Der Umstieg auf Cloud-Computing ist Teil der sogenannten „Digitalisierung“. Dieser Begriff überlappt sich mit den Schlagworten „Industrie 4.0“ oder „internet of things (IoT)“. Für nahezu jedes Unternehmen ist der Umstieg – gerne auch „Transformation“ genannt- auf automatisierte, skalierbare Prozesse unausweichlich. Skalierbarkeit ist das neue Erfolgsgeheimnis. Es muss uns gelingen, unsere Produkte und Lösungen als Service zu definieren, um diese dann in automatisierte Bestell- und Einkaufsprozessen einzubetten.
Beispiel IT-Beschaffung und -Betrieb
In Ihren Afa-Listen befinden sich PC´s, Server, Infrastruktur und Software unterschiedlicher Hersteller. Es ist jedes Mal nervig, wenn der Support für ein Produkt ausläuft (Windows XP), wenn die Hardware erneuert werden muss, weil die neue Software mehr Leistung benötigt, oder wenn die neue Officeversion her muss, weil ihre Geschäftspartner Dateien in neuen Formaten verwenden. Der Einsatz verschiedenster Produkte ist in der historischen Entwicklung des Unternehmens begründet. Für die meisten Systeme wird eine Wartungs- oder Servicegebühr zwischen 5% - 20% des Anschaffungspreises erhoben.
Die materiellen IT-Kosten gliedern sich also in Investitionen und Servicegebühren. Im Leasingfall können beide Positionen zusammenfallen. Auch Leasing ist ein investitionsähnlicher Vorgang, weil Leasing-Laufzeiten, Rückkaufswerte und bedarfs-unscharf – also nicht zeit/nutzungsorientiert- beschafft werden. Beispiel: Beschäftigt das Unternehmen drei Praktikanten und zwei freiberufliche Mitarbeiter für drei Monate, benötigen diese je einen PC und fünf Softwarelizenzen. Diese Ressourcen müssen eingekauft werden. Besser wäre es, die Systeme nur für drei Monate mieten zu können. Und zwar per Knopfdruck (Self-Service). Hier setzt das „einfache“ Cloud-Computing an. Es ist heute leicht möglich, sich Standard-Software, wie Microsoft-Office, CRN etc. bedarfsgerecht aus der Cloud zu mieten.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ändern sich die Verfahren wie folgt: Rückstellungen und Abschreibungen für Hardware und Software entfallen. Die Kosten verlagern sich in regelmäßige Mietzahlungen. Im Vergleich muss die bisherige Verfahrensweise in Vollkostenrechnung dagegen gehalten werden. Controller rechnen also so: Aktuell wird die Hard- und Software etwa alle drei Jahre erneuert oder erfährt ein Upgrade. Hinzu kommen Installationskosten, Pflege-,Wartungs- und Reisekosten sowie Servicegebühren. Der hausinterne Support, der Beschaffungsvorgang, die Haftungsreduktionskosten sowie Programmieraufwendungen für Schnittstellen, Datensicherungsverfahren und der Betrieb des Serverraumes. Außerdem stehen permanente Personalkosten zur Diskussion, die für die Aufrechterhaltung des IT-Betriebs benötigt werden. Wird IT-Beschaffung und –Betrieb vereinfacht, bleibt mehr Energie fürs Kerngeschäft. Das bringt Effizienz.
Public-/Private-/Hybrid-Cloud?
Will man seine Software über eine Cloud beziehen, stellen sich mehrere Auswahlmöglichkeiten:
Eine Private Cloud kann ein eigenes Rechenzentrum mit „Cloud-Features“ sein. Konsequenterweise würde man diese Dienste dann auch fremden Kunden oder Tochtergesellschaften anbieten. Diese Lösung ergibt nur bei größeren Gebilden Sinn.
Eine Private Cloud kann auch in einem externen Rechenzentrum liegen. Dort mieten Sie Rechner an (physikalisch oder virtuell), um Zutrittssicherheit, Brandschutz, Klima und USV etc. gewährleisten zu können. Die Softwareverwaltung erfolgt in Eigenregie (Infrastructure as a Service= IaaS). Auch wenn die Lösung „Platform as a Service= PaaS“ gewählt wird, wo bereits das Betriebssystem inclusive aller Sicherheits- und Pflegeservices vom Rechenzentrum geliefert ist, braucht es immer noch Pflege und Wartung durch eigenes Personal. Aus dieser Umgebung werden den Mitarbeitern wartungsfreie Anwendungen über Webbrowser zur Verfügung gestellt. Die eigentliche Herausforderung liegt hier in der Schaffung einer skalierbaren IT-Infrastruktur, um die tatsächlichen Mehrwerte nutzen zu können.
