Auch Disponent*innen sind nur Menschen, und Menschen machen Fehler. Allerdings werden Denkfehler in der Außendienstplanung auf Dauer ziemlich teuer. 10 Denkfallen bei der Planung Ihres Außendiensts und Field Service.
DENKFEHLER 1: DIE KÜRZESTE ROUTE IST DIE BESTE.
Es liegt nahe: Will der Außendienst viel schaffen, sollte er möglichst kurze Wege nutzen. Bloß: Die kürzeste Route ist nicht automatisch die Schnellste. Je nach Gelände oder Fahrzeugrestriktionen kann die Wahl der kürzesten Strecke buchstäblich in eine Sackgasse führen. Unsere Tourenplanungssoftware wählt daher standardmäßig nicht die kürzeste Route, sondern die Schnellste.
DENKFEHLER 2: DER MITARBEITER, DER AM NAHESTEN DRAN IST, SOLLTE DEN AUFTRAG ERLEDIGEN.
Wenn ein Auftrag zu erledigen ist, sollte der Außendienstler bzw. Servicetechniker dort hin, der sich in der Nähe befindet. – Klingt sinnvoll, hat aber seine Tücken. Denn: Besitzt er überhaupt die nötigen Skills für den Auftrag? Hat er das passende Werkzeug dabei? Das passende Material? Ist der bzw. die Mitarbeiter*in überhaupt verfügbar? Haben andere gerade Leerlauf und könnten einspringen? Eine optimale Außendienstplanung berücksichtigt all das.
DENKFEHLER 3: TERMINPLANUNG GEHT MIT OUTLOOK.
Kann man machen. Wenn man alleine arbeitet. Oder wenn die Terminplanung wenig dynamisch ist. Doch mit der Realität im Außendienst hat das selten etwas zu tun. Termine verschieben sich kurzfristig, fallen aus oder nehmen mehr Zeit in Anspruch als geplant. Gerade wenn Sie im Team arbeiten, ist eine Außendienstplanung mit Outlook zu umständlich und wenig flexibel. (Mehr lesen zu den Fallstricken von Outlook.)
DENKFEHLER 4: GOOGLE MAPS UND CO. SIND AUSREICHEND FÜR DIE TOURENPLANUNG.
Online-Routenplaner wie Google Maps sind gute Tools für den Privatgebrauch. Sie führen uns verlässlich von A nach B. Doch im professionellen Außendienst ist das zu wenig. Da müssen Sie mehrere (Zwischen-)Stopps planen und mehr berücksichtigen als nur die Streckenführung. Zeitliche Abhängigkeiten lassen sich mit den Routenplanern kaum abbilden. Geschweige denn eine komplexe Planung, die die Touren mehrerer Außendienst-Mitarbeiter*innen miteinander koordiniert. (Tourenplanung mit Google Maps und Co? Warum das keine gute Idee ist.)
DENKFEHLER 5: BEI EINER GUTEN AUSSENDIENSTPLANUNG WEISS MAN GENAU, WIE DER TAG ABLAUFEN WIRD.
Leider nein. Sie wissen ja, wie es heißt: Kein Plan überlebt den Erstkontakt mit der Realität. Es kommt im Außendienst immer wieder zu plötzlichen Änderungen, ob durch Kundenabsagen, Notfalleinsätze, krankheitsbedingte Ausfälle oder Ad-hoc-Aufträge. Deshalb dient ein kluges Tourenplanungs-System nicht nur als effizientes Planungswerkzeug, sondern auch als operatives Steuerungs-Tool. Unsere Software optimiert laufend in Echtzeit die Außendienstplanung. Zum Beispiel nach einem Auftrags-Update durch den/die Mitarbeiter*in über die Außendienst-App.
DENKFEHLER 6: DIE ERFAHRUNG DER DISPONENTEN IST DAS A UND O.
Kennen Sie den Overconfidence-Effekt? Es ist leider typisch menschlich, dass wir unser Können und Wissen überschätzen. Klar, Erfahrung in der Außendienstplanung ist ungemein wichtig. Doch unsere Fähigkeiten sind begrenzt. Schon die Aufgabe, die optimale Tour mit 10 Zieladressen für nur eine/n Mitarbeiter*in zu ermitteln, übersteigt unser Rechenvermögen. Denn es existieren in diesem Fall mehr als 3,6 Millionen mögliche Reihenfolgen. Solche Aufgaben können nur smarte Algorithmen lösen.
DENKFEHLER 7: EINE GUTE TOURENPLANUNG OPTIMIERT IMMER DIE KOSTEN UND FAHRTWEGE.
