Weniger Aufwand, höhere Rechtssicherheit: Die B. Strautmann & Söhne GmbH u. Co. KG setzt bei der Technischen Dokumentation auf das Redaktionssystem docublobe. Mit der Software der gds GmbH hat der Landmaschinenhersteller aus Bad Laer die Prozesse in diesem Bereich deutlich vereinfacht und beschleunigt.
Ob Rindviehfütterung, Grünfutterbergung oder Einbringdosiertechnik für Biogasanlagen: Strautmann hat alles im Programm, was Rinderzüchter sowie Betreiber von Mast- und Biogasanlagen brauchen. Das international tätige Unternehmen liefert jede Maschine mit einer entsprechenden Technischen Dokumentation in der Sprache des jeweiligen Verwendungslandes aus. Teilweise sehr komplexe Dokumente wie Risikobeurteilung, Betriebsanleitung und Wartungshandbuch sind obligatorisch, um den sicheren und einwandfreien Einsatz der Maschinen zu gewährleisten. Zudem müssen Vorgaben wie die EU-Maschinenrichtlinie und DIN EN ISO 9001 erfüllt werden – auch um etwaigen Haftungsansprüchen zu entgehen. Von daher müssen Anleitungen und Handbücher im Bedarfsfall zeitnah und in mehr als zehn Sprachen aktualisiert werden.
All diese Anforderungen bedeuteten in der Vergangenheit einen hohen Aufwand für die Abteilung für Technische Dokumentation bei Strautmann. Zuvor wurden sämtliche Prozesse über Jahre allein über das Textverarbeitungsprogramm Word abgebildet. Bei Korrekturen musste jede einzelne Dokumentversion händisch abgeändert werden. „Das alles war frickelig, aufwändig und fehleranfällig“, erklärt Axel Fröscher, Technischer Redakteur bei Strautmann.
Die Lösung: Das Unternehmen setzt auf das Redaktionssystem docuglobe der gds GmbH. „Wir haben uns mehrere Lösungen angeschaut. Den Ausschlag gab, dass das System genau auf unsere Bedürfnisse passt“, erläutert Fröscher. Das System arbeitet mit wiederverwendbaren Textbausteinen, sogenannten Informationsmodulen. Ändern sich Teile eines Modulinhalts, weil etwa ein Produkt weiterentwickelt wurde, werden die Anpassungen automatisch im ganzen Dokumentenstamm übernommen – eine Funktion, die Fröscher und seinen Kollegen eine Menge Arbeit spart: „Der größte Vorteil ist eindeutig die Wiederverwendung bestehender Textstücke beziehungsweise Module.“ Aus seiner Sicht ebenfalls wichtig: Die einfache Erlernbarkeit von docuglobe, die gute Usability und der Support durch gds. „Wir können die Betriebsanleitungen den Kunden rechtzeitig zur Verfügung stellen. Aktualisierungen gehen schneller und die Unterlagen sind immer up-to-date.“
Ob Rindviehfütterung, Grünfutterbergung oder Einbringdosiertechnik für Biogasanlagen: Strautmann hat alles im Programm, was Rinderzüchter sowie Betreiber von Mast- und Biogasanlagen brauchen. Das international tätige Unternehmen liefert jede Maschine mit einer entsprechenden Technischen Dokumentation in der Sprache des jeweiligen Verwendungslandes aus. Teilweise sehr komplexe Dokumente wie Risikobeurteilung, Betriebsanleitung und Wartungshandbuch sind obligatorisch, um den sicheren und einwandfreien Einsatz der Maschinen zu gewährleisten. Zudem müssen Vorgaben wie die EU-Maschinenrichtlinie und DIN EN ISO 9001 erfüllt werden – auch um etwaigen Haftungsansprüchen zu entgehen. Von daher müssen Anleitungen und Handbücher im Bedarfsfall zeitnah und in mehr als zehn Sprachen aktualisiert werden.
All diese Anforderungen bedeuteten in der Vergangenheit einen hohen Aufwand für die Abteilung für Technische Dokumentation bei Strautmann. Zuvor wurden sämtliche Prozesse über Jahre allein über das Textverarbeitungsprogramm Word abgebildet. Bei Korrekturen musste jede einzelne Dokumentversion händisch abgeändert werden. „Das alles war frickelig, aufwändig und fehleranfällig“, erklärt Axel Fröscher, Technischer Redakteur bei Strautmann.
Die Lösung: Das Unternehmen setzt auf das Redaktionssystem docuglobe der gds GmbH. „Wir haben uns mehrere Lösungen angeschaut. Den Ausschlag gab, dass das System genau auf unsere Bedürfnisse passt“, erläutert Fröscher. Das System arbeitet mit wiederverwendbaren Textbausteinen, sogenannten Informationsmodulen. Ändern sich Teile eines Modulinhalts, weil etwa ein Produkt weiterentwickelt wurde, werden die Anpassungen automatisch im ganzen Dokumentenstamm übernommen – eine Funktion, die Fröscher und seinen Kollegen eine Menge Arbeit spart: „Der größte Vorteil ist eindeutig die Wiederverwendung bestehender Textstücke beziehungsweise Module.“ Aus seiner Sicht ebenfalls wichtig: Die einfache Erlernbarkeit von docuglobe, die gute Usability und der Support durch gds. „Wir können die Betriebsanleitungen den Kunden rechtzeitig zur Verfügung stellen. Aktualisierungen gehen schneller und die Unterlagen sind immer up-to-date.“