Die Public Cloud oder öffentliche Cloud ist ein Angebot eines frei zugänglichen Providers, der seine Dienste offen über das Internet für jedermann zugänglich macht. Wir kennen Dienste wie Webmailer aus dem privaten Gebrauch. Auf dieser Basis werden professionelle B2B-Anwendungen angeboten, die häufig 95% aller Geschäftsprozesse in KMU abdecken. Denn CRM, FiBu, ERP, Office, Outlook aus der sicheren Cloud sind heutzutage Standard, beispielsweise beim Team von M94 oder bei der forcont. Wenn der komplette Service aus einer Hand geliefert wird, spricht man von „Software as a Service“ = SaaS.
Mit Hybrid Clouds werden Mischformen dieser beiden Ansätze bezeichnet. So laufen bestimmte Services bei öffentlichen Anbietern über das Internet, während bestimmte Anwendungen und Daten im Unternehmen betrieben und verarbeitet werden. Die Herausforderung liegt hier in der Trennung der Geschäftsprozesse in datenschutzkritische und -unkritische Workflows. Voraussetzung ist eine saubere und konsequente Klassifizierung der im Unternehmen vorhandenen und verarbeiteten Daten, die wiederum mit eigenem Fachpersonal betrieben werden müssen.
Es wäre also konsequent für KMU und Mittelstand, sich auf SaaS (Software as a Service) zu konzentrieren. Denn nur hier laufen alle Vorteile zusammen: Haftungsreduktion beim Datenschutz, Minimaler Administrationsaufwand, Liquiditätsvorteil durch Wegfall der Rückstellungen, wartungsfreie Anwendungen, Reduktion der Hardwarekosten, Verfügbarkeit auf allen Endgeräten und überall. Ganz wichtig ist die Skalierbarkeit, um in jeder Unternehmens-Situation flexibel agieren zu können. Um alle Vorteile sicher nutzen zu können, müssen sich die Anbieter einige Fragen gefallen lassen, auf die wir im letzten Kapitel eingehen.
Wie trimmt man die Denke und das Handeln der Beschäftigen auf „digital“?
Neben der Entscheidung zur Cloud-Strategie als ersten Schritt der Digitalisierung des Unternehmens wollen auch die Mitarbeiter als wichtiger Faktor entsprechend eingebunden werden. Eigentlich ist der Prozess der Digitalisierung nichts anderes als eine Modernisierung oder ein Change-Prozess. Der Unterschied liegt im Wesentlichen im Handlungsdruck, um mittelfristig überhaupt wettbewerbsfähig zu bleiben und in der unglaublichen Chance für Wachstum. Der Wechsel ist nicht ad hoc möglich, diese Modernisierung kann nur mittelfristig erfolgen. Die wichtige Zeit, um die Beschäftigten in jeder Phase „mitzunehmen“ muss eingerechnet werden.
Dabei gilt auch hier: Auch die Bildungsprojekte für Mitarbeiter sollten mit „digitalen“ Methoden erfolgen– also mit teilautomatisierten Prozessen, die der Individualität und dem Kompetenzprofil jedes einzelnen Beschäftigten Rechnung tragen. Und dabei gleichzeitig inhaltlich kompetent und sympathisch vermittelt werden. Dieses „Marketing nach innen“ ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg des Vorhabens. Betriebswirtschaftlich sind diese Aufwendungen dadurch zu rechtfertigen, dass eine gute Digital-Bildung der Beschäftigten die Effektivität des Kerngeschäftes entscheidend verbessert. Hierfür halten Spezialisten, wie beispielsweise die ML Gruppe schlanke Lösungen parat. Der Weg zur Digitalisierung besteht also aus den zwei Gleisen: Prozessuale und menschliche Kompetenz.
Risiken und Gefahren
Bei allen Vorteilen, die unser Beispiel „Cloudlösungen statt IT-Beschaffung und –Betrieb“ mit sich bringt, von der Haftungsreduktion über Liquidität und bessere Geschäftschancen: Einige Risiken sollte man im Vorfeld auf jeden Fall ausschließen.
Nummer 1: Datenschutz: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!
