gescannt und weitergeleitet und ist somit vollständig nachverfolgbar. Die optische Zeichenerkennung, der elektronische Workflow und die SAP-Integration sind ausgezeichnet und ermöglichen eine hohe Effizienz und Transparenz für unseren Prozess."
Über Armtec
Armtec produziert und vermarktet zahlreiche Infrastrukturlösungen und Ingenieurbauprodukte für Kunden in unterschiedlichsten Branchen in Kanada und auf ausgewählten Weltmärkten. Dazu zählen nationale und regionale Erschließungsträger und private Sektoren wie landwirtschaftliche Entwässerung, Geschäftshäuser- und Wohnungsbau sowie Bodenschätze in Kanada. Armtec unterhält verschiedene Niederlassungen und Fertigungsstandorte im ganzen Land.
Das Unternehmen verfügt über zwei Geschäftseinheiten: Entwässerungslösungen und Fertigteilbeton. Ersterer produziert und vertreibt Wellrohre aus HD-Polyethylen, Wellstahlrohre und andere Entwässerungslösungen sowie Brückenaufbauten. Die Betonsparte fertigt und vermarktet ausgereifte Betonfertigteile für Parkhäuser, Brücken, Sportstätten oder Gebäudehüllen sowie Standard-Fertigteile wie Treppenstufen, Pflastersteine oder Installationsräume und -gebäude sowie Versorgungsschächte.
Armtec empfängt jährlich etwa 110.000-120.000 Lieferantenrechnungen. Diese wurden bisher von Hand bearbeitet, was zahlreiche Probleme mit sich brachte. Daher hat Armtec eine umfassende Analyse durchgeführt, um die Schwachstellen in der Kreditorenbuchhaltung aufzudecken und entsprechende Lösungen zu erarbeiten. Folgende Hürden galt es zu überwinden:
- Einstellen und Ausbilden von Zeitarbeitskräften zur Bearbeitung des jahreszeitbedingten hohen Rechnungsaufkommens
- Zu hohe Kosten, Datenduplizierung und Ausnahmebehandlung bei hohem Rechnungsaufkommen
- Unzureichende Transparenz und Berichterstellung für Prozesse
- Zu hoher Zeitaufwand für den internen und externen Kundenservice an verschiedenen Standorten
Armtec integriert die Esker-Lösung für die automatisierte Rechnungserfassung in die vorhandene SAP-Anwendung, um diese Probleme zu lösen. Eingescannte Rechnungen werden automatisch von der Esker-Lösung verarbeitet. Dabei werden die Daten mittels OCR zunächst präzise eingelesen, und ein entsprechendes elektronisches Dokument wird dann in einen SAP-Workflow integriert, um die Archivierung, Nachverfolgung und Berichterstellung zu erleichtern. Zeitaufwändige manuelle Aufgaben wie die Dateneingabe, Prüfung, Kontierung und Genehmigung von Rechnungen werden reduziert. Armtec kann so selbst ein hohes Rechnungsaufkommen äußerst effizient handhaben.
Einer der wesentlichen Gründe, warum sich Armtec für Esker entschieden hat, waren die Cloud-Services. Esker bietet eine On-Demand-Lösung an, wodurch eine Investition in eine eigene Infrastruktur und in den Betrieb entfällt. Da die Lösung extern gehostet wird und keine Software vorgehalten und gewartet werden muss, wird die IT-Abteilung von Armtec entlastet.
"Unser derzeitiger Scan-Prozess von Rechnungen direkt in SAP ist nicht optimal. Er beinhaltet zu viele manuelle Aufgaben, der Workflow ist nicht ausgereift und es lassen sich nur bedingt Kennzahlen ableiten", erzählt Joan Carter, Business Process Improvement Manager bei Armtec. "Mit Esker wird eine Rechnung sofort nach dem Eingang gescannt und weitergeleitet und ist somit vollständig nachverfolgbar. Die optische Zeichenerkennung, der elektronische Workflow und die SAP-Integration sind ausgezeichnet und ermöglichen eine hohe Effizienz und Transparenz für unseren Prozess."
Über Armtec
Armtec produziert und vermarktet zahlreiche Infrastrukturlösungen und Ingenieurbauprodukte für Kunden in unterschiedlichsten Branchen in Kanada und auf ausgewählten Weltmärkten. Dazu zählen nationale und regionale Erschließungsträger und private Sektoren wie landwirtschaftliche Entwässerung, Geschäftshäuser- und Wohnungsbau sowie Bodenschätze in Kanada. Armtec unterhält verschiedene Niederlassungen und Fertigungsstandorte im ganzen Land.
Das Unternehmen verfügt über zwei Geschäftseinheiten: Entwässerungslösungen und Fertigteilbeton. Ersterer produziert und vertreibt Wellrohre aus HD-Polyethylen, Wellstahlrohre und andere Entwässerungslösungen sowie Brückenaufbauten. Die Betonsparte fertigt und vermarktet ausgereifte Betonfertigteile für Parkhäuser, Brücken, Sportstätten oder Gebäudehüllen sowie Standard-Fertigteile wie Treppenstufen, Pflastersteine oder Installationsräume und -gebäude sowie Versorgungsschächte.
