Zentralisiert, transparent und intuitiv: Mit der zweiten Version des Web-Tools ARC-Desk bringt das gds-Unternehmen Ovidius GmbH, führender Experte für XML-basierte Dokumentationen, Technische Redakteure und fachspezifische Experten beim Review-Prozess Technischer Dokumentationen noch enger zusammen. Das jetzt veröffentlichte Update macht das kollaborative Kommentieren, Diskutieren sowie Freigeben von Dokumenten deutlich leichter und effizienter. Zugleich verkürzt die Anwendung nun die Dauer des Prüfvorgangs, da sämtliche Akteure sich jederzeit auf dem neuesten Stand des Prozesses befinden und darauf eingehen können.
„ARC-Desk ist ein hervorragendes Werkzeug, um den Prüf- und Freigabeprozess zu unterstützen, da alle Benutzer direkt am Objekt kommentieren“, erklärt Sascha Wiswedel, Projektmanager bei Ovidius. Nur ein kollaboratives Verfahren gewährleiste bei großen Personengruppen, die an einem Review-Prozess beteiligt sind, die Übersicht. Mit dem Tool erhalten alle relevanten Akteure gezielt Zugriff auf das zu prüfende Dokument und hinterlassen ihre Diskussionsbeiträge direkt an der betreffenden Stelle. Diese Anmerkungen lassen sich mit einem Status versehen und andere Benutzer können wiederum mit neuen Kommentaren auf sie Bezug nehmen. Somit entfallen Diskussionen zwischen einzelnen Benutzern per Telefon, Mail oder im persönlichen Gespräch. Kommentierte PDFs gehören der Vergangenheit an. Stattdessen stehen Kommentare und Vorschläge global, gebündelt und transparent allen Akteuren zur Beteiligung offen. Das gilt auch für Freigabeprozesse: „Insbesondere bei mehrstufigen Verfahren ermöglicht ARC-Desk signifikante Zeiteinsparungen“, erklärt Wiswedel.
Zentrale Neuerung ist die native DITA-Unterstützung. Während ARC-Desk für kundenspezifische XML-Strukturen einmalig konfiguriert werden muss, können Anwender, die DITA als Informationsmodell einsetzen, durch die integrierte DITA-Unterstützung direkt loslegen. Ferner erweitert Ovidius in der neuen Programmversion 2 einige Kernfunktionen, um die Usability weiter zu erhöhen: So schlüsselt eine neue Übersicht präzise auf, wie viele Kommentare in welchem Status ein Dokument beinhaltet. "Der Editor zum Verfassen von Anmerkungen bietet nun umfassende Formatierungsfunktionen. Gerade bei umfangreicheren Kommentaren erhöhen wir hierdurch die Übersichtlichkeit und Präzision“, sagt Wiswedel.
Damit die Verteilung von Rollen und Aufgaben leichter von der Hand geht, hat das Entwicklerteam die Benutzerzuweisung vereinfacht. Zuständigkeiten können jetzt einfach per Drag & Drop festgelegt werden. Ovidius hat die E-Mail-Benachrichtigung ebenfalls verbessert. Ihre Darstellung erfolgt nun in HTML und beinhaltet Informationen zum Dokument wie zum Beispiel eine Auflistung neuer Kommentare seit dem letzten Besuch.
„ARC-Desk 2 ist noch leichter zu bedienen als die Vorgängerversion“, erläutert Wiswedel. Auch fachspezifische Benutzer, die sich mit der Struktur eines XML-Dokuments nicht auskennen, aber für den inhaltlichen Review-Prozess unerlässlich sind, können ohne Einarbeitungszeit mit dem Web-Tool arbeiten.
Weitere Informationen: www.ovidius.com
„ARC-Desk ist ein hervorragendes Werkzeug, um den Prüf- und Freigabeprozess zu unterstützen, da alle Benutzer direkt am Objekt kommentieren“, erklärt Sascha Wiswedel, Projektmanager bei Ovidius. Nur ein kollaboratives Verfahren gewährleiste bei großen Personengruppen, die an einem Review-Prozess beteiligt sind, die Übersicht. Mit dem Tool erhalten alle relevanten Akteure gezielt Zugriff auf das zu prüfende Dokument und hinterlassen ihre Diskussionsbeiträge direkt an der betreffenden Stelle. Diese Anmerkungen lassen sich mit einem Status versehen und andere Benutzer können wiederum mit neuen Kommentaren auf sie Bezug nehmen. Somit entfallen Diskussionen zwischen einzelnen Benutzern per Telefon, Mail oder im persönlichen Gespräch. Kommentierte PDFs gehören der Vergangenheit an. Stattdessen stehen Kommentare und Vorschläge global, gebündelt und transparent allen Akteuren zur Beteiligung offen. Das gilt auch für Freigabeprozesse: „Insbesondere bei mehrstufigen Verfahren ermöglicht ARC-Desk signifikante Zeiteinsparungen“, erklärt Wiswedel.
Zentrale Neuerung ist die native DITA-Unterstützung. Während ARC-Desk für kundenspezifische XML-Strukturen einmalig konfiguriert werden muss, können Anwender, die DITA als Informationsmodell einsetzen, durch die integrierte DITA-Unterstützung direkt loslegen. Ferner erweitert Ovidius in der neuen Programmversion 2 einige Kernfunktionen, um die Usability weiter zu erhöhen: So schlüsselt eine neue Übersicht präzise auf, wie viele Kommentare in welchem Status ein Dokument beinhaltet. "Der Editor zum Verfassen von Anmerkungen bietet nun umfassende Formatierungsfunktionen. Gerade bei umfangreicheren Kommentaren erhöhen wir hierdurch die Übersichtlichkeit und Präzision“, sagt Wiswedel.
Damit die Verteilung von Rollen und Aufgaben leichter von der Hand geht, hat das Entwicklerteam die Benutzerzuweisung vereinfacht. Zuständigkeiten können jetzt einfach per Drag & Drop festgelegt werden. Ovidius hat die E-Mail-Benachrichtigung ebenfalls verbessert. Ihre Darstellung erfolgt nun in HTML und beinhaltet Informationen zum Dokument wie zum Beispiel eine Auflistung neuer Kommentare seit dem letzten Besuch.
„ARC-Desk 2 ist noch leichter zu bedienen als die Vorgängerversion“, erläutert Wiswedel. Auch fachspezifische Benutzer, die sich mit der Struktur eines XML-Dokuments nicht auskennen, aber für den inhaltlichen Review-Prozess unerlässlich sind, können ohne Einarbeitungszeit mit dem Web-Tool arbeiten.
Weitere Informationen: www.ovidius.com