Achten Sie darauf, dass ihr SaaS-Anbieter dem deutschen Datenschutzgesetz unterliegt und nicht ungefragt Daten an Dritte weitergeben kann. Dazu müssen Unternehmenssitz und Serverstandort in Deutschland sein. Wichtig ist auch, dass die Mehrheitsgesellschafter keine US-Bürger oder –Firmen sind. Wem das zu kompliziert ist, orientiert sich am Original German Cloud Zertifikat. Damit werden Anbieter auf Herz und Nieren für Datenschutz und Datensicherheit überprüft. Außerdem sollten Ende-zu-Ende Verschlüsselungen selbstverständlich vorhanden sein. Auch diese am besten als Non-US-Produkt.
Nummer 2: Anbieter-Anhängigkeit (Vendor Lock)
Wenn man sich für einen Anbieter entscheidet, entscheidet man sich für eine längere Partnerschaft. Was aber, wenn der Anbieter in Insolvenz gerät oder wenn sie aus anderen Gründen wechseln wollen? Dann muss es möglich sein, die Firmendaten auf ein anderes System zu portieren. Hierbei ist nicht nur auf Standard-Schnittstellen zu achten. Man sollte es beim Pilotprojekt einfach auch mal ausprobieren.
Nummer 3: Cloud-Verwaltung und Schattencloud
Mitarbeiter dürfen nur Cloud-Dienste nutzen, die von der Geschäftsleitung freigegeben sind. Dies bedarf Änderungen in den Arbeitsverträgen. Damit den Abteilungen für alle Belange Clouddienste zur Verfügung stehen, kann ein eigenes Cloud-Warenhaus eingerichtet werden. Damit bleiben die Nutzungen und Abrechnungen kontrollierbar, zudem gibt’s damit ein Single Sign On für alle Anwendungen. Schließlich will man genau wissen, welche Dienste wie oft genutzt wurden.
Fazit
Betriebswirtschaftlich ist es sinnvoll, mit dem Umstieg auf Cloud-Technologie in die Welt der Digitalisierung einzusteigen. Apps statt Software und Services statt Produkte. Für die Kalkulation der Investition gibt es mittlerweile gute Modelle, vor allem auch bei der Personalentwicklung. Eine Delle in der Gewinnkurve während der Umstellung lässt sich nicht umgehen. Die günstige Zinsentwicklung wirkt sich positiv auf die Förderprogramme der KfW für die Finanzierung des Transformationsprozesses aus. Somit kann die zusätzliche Liquidität für die nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit, auch in mehreren Stufen, eingesetzt werden. Der Einstieg via Cloudcomputing in die Welt der digitalen Unternehmen erfolgt durch spezielle Personalbildung und technisch-organisatorische Prozesse.
Beispiel IT-Beschaffung und -Betrieb
In Ihren Afa-Listen befinden sich PC´s, Server, Infrastruktur und Software unterschiedlicher Hersteller. Es ist jedes Mal nervig, wenn der Support für ein Produkt ausläuft (Windows XP), wenn die Hardware erneuert werden muss, weil die neue Software mehr Leistung benötigt, oder wenn die neue Officeversion her muss, weil ihre Geschäftspartner Dateien in neuen Formaten verwenden. Der Einsatz verschiedenster Produkte ist in der historischen Entwicklung des Unternehmens begründet. Für die meisten Systeme wird eine Wartungs- oder Servicegebühr zwischen 5% - 20% des Anschaffungspreises erhoben.
Die materiellen IT-Kosten gliedern sich also in Investitionen und Servicegebühren. Im Leasingfall können beide Positionen zusammenfallen. Auch Leasing ist ein investitionsähnlicher Vorgang, weil Leasing-Laufzeiten, Rückkaufswerte und bedarfs-unscharf – also nicht zeit/nutzungsorientiert- beschafft werden. Beispiel: Beschäftigt das Unternehmen drei Praktikanten und zwei freiberufliche Mitarbeiter für drei Monate, benötigen diese je einen PC und fünf Softwarelizenzen. Diese Ressourcen müssen eingekauft werden. Besser wäre es, die Systeme nur für drei Monate mieten zu können. Und zwar per Knopfdruck (Self-Service). Hier setzt das „einfache“ Cloud-Computing an. Es ist heute leicht möglich, sich Standard-Software, wie Microsoft-Office, CRN etc. bedarfsgerecht aus der Cloud zu mieten.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ändern sich die Verfahren wie folgt: Rückstellungen und Abschreibungen für Hardware und Software entfallen. Die Kosten verlagern sich in regelmäßige Mietzahlungen. Im Vergleich muss die bisherige Verfahrensweise in Vollkostenrechnung dagegen gehalten werden. Controller rechnen also so: Aktuell wird die Hard- und Software etwa alle drei Jahre erneuert oder erfährt ein Upgrade. Hinzu kommen Installationskosten, Pflege-,Wartungs- und Reisekosten sowie Servicegebühren. Der hausinterne Support, der Beschaffungsvorgang, die Haftungsreduktionskosten sowie Programmieraufwendungen für Schnittstellen, Datensicherungsverfahren und der Betrieb des Serverraumes. Außerdem stehen permanente Personalkosten zur Diskussion, die für die Aufrechterhaltung des IT-Betriebs benötigt werden. Wird IT-Beschaffung und –Betrieb vereinfacht, bleibt mehr Energie fürs Kerngeschäft. Das bringt Effizienz.