Eine gute Tourenplanung spart Kosten und Kilometer. Doch in vielen Fällen ist der reine Blick auf die Kosten ein Fehler. Zum Beispiel müssen Sie manchmal einen verärgerten Kunden besänftigen und dafür eine eigentlich unrentable Tour mit einplanen. Es ist auch sinnvoll, einen Auftrag, der schnell erreichbar ist, aber wenig Wert schafft, liegen zu lassen, nämlich wenn Sie stattdessen einen Auftrag erfüllen können, der zwar mehr Fahrtzeit kostet, aber auch viel mehr Wert schöpft. Eine gute Tourenplanung optimiert nicht nur Ihre Kosten, sondern maximiert auch Ihre realisierten Auftragswerte.
DENKFEHLER 8: TOURENPLANUNG GEHT AUS DEM ERP- ODER CRM-SYSTEM HERAUS.
Jein. Es gibt zwar ERP- und CRM-Systeme, in die Funktionen für die Außendienstplanung integriert sind. Doch der Hauptfokus von ERP- und CRM-Systemen liegt nicht auf der Tourenplanung. Eigenständige Best-of-Breed-Lösungen sind den ERP- und CRM-Features für die Tourenplanung meist überlegen. Und durch Schnittstellen lassen sie sich leicht an die führenden Systeme anschließen, wie im Falle unserer Software durch eine Anbindung an beispielsweise SAP und Microsoft Dynamics.
DENKFEHLER 9: EINE AUTOMATISCHE PLANUNG NIMMT MIR DIE ENTSCHEIDUNGSHOHEIT WEG.
Bei unserer Software FLS VISITOUR können Sie zwischen einer manuellen, halbautomatischen und vollautomatischen Termin- und Tourenplanung auswählen. Doch selbst bei der vollautomatischen Variante entscheiden am Ende Sie über die tatsächliche Tagesgestaltung Ihres Außendiensts. Das System ist eine smarte Hilfe, kein starres Bevormundungs-Tool. Sie können jederzeit eingreifen, Aufträge fixieren und verschieben. Außerdem arbeitet die Software genau nach Ihren unternehmensspezifischen Vorgaben.
DENKFEHLER 10: HOCHPREISIGE SOFTWARE IST TEUER.
Was heißt das denn? Nun, bei der ersten Preisindikation von professionellen Lösungen für die Außendienstplanung schlucken viele erst einmal. Eine stolze Summe. Aber rechnen Sie dagegen, was sie durch eine wirklich gute Tourenoptimierung an Kosten, Aufwand, Fahrzeit und CO2 einsparen. Professionelle Lösungen sind rentabel und amortisieren sich schnell. Denkfehler nicht.
Mehr erfahren unter: www.fastleansmart.com
DENKFEHLER 1: DIE KÜRZESTE ROUTE IST DIE BESTE.
Es liegt nahe: Will der Außendienst viel schaffen, sollte er möglichst kurze Wege nutzen. Bloß: Die kürzeste Route ist nicht automatisch die Schnellste. Je nach Gelände oder Fahrzeugrestriktionen kann die Wahl der kürzesten Strecke buchstäblich in eine Sackgasse führen. Unsere Tourenplanungssoftware wählt daher standardmäßig nicht die kürzeste Route, sondern die Schnellste.
DENKFEHLER 2: DER MITARBEITER, DER AM NAHESTEN DRAN IST, SOLLTE DEN AUFTRAG ERLEDIGEN.
Wenn ein Auftrag zu erledigen ist, sollte der Außendienstler bzw. Servicetechniker dort hin, der sich in der Nähe befindet. – Klingt sinnvoll, hat aber seine Tücken. Denn: Besitzt er überhaupt die nötigen Skills für den Auftrag? Hat er das passende Werkzeug dabei? Das passende Material? Ist der bzw. die Mitarbeiter*in überhaupt verfügbar? Haben andere gerade Leerlauf und könnten einspringen? Eine optimale Außendienstplanung berücksichtigt all das.
DENKFEHLER 3: TERMINPLANUNG GEHT MIT OUTLOOK.
Kann man machen. Wenn man alleine arbeitet. Oder wenn die Terminplanung wenig dynamisch ist. Doch mit der Realität im Außendienst hat das selten etwas zu tun. Termine verschieben sich kurzfristig, fallen aus oder nehmen mehr Zeit in Anspruch als geplant. Gerade wenn Sie im Team arbeiten, ist eine Außendienstplanung mit Outlook zu umständlich und wenig flexibel. (Mehr lesen zu den Fallstricken von Outlook.)
DENKFEHLER 4: GOOGLE MAPS UND CO. SIND AUSREICHEND FÜR DIE TOURENPLANUNG.
