Der Duisburger Energielieferant und Technikdienstleister für den Bereich der mittelständischen Gewerbekunden PCC Energie GmbH hat im eigenen Haus ein Projekt realisiert, um die gesetzlichen Vorgaben für eine revisionssichere E-Mail Archivierung umzusetzen.
Bei einem Wechsel eines Kunden übernimmt die PCC Energie GmbH alle für diesen Prozess notwendigen Aufgaben für den Kunden. So kündigt die PCC Energie zum Beispiel im Auftrag des Kunden dessen Vertrag mit seinem bisherigen Lieferanten, meldet den Kunden beim Netzbetreiber zur Netznutzung an, tauscht Informationen über Zählerstände und Zählwerte mit dem Netzbetreiber aus und überwacht die korrekte Abrechung der Netznutzungsentgelte.
Um den Austausch dieser Geschäftsdaten mit dem Netzbetreiber so effizient wie möglich zu gestalten, werden diese Dokumente bei der PCC Energie elektronisch über das international standardisierte Format EDIFACT übertragen. Der Austausch dieser Daten erfolgt per E-Mail. Beim Projekt der PCC Energie GmbH ging es im Kern darum, die ein- und ausgehende Mailkommunikation im Haus so zu steuern, dass alle Maildokumente gemäß den Vorgaben aus dem UStG, der GoBS und der GDPdU revisionssicher und dokumentenecht abgelegt werden.
Zum Thema gesetzeskonforme E-Mail Archivierung hat der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. 10 Merksätze veröffentlicht:
• Ein Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
• Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
• Ein Dokument muss wieder auffindbar sein.
• Es muss das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist.
• Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
• Ein Dokument muss in der Form, in der es erfasst wurde, wieder angezeigt werden können.
• Ein Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können.
• Alle Aktionen im Archiv müssen so protokolliert werden, dass der ursprüngliche Zustand wieder herstellbar ist.
• Migration auf neue Plattformen, Medien und Software-Versionen ohne Informationsverlust muss möglich sein.
• Das System muss die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und -schutz über die Lebensdauer des Archivs sicherstellen.
Die PCC Energie GmbH realisierte das E-Mail Archiv schließlich mit der Lösung „iMarc“ von der „rent a brain GmbH“ aus Schwäbisch Gmünd. iMarc erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren und gesetzeskonformen Archivierung von Mail-Dokumenten. Das System kann einen Datenbestand von bis zu 196 Petabyte (PB) verwalten und lässt sich in jede vorhandene E-Mailstruktur eines Unternehmens integrieren, da ausschließlich Standard-Kommunikationsprotokolle verwendet werden.
Die PCC Energie GmbH verwendet ein Mailsystem auf der Basis von IBM Lotus Notes/Domino. Bei der Implementierung von iMarc vertraute das Unternehmen daher auf die Kompetenzen seines langjährigen IT-Servicepartners, der GFI Informationsdesign GmbH aus Duisburg. Die GFI Informationsdesign ist Vertriebspartner für iMarc und wird das System in Folge auch technisch betreuen. Das Gesamtkonzept und die Implementierung des E-Mail Archivs bei der PCC Energie GmbH wurde durch ein unabhängiges Wirtschaftsprüfungsinstitut als konform der Vorgaben von UStG, GoBS und GDPdU zertifiziert.
Dazu Sven Hauenstein, Geschäftsführer der GFI Informationsdesign GmbH:
„Viele Unternehmen sind sich der gesetzlichen Verpflichtung zur Mailarchivierung noch nicht voll bewusst. Oder sie schieben die Einführung immer weiter hinaus, weil ihnen das passende Konzept fehlt. Lösungen wie iMarc bieten alle notwendigen, rechtlichen Sicherheiten. Und für technische Fragen gibt es Servicepartner wie die GFI.“
Weitere Informationen zu iMarc finden Sie unter http://imarc.gfi.net
Informationen zur PCC Energie GmbH finden Sie unter http://www.mittelstandsstrom.de
Bei einem Wechsel eines Kunden übernimmt die PCC Energie GmbH alle für diesen Prozess notwendigen Aufgaben für den Kunden. So kündigt die PCC Energie zum Beispiel im Auftrag des Kunden dessen Vertrag mit seinem bisherigen Lieferanten, meldet den Kunden beim Netzbetreiber zur Netznutzung an, tauscht Informationen über Zählerstände und Zählwerte mit dem Netzbetreiber aus und überwacht die korrekte Abrechung der Netznutzungsentgelte.
Um den Austausch dieser Geschäftsdaten mit dem Netzbetreiber so effizient wie möglich zu gestalten, werden diese Dokumente bei der PCC Energie elektronisch über das international standardisierte Format EDIFACT übertragen. Der Austausch dieser Daten erfolgt per E-Mail. Beim Projekt der PCC Energie GmbH ging es im Kern darum, die ein- und ausgehende Mailkommunikation im Haus so zu steuern, dass alle Maildokumente gemäß den Vorgaben aus dem UStG, der GoBS und der GDPdU revisionssicher und dokumentenecht abgelegt werden.
Zum Thema gesetzeskonforme E-Mail Archivierung hat der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. 10 Merksätze veröffentlicht:
• Ein Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
• Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
• Ein Dokument muss wieder auffindbar sein.
• Es muss das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist.
• Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
• Ein Dokument muss in der Form, in der es erfasst wurde, wieder angezeigt werden können.
• Ein Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können.
• Alle Aktionen im Archiv müssen so protokolliert werden, dass der ursprüngliche Zustand wieder herstellbar ist.
• Migration auf neue Plattformen, Medien und Software-Versionen ohne Informationsverlust muss möglich sein.
• Das System muss die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und -schutz über die Lebensdauer des Archivs sicherstellen.
Die PCC Energie GmbH realisierte das E-Mail Archiv schließlich mit der Lösung „iMarc“ von der „rent a brain GmbH“ aus Schwäbisch Gmünd. iMarc erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren und gesetzeskonformen Archivierung von Mail-Dokumenten. Das System kann einen Datenbestand von bis zu 196 Petabyte (PB) verwalten und lässt sich in jede vorhandene E-Mailstruktur eines Unternehmens integrieren, da ausschließlich Standard-Kommunikationsprotokolle verwendet werden.
Die PCC Energie GmbH verwendet ein Mailsystem auf der Basis von IBM Lotus Notes/Domino. Bei der Implementierung von iMarc vertraute das Unternehmen daher auf die Kompetenzen seines langjährigen IT-Servicepartners, der GFI Informationsdesign GmbH aus Duisburg. Die GFI Informationsdesign ist Vertriebspartner für iMarc und wird das System in Folge auch technisch betreuen. Das Gesamtkonzept und die Implementierung des E-Mail Archivs bei der PCC Energie GmbH wurde durch ein unabhängiges Wirtschaftsprüfungsinstitut als konform der Vorgaben von UStG, GoBS und GDPdU zertifiziert.
Dazu Sven Hauenstein, Geschäftsführer der GFI Informationsdesign GmbH:
„Viele Unternehmen sind sich der gesetzlichen Verpflichtung zur Mailarchivierung noch nicht voll bewusst. Oder sie schieben die Einführung immer weiter hinaus, weil ihnen das passende Konzept fehlt. Lösungen wie iMarc bieten alle notwendigen, rechtlichen Sicherheiten. Und für technische Fragen gibt es Servicepartner wie die GFI.“
Weitere Informationen zu iMarc finden Sie unter http://imarc.gfi.net
Informationen zur PCC Energie GmbH finden Sie unter http://www.mittelstandsstrom.de