Public-/Private-/Hybrid-Cloud?
Will man seine Software über eine Cloud beziehen, stellen sich mehrere Auswahlmöglichkeiten:
Eine Private Cloud kann ein eigenes Rechenzentrum mit „Cloud-Features“ sein. Konsequenterweise würde man diese Dienste dann auch fremden Kunden oder Tochtergesellschaften anbieten. Diese Lösung ergibt nur bei größeren Gebilden Sinn.
Eine Private Cloud kann auch in einem externen Rechenzentrum liegen. Dort mieten Sie Rechner an (physikalisch oder virtuell), um Zutrittssicherheit, Brandschutz, Klima und USV etc. gewährleisten zu können. Die Softwareverwaltung erfolgt in Eigenregie (Infrastructure as a Service= IaaS). Auch wenn die Lösung „Platform as a Service= PaaS“ gewählt wird, wo bereits das Betriebssystem inclusive aller Sicherheits- und Pflegeservices vom Rechenzentrum geliefert ist, braucht es immer noch Pflege und Wartung durch eigenes Personal. Aus dieser Umgebung werden den Mitarbeitern wartungsfreie Anwendungen über Webbrowser zur Verfügung gestellt. Die eigentliche Herausforderung liegt hier in der Schaffung einer skalierbaren IT-Infrastruktur, um die tatsächlichen Mehrwerte nutzen zu können.
Die Public Cloud oder öffentliche Cloud ist ein Angebot eines frei zugänglichen Providers, der seine Dienste offen über das Internet für jedermann zugänglich macht. Wir kennen Dienste wie Webmailer aus dem privaten Gebrauch. Auf dieser Basis werden professionelle B2B-Anwendungen angeboten, die häufig 95% aller Geschäftsprozesse in KMU abdecken. Denn CRM, FiBu, ERP, Office, Outlook aus der sicheren Cloud sind heutzutage Standard, beispielsweise beim Team von M94 oder bei der forcont. Wenn der komplette Service aus einer Hand geliefert wird, spricht man von „Software as a Service“ = SaaS.
Mit Hybrid Clouds werden Mischformen dieser beiden Ansätze bezeichnet. So laufen bestimmte Services bei öffentlichen Anbietern über das Internet, während bestimmte Anwendungen und Daten im Unternehmen betrieben und verarbeitet werden. Die Herausforderung liegt hier in der Trennung der Geschäftsprozesse in datenschutzkritische und -unkritische Workflows. Voraussetzung ist eine saubere und konsequente Klassifizierung der im Unternehmen vorhandenen und verarbeiteten Daten, die wiederum mit eigenem Fachpersonal betrieben werden müssen.
Es wäre also konsequent für KMU und Mittelstand, sich auf SaaS (Software as a Service) zu konzentrieren. Denn nur hier laufen alle Vorteile zusammen: Haftungsreduktion beim Datenschutz, Minimaler Administrationsaufwand, Liquiditätsvorteil durch Wegfall der Rückstellungen, wartungsfreie Anwendungen, Reduktion der Hardwarekosten, Verfügbarkeit auf allen Endgeräten und überall. Ganz wichtig ist die Skalierbarkeit, um in jeder Unternehmens-Situation flexibel agieren zu können. Um alle Vorteile sicher nutzen zu können, müssen sich die Anbieter einige Fragen gefallen lassen, auf die wir im letzten Kapitel eingehen.
Wie trimmt man die Denke und das Handeln der Beschäftigen auf „digital“?
