Mit der neuen Version 4.2 ihres Redaktionssystems docuglobe präsentiert die technotrans AG eine universell einsetzbare Lösung zur strukturierten Erstellung umfassender und mehrfach nutzbarer Dokumente. Fachpublikum und potenzielle Anwender können sich von der Leistungsfähigkeit der Software überzeugen – zum Beispiel auf der DMS EXPO, Europas führender Fachmesse und Konferenz für Informations-, Dokumenten- und Management vom 27. bis 29. September in Essen. Dort werden im Rahmen des Forums Internationale Technische Kommunikation (ITC) in Halle 2, Stand 2030, auch die neuen Schnittstellen zum DMS- und Archivsystem Saperion sowie zur Übersetzungslösung across vorgestellt.
„Mit der Version 4.2 haben wir docuglobe konsequent zu einer echten Enterprise-Lösung entwickelt“, betont Ulrich Pelster, Geschäftsbereichsleiter global document solutions der technotrans AG. „Jetzt ist es möglich, die Zugriffsberechtigungen auf Abteilungsebene zu regeln, so dass für bestimmte Unternehmensbereiche auch nur die für sie relevanten Verzeichnisstrukturen verfügbar sind.“ Das bedeutet, dass nicht mehr für jede Abteilung ein eigener docuglobe-Server notwendig ist. Ulrich Pelster: „Ein docuglobe reicht jetzt für alle!“ Vertriebsmitarbeiter etwa haben nur Zugriff auf Dokumente und Informationsmodule, die sie für ihre Arbeit benötigen – nicht aber auf Materialien der Technischen Dokumentation oder der Qualitätssicherung. Die Freigabe erfolgt auf oberster Ebene der Verzeichnisstruktur – alle untergeordneten Ordner erhalten die gleichen Rechte. Die Zugriffsrechte sind dabei an die im System eingerichteten Benutzergruppen gebunden.
Effizienz durch Modularisierung
docuglobe spielt seine Qualitäten vor allem dort aus, wo es ein hohes Dokumentenaufkommen mit redundanten Inhalten gibt. Das System verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in Form einer Baumstruktur ähnlich dem Windows-Explorer ab. Der Anwender kann aus diesen Modulen neue Dokumente erstellen, indem er sie per „drag & drop“ zusammenfügt. Danach übernimmt docuglobe die inhaltliche Gliederung und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument global nutzbar als PDF-Version, als Online-Help (chm, html) oder als normales Word-Dokument zur Verfügung (Single Source Publishing).
Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass vorhandene Inhalte – einmal erstellt – vielfach genutzt werden. Der Clou dabei: Eine inhaltliche Änderung eines Informationsmoduls bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehenden Dokumente. So ist sichergestellt, dass auch über Sprachgrenzen hinweg stets alle Dokumente auf dem aktuellen Stand und untereinander konsistent sind. „Das Resultat ist eine erhebliche Beschleunigung der Arbeitsprozesse bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität und einem attraktiven Kosten- Nutzen-Verhältnis“, so Ulrich Pelster.
Anbindung an Dokumenten- und Corporate Translation-Management-Lösungen
Doch docuglobe 4.2 kann noch mit weiteren Highlights aufwarten: So verfügt die Software zusätzlich zu der bestehenden Schnittstelle zur DMS-Lösung windream jetzt auch über eine Schnittstelle zum Dokumentenmanagement- und Archivsystem Saperion. Die Integration ermöglicht es den Anwendern, ihre mit docuglobe erstellten fertigen Dokumente und Dokumentationen unternehmensweit zu verwalten und revisionssicher zu archivieren. Weitere Effizienzsteigerungspotenziale werden durch die Anbindung an die Übersetzungssoftware across der Ahead Software AG erschlossen, die den Anwendern umfassende Unterstützung bei der Übersetzung von Dokumenten und bei der Steuerung von Übersetzungsprozessen bietet. Sie stellt den docuglobe-Anwendern nicht nur ein Translation-Memory- und Terminologiesystem zur Verfügung, sondern ermöglicht auch die Administration der Übersetzungsprozesse und das vernetzte Arbeiten aller beteiligten Akteure.
„Mit der Version 4.2 haben wir docuglobe konsequent zu einer echten Enterprise-Lösung entwickelt“, betont Ulrich Pelster, Geschäftsbereichsleiter global document solutions der technotrans AG. „Jetzt ist es möglich, die Zugriffsberechtigungen auf Abteilungsebene zu regeln, so dass für bestimmte Unternehmensbereiche auch nur die für sie relevanten Verzeichnisstrukturen verfügbar sind.“ Das bedeutet, dass nicht mehr für jede Abteilung ein eigener docuglobe-Server notwendig ist. Ulrich Pelster: „Ein docuglobe reicht jetzt für alle!“ Vertriebsmitarbeiter etwa haben nur Zugriff auf Dokumente und Informationsmodule, die sie für ihre Arbeit benötigen – nicht aber auf Materialien der Technischen Dokumentation oder der Qualitätssicherung. Die Freigabe erfolgt auf oberster Ebene der Verzeichnisstruktur – alle untergeordneten Ordner erhalten die gleichen Rechte. Die Zugriffsrechte sind dabei an die im System eingerichteten Benutzergruppen gebunden.
Effizienz durch Modularisierung
docuglobe spielt seine Qualitäten vor allem dort aus, wo es ein hohes Dokumentenaufkommen mit redundanten Inhalten gibt. Das System verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in Form einer Baumstruktur ähnlich dem Windows-Explorer ab. Der Anwender kann aus diesen Modulen neue Dokumente erstellen, indem er sie per „drag & drop“ zusammenfügt. Danach übernimmt docuglobe die inhaltliche Gliederung und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument global nutzbar als PDF-Version, als Online-Help (chm, html) oder als normales Word-Dokument zur Verfügung (Single Source Publishing).
Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass vorhandene Inhalte – einmal erstellt – vielfach genutzt werden. Der Clou dabei: Eine inhaltliche Änderung eines Informationsmoduls bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehenden Dokumente. So ist sichergestellt, dass auch über Sprachgrenzen hinweg stets alle Dokumente auf dem aktuellen Stand und untereinander konsistent sind. „Das Resultat ist eine erhebliche Beschleunigung der Arbeitsprozesse bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität und einem attraktiven Kosten- Nutzen-Verhältnis“, so Ulrich Pelster.
Anbindung an Dokumenten- und Corporate Translation-Management-Lösungen
Doch docuglobe 4.2 kann noch mit weiteren Highlights aufwarten: So verfügt die Software zusätzlich zu der bestehenden Schnittstelle zur DMS-Lösung windream jetzt auch über eine Schnittstelle zum Dokumentenmanagement- und Archivsystem Saperion. Die Integration ermöglicht es den Anwendern, ihre mit docuglobe erstellten fertigen Dokumente und Dokumentationen unternehmensweit zu verwalten und revisionssicher zu archivieren. Weitere Effizienzsteigerungspotenziale werden durch die Anbindung an die Übersetzungssoftware across der Ahead Software AG erschlossen, die den Anwendern umfassende Unterstützung bei der Übersetzung von Dokumenten und bei der Steuerung von Übersetzungsprozessen bietet. Sie stellt den docuglobe-Anwendern nicht nur ein Translation-Memory- und Terminologiesystem zur Verfügung, sondern ermöglicht auch die Administration der Übersetzungsprozesse und das vernetzte Arbeiten aller beteiligten Akteure.
