Eine schlechte Terminplanung im Außendienst führt zu Problemen und Frust. In einem unserer Discovery-Workshops berichtete ein Außendiensttechniker von seinen täglichen „Schmerzen“. Hier geben wir seine Erfahrungen (anonymisiert) wieder und zeigen, wo die Lösung liegt.
Unternehmen, die technische Services vor Ort anbieten, müssen ihre Außendiensttermine gut planen und steuern. Wie das Beispiel unseres folgenden Kunden zeigt, tun sich viele Organisationen damit schwer. Womöglich kennen auch Sie die Schmerzpunkte aus Ihrer Außendienstorganisation.
Ein grundsätzliches Problem: Es herrscht steigender Kostendruck. Jedoch sind Kostensenkungen oft der erste Schritt auf einem gefährlichen Weg, an dessen Ende Qualitätseinbußen im Service und wegbrechendes Geschäft stehen.
Geplante und gut gemanagte Kostenkontrolle und die Neuorganisation von Arbeitsabläufen mit digitalen Tools können ein Außendienstunternehmen durch negative Marktentwicklungen führen. Doch zunächst zum erwähnten Servicetechniker und seinem Bericht aus der Praxis.
TERMINPLANUNG IM AUSSENDIENST: DRUCK, DRUCK, DRUCK
„Ich bin seit dreißig Jahren Techniker und habe viele Veränderungen in der Außendienstbranche und bei unseren Kunden miterlebt. Seit elf Jahren bin ich im Unternehmen und die Dinge ändern und entwickeln sich ständig weiter. Die vergangenen sechs, sieben Jahre im Außendienst waren besonders hart. Jeder scheint unter immer größerem Druck zu stehen, mehr für weniger Geld zu leisten. Wir bekommen von der Geschäftsleitung die Botschaft, dass Überstunden auf ein Minimum reduziert werden müssen und unsere Produktivität so hoch wie möglich sein soll; Und das verstehe ich.“
WENIG KONTROLLE ÜBER DIE PLANUNG DER EIGENEN EINSÄTZE
„Die größte Frustration für mich ist, dass ich nur über eine einzige Sache die Kontrolle habe: über die Zeit, die ich vor Ort mit der Reparatur verbringe. Aber ich lege meine Servicetermine nicht selbst fest. Ich kann weder meinen ersten noch meinen letzten Auftrag bestimmen, auch nicht meinen Start- oder Endpunkt. Mit anderen Worten: Ich habe wenig Kontrolle über den Umfang meines Arbeitstages.“
INEFFIZIENTE TERMINPLANUNG IM AUSSENDIENST
„Wenn ich mit den anderen Außendiensttechnikern spreche, merke ich, dass es ihnen genauso geht. Und manchmal sehen wir uns auf der Autobahn in dieselbe Richtung fahren (zur selben Zeit). Ein anderes Mal überkreuzen sich unsere Wege und Einsatzgebiete, wobei uns klar ist, dass wir mit einer klügeren Terminplanung mehr Arbeit hätten erledigen können. Etwa indem einer von uns den einen Bereich bearbeitet und der andere einen anderen.“
STEIGENDE KUNDENERWARTUNGEN UND STRENGERE SLA
„Allerdings verbringe ich jeden Morgen Zeit im Büro und habe gesehen, unter welchem Druck die Planungsteams und der Kundendienst stehen und wie schwierig es ist, all den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Unsere Kunden haben immer höhere Erwartungen, die SLAs werden immer strenger, und die Termine für den Außendienst scheinen nur noch auf die Reaktionszeiten ausgerichtet zu sein. Ich habe keine Antworten für meine Kollegen in der Planung. Aber ich spüre den Schmerz draußen im Feld.“
DIE LÖSUNG: SMARTE SOFTWARE ZUR TERMINPLANUNG IM AUSSENDIENST
Die beschriebenen Probleme hören wir immer wieder, wenn Unternehmen auf uns zukommen. Sie leiden unter mühsamen, manuellen Prozessen in der Disposition. Unsere Antwort ist eine Software, die genau darauf ausgelegt ist, diese Probleme zu lösen.
Mit der Echtzeit-Software FLS VISITOUR werden Schwierigkeiten bei der Terminplanung im Außendienst beseitigt. Außendienst- und Serviceorganisationen können dann einen tagesaktuellen, dynamischen Service anbieten, wie ihn Kunden heutzutage erwarten.
Eine softwarebasierte Optimierung der Terminplanung bedeutet, dass Krankheitstage, Verspätungen, Verkehrsprobleme, Auslastung und Schichtmuster schnell und effizient verwaltet werden können. Ihr Unternehmen kann das Serviceniveau aufrechterhalten, das Ihre Techniker erwarten, und es kann sogar deren Produktivität steigern.
Die Terminplanungssoftware hilft, Ihre First-Time-Fix-Rate zu erhöhen, die durchschnittliche Auftragszeit zu verkürzen, die Serviceergebnisse zu verbessern, Ungenauigkeiten im Bestand zu reduzieren und die Kosten zu kontrollieren. Automatisierte, kostenoptimierte Termine bringen eine dynamische Einsatzplanung für das beste Ergebnis hervor.
Vorteile unserer Software zur Terminplanung im Außendienst:
Unternehmen, die technische Services vor Ort anbieten, müssen ihre Außendiensttermine gut planen und steuern. Wie das Beispiel unseres folgenden Kunden zeigt, tun sich viele Organisationen damit schwer. Womöglich kennen auch Sie die Schmerzpunkte aus Ihrer Außendienstorganisation.
