In einer weiteren Projektphase vertraute SIEMAG FrankenRaster die Einlagerung seiner umfangreichen Papierdokumente, insgesamt 24.000 Ordner, an. „On demand“ können nun Mitarbeiter bei FrankenRaster die Digitalisierung des gewünschten Dokuments anfordern. Innerhalb einer Stunde werden die Unterlagen elektronisch, in einem gesicherten Bereich im Internet, zum Download zur Verfügung gestellt. Der Aufbau eines elektronischen Archivs mit allen relevanten Akten erfolgt bei SIEMAG somit in Etappen. Seit Beginn des Projektes wurden 3.000 Ordner digitalisiert.
In einer ersten Projektphase scannten die Digitalisierungsspezialisten von FrankenRaster die 140.000 großformatigen Zeichnungen, von A4 bis AO sowie Übergrößen, und speicherten diese in einer printfähigen Auflösung von 300 dpi als TIFF G4. Die Zeichnungskopfinformationen wurden in ein Excel File ausgelesen. Gleichzeitig bereitete FrankenRaster auch den Import der Dateien nach d.3 vor. Hierfür legte FrankenRaster entsprechende Importdateien an. Inzwischen stehen die großformatigen Konstruktionspläne den Mitarbeitern unternehmensweit digital zur Verfügung.
Der immer größer werdende Platzbedarf für das Papierarchiv und vor allem die daraus resultierenden langen Suchzeiten waren für SIEMAG Anfang 2005 der Anlass über neue Wege der Archivierung nachzudenken. Relativ schnell stand fest, dass außer dem Auslagern des Dokumentenarchivs, der Zugriff auf die ausgelagerten Informationen ausschließlich über das neu eingeführte Dokumentenmanagementsystem erfolgen sollte. Das Ziel war, das Papierarchiv über die Zeit weitestgehend aufzulösen. Daher suchte SIEMAG sowohl Dienstleister für die ordnungsgemäße Einlagerung der 24.000 Ordner als auch für die erforderliche Scandienstleistung zu Festpreisen.
„Die Firma Frankenraster war eines der wenigen Unternehmen in der Endauswahl, das sowohl das Einlagern von Dokumenten als auch die komplette Scandienstleistung aus einer Hand anbieten konnte. Trotz der heterogenen Ordnerinhalte (z. B. Formate von DIN A4 bis DIN A0) und des teilweise sehr schlechten Zustandes einiger Zeichnungsoriginale (z. T. 40 Jahre und älter) bot das Unternehmen als einziges Unternehmen in unserer Endauswahl seine Scandienstleistungen zu Festpreisen an. Das bestärkte uns in dem Eindruck, dass FrankenRaster sowohl die Prozesse der klassischen Archivierung als auch die Prozesse und die technischen Herausforderungen der Scandienstleistungen beherrscht. Diesen Eindruck hat FrankenRaster bis heute bestätigt“, freut sich Peter Görg, Projektverantwortlicher bei SIEMAG, über die gute Zusammenarbeit.
FrankenRaster war für den gesamten Umzug der Unterlagen verantwortlich. Die Mitarbeiter des Digitalisierungsspezialisten indexierten die Dokumente bereits vor Ort, so dass auch während des Transfers nach Monheim der Zugriff auf die Unterlagen gewahrt blieb. Dort wurden die Unterlagen strukturiert in einem Zentralarchiv ablegt, entsprechend der Abgabenordnung § 147, den
Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. Damit ist ein schnelles Auffinden der Dokumente und ein zeitnahes Bearbeiten der Anfragen möglich. Innerhalb einer Stunde werden die gewünschten Dokumente SIEMAG digital, per gesichertem Download, im Internet bereitgestellt. Seit Dezember 2005 wurden auf diese Weise 3.000 Ordner digitalisiert.
Über SIEMAG:
Die Gruppe SIEMAG realisiert individuelle Logistik- und Servicelösungen für die Stahl-, Aluminium-, NE-Metall- sowie die Bergbauindustrie mit weltweit über 200 Mitarbeitern.
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SIEMAG Mining Logistic Systems ist marktführender Spezialist für Schachtfördertechnik und schachtnahe Infrastruktur.
Weltweit genießt SIEMAG einen hervorragenden Ruf beim Bau von Schachtförderanlagen. Rund 1.500 Referenzen sprechen für Kompetenz auf Weltniveau. Zu grundsätzlichen technologischen Erneuerungen wie z. B. der Verbesserung der Sicherheitssysteme konnte das Unternehmen wesentlich beitragen.