Online-Routenplaner wie Google Maps sind gute Tools für den Privatgebrauch. Sie führen uns verlässlich von A nach B. Doch im professionellen Außendienst ist das zu wenig. Da müssen Sie mehrere (Zwischen-)Stopps planen und mehr berücksichtigen als nur die Streckenführung. Zeitliche Abhängigkeiten lassen sich mit den Routenplanern kaum abbilden. Geschweige denn eine komplexe Planung, die die Touren mehrerer Außendienst-Mitarbeiter*innen miteinander koordiniert. (Tourenplanung mit Google Maps und Co? Warum das keine gute Idee ist.)
DENKFEHLER 5: BEI EINER GUTEN AUSSENDIENSTPLANUNG WEISS MAN GENAU, WIE DER TAG ABLAUFEN WIRD.
Leider nein. Sie wissen ja, wie es heißt: Kein Plan überlebt den Erstkontakt mit der Realität. Es kommt im Außendienst immer wieder zu plötzlichen Änderungen, ob durch Kundenabsagen, Notfalleinsätze, krankheitsbedingte Ausfälle oder Ad-hoc-Aufträge. Deshalb dient ein kluges Tourenplanungs-System nicht nur als effizientes Planungswerkzeug, sondern auch als operatives Steuerungs-Tool. Unsere Software optimiert laufend in Echtzeit die Außendienstplanung. Zum Beispiel nach einem Auftrags-Update durch den/die Mitarbeiter*in über die Außendienst-App.
DENKFEHLER 6: DIE ERFAHRUNG DER DISPONENTEN IST DAS A UND O.
Kennen Sie den Overconfidence-Effekt? Es ist leider typisch menschlich, dass wir unser Können und Wissen überschätzen. Klar, Erfahrung in der Außendienstplanung ist ungemein wichtig. Doch unsere Fähigkeiten sind begrenzt. Schon die Aufgabe, die optimale Tour mit 10 Zieladressen für nur eine/n Mitarbeiter*in zu ermitteln, übersteigt unser Rechenvermögen. Denn es existieren in diesem Fall mehr als 3,6 Millionen mögliche Reihenfolgen. Solche Aufgaben können nur smarte Algorithmen lösen.
DENKFEHLER 7: EINE GUTE TOURENPLANUNG OPTIMIERT IMMER DIE KOSTEN UND FAHRTWEGE.
Eine gute Tourenplanung spart Kosten und Kilometer. Doch in vielen Fällen ist der reine Blick auf die Kosten ein Fehler. Zum Beispiel müssen Sie manchmal einen verärgerten Kunden besänftigen und dafür eine eigentlich unrentable Tour mit einplanen. Es ist auch sinnvoll, einen Auftrag, der schnell erreichbar ist, aber wenig Wert schafft, liegen zu lassen, nämlich wenn Sie stattdessen einen Auftrag erfüllen können, der zwar mehr Fahrtzeit kostet, aber auch viel mehr Wert schöpft. Eine gute Tourenplanung optimiert nicht nur Ihre Kosten, sondern maximiert auch Ihre realisierten Auftragswerte.
DENKFEHLER 8: TOURENPLANUNG GEHT AUS DEM ERP- ODER CRM-SYSTEM HERAUS.
Jein. Es gibt zwar ERP- und CRM-Systeme, in die Funktionen für die Außendienstplanung integriert sind. Doch der Hauptfokus von ERP- und CRM-Systemen liegt nicht auf der Tourenplanung. Eigenständige Best-of-Breed-Lösungen sind den ERP- und CRM-Features für die Tourenplanung meist überlegen. Und durch Schnittstellen lassen sie sich leicht an die führenden Systeme anschließen, wie im Falle unserer Software durch eine Anbindung an beispielsweise SAP und Microsoft Dynamics.
DENKFEHLER 9: EINE AUTOMATISCHE PLANUNG NIMMT MIR DIE ENTSCHEIDUNGSHOHEIT WEG.
Bei unserer Software FLS VISITOUR können Sie zwischen einer manuellen, halbautomatischen und vollautomatischen Termin- und Tourenplanung auswählen. Doch selbst bei der vollautomatischen Variante entscheiden am Ende Sie über die tatsächliche Tagesgestaltung Ihres Außendiensts. Das System ist eine smarte Hilfe, kein starres Bevormundungs-Tool. Sie können jederzeit eingreifen, Aufträge fixieren und verschieben. Außerdem arbeitet die Software genau nach Ihren unternehmensspezifischen Vorgaben.
DENKFEHLER 10: HOCHPREISIGE SOFTWARE IST TEUER.
Was heißt das denn? Nun, bei der ersten Preisindikation von professionellen Lösungen für die Außendienstplanung schlucken viele erst einmal. Eine stolze Summe. Aber rechnen Sie dagegen, was sie durch eine wirklich gute Tourenoptimierung an Kosten, Aufwand, Fahrzeit und CO2 einsparen. Professionelle Lösungen sind rentabel und amortisieren sich schnell. Denkfehler nicht.
Mehr erfahren unter: www.fastleansmart.com
