Der führende Medizingerätehersteller Terumo Medical Corporation automatisiert ab sofort die Verarbeitung von Kundenbestellungen mit der cloud-basierten Auftragsverarbeitungslösung von Esker, einem führenden Anbieter von Lösungen für automatisierte Dokumentenprozesse. Die Esker-Lösung wurde in das bestehende ERP-System von JD Edwards integriert und verfügt über durchgehende Automatisierungsfunktionen und eine On-Board-OCR-Technologie. So wird die gesamte Auftragsabwicklung effizienter, präziser und vor allem elektronisch abgewickelt.
Der Großteil der Aufträge wird bei Terumo über den elektronischen Datenaustausch (EDI) versendet und empfangen. Einige kleinere Krankenhäuser und Kliniken geben Aufträge aber nach wie vor per Fax oder Telefon auf. Faxe kommen per E-Mail als PDF-Dokument an und müssen täglich bearbeitet werden. Das stellte die Kundenbetreuung von Terumo vor zahlreiche Probleme. "Es wurde einfach alles zuviel", erzählt Terri Calabrese, Leiter der Kundenbetreuung und Debitorenbuchhaltung bei Terumo. "Aufgrund des hohen Faxaufkommens wurden viele Anrufe nicht bearbeitet, und wir hatten einfach nicht genug Mitarbeiter, um den Auftragsrückstand aufzuholen."
Automatisierung der Auftragsverarbeitung
Nach einem erfolgreichen Proof of Concept (POC) fiel die Wahl schließlich auf Esker als neuen Lösungsanbieter. Im Rahmen des POC wurden 100 Beispielaufträge verarbeitet, um die Funktion der Lösung zu testen. "Die vielen Vorteile der Esker-Lösung lagen auf der Hand. Der Unterschied zu anderen, uns bekannten Lösungen war wie Tag und Nacht", so Calabrese. "Besonders gefallen hat uns die Möglichkeit, der Software Regeln beizubringen, um die Funktionen auf unsere Anforderungen zuzuschneiden. Die Cloud-Option war natürlich ein weiterer Vorteil, da wir uns keine Gedanken mehr um die Wartung von Geräten machen müssen, da diese nun jederzeit möglich ist. Durch Esker sind wir deutlich flexibler geworden."
Zahlreiche Vorteile
Dank Esker konnte Terumo folgende Ziele umsetzen:
- Schnellere Bearbeitung. Die Auftragsbearbeitungszeit hat sich durch den elektronischen Esker-Workflow im Vergleich zur manuellen Bearbeitung im ERP-System um 60 % verkürzt.
- Bessere Skalierbarkeit, besserer Service. Die Anzahl der Kundenbestellungen nimmt jährlich zu. Im Januar 2013 waren es noch 32.000, im Januar 2014 bereits 35.000. Dennoch konnte Terumo die Zahl der Mitarbeiter dank der Workflow-Automatisierung konstant halten und dem Kundenbetreuungsteam mehr Zeit für sehr kundenorientierte Aufgaben einräumen.
- Automatisierte Bearbeitung. Terumo nutzt seit Kurzem die automatisierte Bearbeitungsfunktion der Esker-Lösung. Bisher wurden Regeln für 575 verschiedene Kundenaufträge erstellt, bei denen die manuelle Dateneingabe nun entfallen kann. Diese Selbstlernfunktion von Esker ist intuitiv und nimmt nicht viel Zeit in Anspruch. Außerdem wird die Automatisierung im gesamten Prozess weiter optimiert.
John Pinto, CFO bei Terumo, zeigt sich beeindruckt davon, wie gut die neue Lösung im Unternehmen angenommen wurde. "Esker sticht aus allen unseren Prozessoptimierungsinitiativen deutlich hervor", so Pinto. "Ich habe unsere Mitarbeiter spaßeshalber gefragt, was wäre, wenn Esker nicht wäre. Es stellte sich heraus, dass niemand mehr auf die Lösung verzichten möchte. Es ist schön zu sehen, dass die Belegschaft so hinter unserer Entscheidung steht."
Über Terumo Medical Corporation
Der Name Terumo steht seit über 80 Jahren für qualitativ hochwertige und innovative Medizingeräte. Terumo Medical Corporation fertigte ursprünglich Fieberthermometer und zählt heute zu den weltweit führenden Anbietern von Hohlfasertechnologie, Blutmanagementsystemen und endovaskulären Therapiesystemen, die in über 160 Ländern verwendet werden. Das Unternehmen erzielt weltweit einen Jahresumsatz von über 3 Mrd. US-Dollar.