Neben der Entscheidung zur Cloud-Strategie als ersten Schritt der Digitalisierung des Unternehmens wollen auch die Mitarbeiter als wichtiger Faktor entsprechend eingebunden werden. Eigentlich ist der Prozess der Digitalisierung nichts anderes als eine Modernisierung oder ein Change-Prozess. Der Unterschied liegt im Wesentlichen im Handlungsdruck, um mittelfristig überhaupt wettbewerbsfähig zu bleiben und in der unglaublichen Chance für Wachstum. Der Wechsel ist nicht ad hoc möglich, diese Modernisierung kann nur mittelfristig erfolgen. Die wichtige Zeit, um die Beschäftigten in jeder Phase „mitzunehmen“ muss eingerechnet werden.
Dabei gilt auch hier: Auch die Bildungsprojekte für Mitarbeiter sollten mit „digitalen“ Methoden erfolgen– also mit teilautomatisierten Prozessen, die der Individualität und dem Kompetenzprofil jedes einzelnen Beschäftigten Rechnung tragen. Und dabei gleichzeitig inhaltlich kompetent und sympathisch vermittelt werden. Dieses „Marketing nach innen“ ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg des Vorhabens. Betriebswirtschaftlich sind diese Aufwendungen dadurch zu rechtfertigen, dass eine gute Digital-Bildung der Beschäftigten die Effektivität des Kerngeschäftes entscheidend verbessert. Hierfür halten Spezialisten, wie beispielsweise die ML Gruppe schlanke Lösungen parat. Der Weg zur Digitalisierung besteht also aus den zwei Gleisen: Prozessuale und menschliche Kompetenz.
Risiken und Gefahren
Bei allen Vorteilen, die unser Beispiel „Cloudlösungen statt IT-Beschaffung und –Betrieb“ mit sich bringt, von der Haftungsreduktion über Liquidität und bessere Geschäftschancen: Einige Risiken sollte man im Vorfeld auf jeden Fall ausschließen.
Nummer 1: Datenschutz: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!
Achten Sie darauf, dass ihr SaaS-Anbieter dem deutschen Datenschutzgesetz unterliegt und nicht ungefragt Daten an Dritte weitergeben kann. Dazu müssen Unternehmenssitz und Serverstandort in Deutschland sein. Wichtig ist auch, dass die Mehrheitsgesellschafter keine US-Bürger oder –Firmen sind. Wem das zu kompliziert ist, orientiert sich am Original German Cloud Zertifikat. Damit werden Anbieter auf Herz und Nieren für Datenschutz und Datensicherheit überprüft. Außerdem sollten Ende-zu-Ende Verschlüsselungen selbstverständlich vorhanden sein. Auch diese am besten als Non-US-Produkt.
Nummer 2: Anbieter-Anhängigkeit (Vendor Lock)
Wenn man sich für einen Anbieter entscheidet, entscheidet man sich für eine längere Partnerschaft. Was aber, wenn der Anbieter in Insolvenz gerät oder wenn sie aus anderen Gründen wechseln wollen? Dann muss es möglich sein, die Firmendaten auf ein anderes System zu portieren. Hierbei ist nicht nur auf Standard-Schnittstellen zu achten. Man sollte es beim Pilotprojekt einfach auch mal ausprobieren.
Nummer 3: Cloud-Verwaltung und Schattencloud
Mitarbeiter dürfen nur Cloud-Dienste nutzen, die von der Geschäftsleitung freigegeben sind. Dies bedarf Änderungen in den Arbeitsverträgen. Damit den Abteilungen für alle Belange Clouddienste zur Verfügung stehen, kann ein eigenes Cloud-Warenhaus eingerichtet werden. Damit bleiben die Nutzungen und Abrechnungen kontrollierbar, zudem gibt’s damit ein Single Sign On für alle Anwendungen. Schließlich will man genau wissen, welche Dienste wie oft genutzt wurden.
Fazit
Betriebswirtschaftlich ist es sinnvoll, mit dem Umstieg auf Cloud-Technologie in die Welt der Digitalisierung einzusteigen. Apps statt Software und Services statt Produkte. Für die Kalkulation der Investition gibt es mittlerweile gute Modelle, vor allem auch bei der Personalentwicklung. Eine Delle in der Gewinnkurve während der Umstellung lässt sich nicht umgehen. Die günstige Zinsentwicklung wirkt sich positiv auf die Förderprogramme der KfW für die Finanzierung des Transformationsprozesses aus. Somit kann die zusätzliche Liquidität für die nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit, auch in mehreren Stufen, eingesetzt werden. Der Einstieg via Cloudcomputing in die Welt der digitalen Unternehmen erfolgt durch spezielle Personalbildung und technisch-organisatorische Prozesse.
