Die JÖST GmbH + Co. KG, ein Hersteller von hochwertigen und innovativen Anlagen zur Aufbereitung von Schüttgut, setzt für die Herstellung und Verwaltung ihrer Technischen Dokumentationen künftig die Software docuglobe des Geschäftsbereiches global document solutions der technotrans AG ein. Das Unternehmen erwartet von der Investition erhebliche Kosteneinsparungen und mehr Transparenz im Bearbeitungsprozess.
„Unsere Betriebsanleitungen haben einen sehr guten Ruf, aber in letzter Zeit wurde es immer aufwändiger, den hohen Standard zu halten“, erläutert Manfred Sadowski, Prokurist sowie Bereichsleiter für Service und Technische Dokumentation bei JÖST. „Die Unterlagen werden nicht zuletzt durch die neuen EU Maschinenrichtlinien immer umfangreicher. Wir müssen allein 22 Sprachversionen vorhalten. Die Gefahr wächst, dass man den Überblick verliert.“
Um dem zu begegnen, sah sich JÖST nach einer Softwarelösung um, die die steigenden Anforderungen bewältigen konnte. Anfang 2004 begann in dem Unternehmen ein ISO9000 Zertifizierungsprozesses. Dabei wurde schnell klar, dass auch in der technischen Dokumentation etwas passieren musste, und man begann sich auf dem Markt umzusehen.
„Wir hatten dabei ein Hauptkriterium: Das System musste MS Word® als Editor benutzen, damit die Technische Dokumentation auch mit den anderen Unternehmensbereichen ohne Medien- und Systembrüche zusammenarbeiten konnte“, schildert Sadowski das Auswahlverfahren. „Auf einer Messe haben wir uns dann docuglobe angesehen und fanden es ideal geeignet.“
docuglobe verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in einer Baumstruktur ab. Nachdem alle Informationsmodule zusammengestellt sind, übernimmt die Software die inhaltliche Gliederung und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument global nutzbar als PDF-Version, als Online-Help (chm, html) oder als normales Word-Dokument zur Verfügung (Single Source-Publishing). Eine inhaltliche Änderung eines Informationsmoduls bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehender Dokumente. Soll ein neues Dokument generiert werden, übernimmt der Anwender die notwendigen Informationsmodule per drag & drop aus der Baumstruktur und stellt so das Dokument zusammen. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass vorhandene Inhalte – einmal erstellt - vielfach genutzt werden können.
Die Installation der Software wird Anfang März zunächst an den vier Arbeitsplätzen in der Technischen Dokumentation erfolgen. global document solutions übernimmt die Schulung der Mitarbeiter und leistet Unterstützung bei den ersten Schritten mit dem neuen System. Sadowski rechnet damit, das sich die ersten Einspareffekte in ca. sechs Monaten bemerkbar machen, evtl. schon früher. Von der Modularisierung der Dokumentationen verspricht er sich vor allem mehr Übersichtlichkeit und einen geringeren Änderungs- und Pflegeaufwand. Hinzu kommen deutliche Kosteneinsparungen vor allem bei den Übersetzungen. „Wir verkaufen 700 bis 800 Maschinen pro Jahr. Das Optimierungspotenzial ist also enorm.“ Man werde auch prüfen, ob die Software für andere Aufgaben wie z.B. die Erstellung von Prüfberichten eingesetzt werden kann.
„Das ein Unternehmen wie JÖST mit einer wirklich anspruchsvollen Technischen Dokumentation auf docuglobe vertraut, ist eine echte Auszeichnung für uns“, betont Ulrich Pelster, Director Documentation für den Geschäftsbereich global document solutions der technotrans AG. „Es zeigt uns aber auch, dass wir bei der Entwicklung von docuglobe den richtigen Weg eingeschlagen haben!“
„Unsere Betriebsanleitungen haben einen sehr guten Ruf, aber in letzter Zeit wurde es immer aufwändiger, den hohen Standard zu halten“, erläutert Manfred Sadowski, Prokurist sowie Bereichsleiter für Service und Technische Dokumentation bei JÖST. „Die Unterlagen werden nicht zuletzt durch die neuen EU Maschinenrichtlinien immer umfangreicher. Wir müssen allein 22 Sprachversionen vorhalten. Die Gefahr wächst, dass man den Überblick verliert.“
Um dem zu begegnen, sah sich JÖST nach einer Softwarelösung um, die die steigenden Anforderungen bewältigen konnte. Anfang 2004 begann in dem Unternehmen ein ISO9000 Zertifizierungsprozesses. Dabei wurde schnell klar, dass auch in der technischen Dokumentation etwas passieren musste, und man begann sich auf dem Markt umzusehen.
„Wir hatten dabei ein Hauptkriterium: Das System musste MS Word® als Editor benutzen, damit die Technische Dokumentation auch mit den anderen Unternehmensbereichen ohne Medien- und Systembrüche zusammenarbeiten konnte“, schildert Sadowski das Auswahlverfahren. „Auf einer Messe haben wir uns dann docuglobe angesehen und fanden es ideal geeignet.“
docuglobe verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in einer Baumstruktur ab. Nachdem alle Informationsmodule zusammengestellt sind, übernimmt die Software die inhaltliche Gliederung und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument global nutzbar als PDF-Version, als Online-Help (chm, html) oder als normales Word-Dokument zur Verfügung (Single Source-Publishing). Eine inhaltliche Änderung eines Informationsmoduls bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehender Dokumente. Soll ein neues Dokument generiert werden, übernimmt der Anwender die notwendigen Informationsmodule per drag & drop aus der Baumstruktur und stellt so das Dokument zusammen. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass vorhandene Inhalte – einmal erstellt - vielfach genutzt werden können.
Die Installation der Software wird Anfang März zunächst an den vier Arbeitsplätzen in der Technischen Dokumentation erfolgen. global document solutions übernimmt die Schulung der Mitarbeiter und leistet Unterstützung bei den ersten Schritten mit dem neuen System. Sadowski rechnet damit, das sich die ersten Einspareffekte in ca. sechs Monaten bemerkbar machen, evtl. schon früher. Von der Modularisierung der Dokumentationen verspricht er sich vor allem mehr Übersichtlichkeit und einen geringeren Änderungs- und Pflegeaufwand. Hinzu kommen deutliche Kosteneinsparungen vor allem bei den Übersetzungen. „Wir verkaufen 700 bis 800 Maschinen pro Jahr. Das Optimierungspotenzial ist also enorm.“ Man werde auch prüfen, ob die Software für andere Aufgaben wie z.B. die Erstellung von Prüfberichten eingesetzt werden kann.
„Das ein Unternehmen wie JÖST mit einer wirklich anspruchsvollen Technischen Dokumentation auf docuglobe vertraut, ist eine echte Auszeichnung für uns“, betont Ulrich Pelster, Director Documentation für den Geschäftsbereich global document solutions der technotrans AG. „Es zeigt uns aber auch, dass wir bei der Entwicklung von docuglobe den richtigen Weg eingeschlagen haben!“