Ein grundsätzliches Problem: Es herrscht steigender Kostendruck. Jedoch sind Kostensenkungen oft der erste Schritt auf einem gefährlichen Weg, an dessen Ende Qualitätseinbußen im Service und wegbrechendes Geschäft stehen.
Geplante und gut gemanagte Kostenkontrolle und die Neuorganisation von Arbeitsabläufen mit digitalen Tools können ein Außendienstunternehmen durch negative Marktentwicklungen führen. Doch zunächst zum erwähnten Servicetechniker und seinem Bericht aus der Praxis.
TERMINPLANUNG IM AUSSENDIENST: DRUCK, DRUCK, DRUCK
„Ich bin seit dreißig Jahren Techniker und habe viele Veränderungen in der Außendienstbranche und bei unseren Kunden miterlebt. Seit elf Jahren bin ich im Unternehmen und die Dinge ändern und entwickeln sich ständig weiter. Die vergangenen sechs, sieben Jahre im Außendienst waren besonders hart. Jeder scheint unter immer größerem Druck zu stehen, mehr für weniger Geld zu leisten. Wir bekommen von der Geschäftsleitung die Botschaft, dass Überstunden auf ein Minimum reduziert werden müssen und unsere Produktivität so hoch wie möglich sein soll; Und das verstehe ich.“
WENIG KONTROLLE ÜBER DIE PLANUNG DER EIGENEN EINSÄTZE
„Die größte Frustration für mich ist, dass ich nur über eine einzige Sache die Kontrolle habe: über die Zeit, die ich vor Ort mit der Reparatur verbringe. Aber ich lege meine Servicetermine nicht selbst fest. Ich kann weder meinen ersten noch meinen letzten Auftrag bestimmen, auch nicht meinen Start- oder Endpunkt. Mit anderen Worten: Ich habe wenig Kontrolle über den Umfang meines Arbeitstages.“
INEFFIZIENTE TERMINPLANUNG IM AUSSENDIENST
„Wenn ich mit den anderen Außendiensttechnikern spreche, merke ich, dass es ihnen genauso geht. Und manchmal sehen wir uns auf der Autobahn in dieselbe Richtung fahren (zur selben Zeit). Ein anderes Mal überkreuzen sich unsere Wege und Einsatzgebiete, wobei uns klar ist, dass wir mit einer klügeren Terminplanung mehr Arbeit hätten erledigen können. Etwa indem einer von uns den einen Bereich bearbeitet und der andere einen anderen.“
STEIGENDE KUNDENERWARTUNGEN UND STRENGERE SLA
„Allerdings verbringe ich jeden Morgen Zeit im Büro und habe gesehen, unter welchem Druck die Planungsteams und der Kundendienst stehen und wie schwierig es ist, all den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Unsere Kunden haben immer höhere Erwartungen, die SLAs werden immer strenger, und die Termine für den Außendienst scheinen nur noch auf die Reaktionszeiten ausgerichtet zu sein. Ich habe keine Antworten für meine Kollegen in der Planung. Aber ich spüre den Schmerz draußen im Feld.“
DIE LÖSUNG: SMARTE SOFTWARE ZUR TERMINPLANUNG IM AUSSENDIENST
Die beschriebenen Probleme hören wir immer wieder, wenn Unternehmen auf uns zukommen. Sie leiden unter mühsamen, manuellen Prozessen in der Disposition. Unsere Antwort ist eine Software, die genau darauf ausgelegt ist, diese Probleme zu lösen.
Mit der Echtzeit-Software FLS VISITOUR werden Schwierigkeiten bei der Terminplanung im Außendienst beseitigt. Außendienst- und Serviceorganisationen können dann einen tagesaktuellen, dynamischen Service anbieten, wie ihn Kunden heutzutage erwarten.
Eine softwarebasierte Optimierung der Terminplanung bedeutet, dass Krankheitstage, Verspätungen, Verkehrsprobleme, Auslastung und Schichtmuster schnell und effizient verwaltet werden können. Ihr Unternehmen kann das Serviceniveau aufrechterhalten, das Ihre Techniker erwarten, und es kann sogar deren Produktivität steigern.
Die Terminplanungssoftware hilft, Ihre First-Time-Fix-Rate zu erhöhen, die durchschnittliche Auftragszeit zu verkürzen, die Serviceergebnisse zu verbessern, Ungenauigkeiten im Bestand zu reduzieren und die Kosten zu kontrollieren. Automatisierte, kostenoptimierte Termine bringen eine dynamische Einsatzplanung für das beste Ergebnis hervor.
Vorteile unserer Software zur Terminplanung im Außendienst:
- Die Optimierung beginnt bereits in der frühesten Phase der Auftragsplanung und stellt von Anfang an die größtmögliche Kosteneffizienz für Ihr Unternehmen sicher.
- Der Datenaustausch zwischen Ihrem CRM und/oder ERP und der Außendienstplanung ist über Schnittstellen gewährleistet.
- Es findet eine kontinuierlich optimierte Terminbuchung und dynamische Terminplanung in Echtzeit statt, entsprechend den Anforderungen Ihres Geschäfts.
- Eine smarte und strategische Planung Ihrer Einsätze und Aufträge durch einen leistungsstarken Algorithmus, der alle Restriktionen berücksichtigt und mit den richtigen Geodaten für die Tourenplanung arbeitet.
- Sie erhalten ein besseres Verständnis der Leistung Ihrer Workforce – über operative Berichte zum Verständnis der Performance im Workforce Management.
