Technische Dokumentation: Brabender reduziert Aufwand und Kosten mit docuglobe

•  Dosier- und Wägemaschinenhersteller setzt auf Redaktionssystem der gds Gruppe
•  Arbeitsaufwand deutlich reduziert, Qualität erheblich gesteigert
•  Viele Maschinenbauer setzen noch immer nicht auf automatisierte Lösungen

Weniger Aufwand, geringere Kosten und noch bessere Qualität: Die Brabender Technologie GmbH & Co. KG setzt bei der Technischen Dokumentation auf das Redaktionssystem docuglobe. Mit der Lösung der gds Gruppe hat der Duisburger Produzent von Maschinen und Anlagen zum Dosieren und Wägen von Schüttgut den Workflow seiner Technischen Redaktion optimiert. Viele zeitraubende, fehleranfällige und zuvor händisch durchgeführte Arbeitsschritte werden nun automatisiert durchgeführt.

„n Zeiten steigenden Wettbewerbs und immer kürzerer Time-to-Market-Zyklen gilt es, die Technischen Dokumentationen neuer Produkte möglichst effizient erstellen zu können", erklärt Peter Schell, Leiter der Technischen Redaktion bei Brabender. Vor der Einführung des Redaktionssystems docuglobe mussten Schells Mitarbeiter alle Technischen Dokumentationen händisch erstellen. Gerade in Folge von Produktneuheiten oder Weiterentwicklungen glichen die Technischen Redakteure des Duisburger Unternehmens Änderungen zu den Vorgängerdokumentationen einzeln per Hand an – ein zeitintensives und fehleranfälliges Vorgehen.

Der zeitliche Aufwand für das Verfassen Technischer Dokumentationen habe sich mit dem neuen System um mehr als die Hälfte reduziert. Dies entlaste nicht nur die Mitarbeiter, sondern helfe dem Unternehmen, unnötige Kosten zu minimieren. „Heute erreichen wir beim Verfassen von Betriebsanleitungen für zwei vermeindlich völlig unterschiedliche Geräte dank docuglobe eine Wiederverwertungsquote von etwa 50 Prozent."

Die Lösung docuglobe basiert auf Textbausteinen, sogenannten Informationsmodulen. Ändern sich etwa im Zuge einer Produktweiterentwicklung Teile eines Modulinhalts, werden die erforderlichen Anpassungen automatisch im ganzen Dokumentenstamm übernommen. Diese Funktion ermöglichte die signifikante Reduktion des Arbeitsaufkommens bei Brabender. Da docuglobe auf der weit verbreiteten Textverarbeitungssoftware Microsoft Word basiert, profitierte das Unternehmen darüber hinaus von der kurzen Einarbeitungszeit seiner Mitarbeiter.

Das Beispiel Brabender ist bei weitem kein Einzelfall: Was den Einsatz von Redaktionssystemen in der Technischen Dokumentation angeht, wird nach wie vor eher zögerlich umgedacht. Laut einer Studie des Deutschen Fachverbandes für Technische Kommunikation (tekom) nutzten 2005 20 Prozent der Unternehmen entsprechende Content-Management-Systeme, um die Technische Redaktion effizienter zu machen. 2013 waren es immerhin schon 40 Prozent, von einer flächendeckenden Verbreitung kann jedoch bis heute keine Rede sein.

Weitere Informationen: www.gds.eu | www.ovidius.com