Terumo entwickelt, fertigt, exportiert, importiert, vermarktet, vertreibt und verkauft ein umfangreiches Portfolio medizinischer Geräte, Sanitätsartikel und Zubehör und erzielt einen Jahresumsatz von 280 Mio. US-Dollar. Weiter Produkte werden über die Geschäftsbereiche Terumo Interventional Systems und Terumo Medical Products angeboten.
Der Großteil der Aufträge wird bei Terumo über den elektronischen Datenaustausch (EDI) versendet und empfangen. Einige kleinere Krankenhäuser und Kliniken geben Aufträge aber nach wie vor per Fax oder Telefon auf. Faxe kommen per E-Mail als PDF-Dokument an und müssen täglich bearbeitet werden. Das stellte die Kundenbetreuung von Terumo vor zahlreiche Probleme. "Es wurde einfach alles zuviel", erzählt Terri Calabrese, Leiter der Kundenbetreuung und Debitorenbuchhaltung bei Terumo. "Aufgrund des hohen Faxaufkommens wurden viele Anrufe nicht bearbeitet, und wir hatten einfach nicht genug Mitarbeiter, um den Auftragsrückstand aufzuholen."
Automatisierung der Auftragsverarbeitung
Nach einem erfolgreichen Proof of Concept (POC) fiel die Wahl schließlich auf Esker als neuen Lösungsanbieter. Im Rahmen des POC wurden 100 Beispielaufträge verarbeitet, um die Funktion der Lösung zu testen. "Die vielen Vorteile der Esker-Lösung lagen auf der Hand. Der Unterschied zu anderen, uns bekannten Lösungen war wie Tag und Nacht", so Calabrese. "Besonders gefallen hat uns die Möglichkeit, der Software Regeln beizubringen, um die Funktionen auf unsere Anforderungen zuzuschneiden. Die Cloud-Option war natürlich ein weiterer Vorteil, da wir uns keine Gedanken mehr um die Wartung von Geräten machen müssen, da diese nun jederzeit möglich ist. Durch Esker sind wir deutlich flexibler geworden."
Zahlreiche Vorteile
Dank Esker konnte Terumo folgende Ziele umsetzen:
- Schnellere Bearbeitung. Die Auftragsbearbeitungszeit hat sich durch den elektronischen Esker-Workflow im Vergleich zur manuellen Bearbeitung im ERP-System um 60 % verkürzt.
- Bessere Skalierbarkeit, besserer Service. Die Anzahl der Kundenbestellungen nimmt jährlich zu. Im Januar 2013 waren es noch 32.000, im Januar 2014 bereits 35.000. Dennoch konnte Terumo die Zahl der Mitarbeiter dank der Workflow-Automatisierung konstant halten und dem Kundenbetreuungsteam mehr Zeit für sehr kundenorientierte Aufgaben einräumen.
- Automatisierte Bearbeitung. Terumo nutzt seit Kurzem die automatisierte Bearbeitungsfunktion der Esker-Lösung. Bisher wurden Regeln für 575 verschiedene Kundenaufträge erstellt, bei denen die manuelle Dateneingabe nun entfallen kann. Diese Selbstlernfunktion von Esker ist intuitiv und nimmt nicht viel Zeit in Anspruch. Außerdem wird die Automatisierung im gesamten Prozess weiter optimiert.
John Pinto, CFO bei Terumo, zeigt sich beeindruckt davon, wie gut die neue Lösung im Unternehmen angenommen wurde. "Esker sticht aus allen unseren Prozessoptimierungsinitiativen deutlich hervor", so Pinto. "Ich habe unsere Mitarbeiter spaßeshalber gefragt, was wäre, wenn Esker nicht wäre. Es stellte sich heraus, dass niemand mehr auf die Lösung verzichten möchte. Es ist schön zu sehen, dass die Belegschaft so hinter unserer Entscheidung steht."
Über Terumo Medical Corporation
Der Name Terumo steht seit über 80 Jahren für qualitativ hochwertige und innovative Medizingeräte. Terumo Medical Corporation fertigte ursprünglich Fieberthermometer und zählt heute zu den weltweit führenden Anbietern von Hohlfasertechnologie, Blutmanagementsystemen und endovaskulären Therapiesystemen, die in über 160 Ländern verwendet werden. Das Unternehmen erzielt weltweit einen Jahresumsatz von über 3 Mrd. US-Dollar.
Terumo entwickelt, fertigt, exportiert, importiert, vermarktet, vertreibt und verkauft ein umfangreiches Portfolio medizinischer Geräte, Sanitätsartikel und Zubehör und erzielt einen Jahresumsatz von 280 Mio. US-Dollar. Weiter Produkte werden über die Geschäftsbereiche Terumo Interventional Systems und Terumo Medical Products angeboten.
