Wie organisiert man das komplette Ticketing für Deutschlands wichtigstes Sportevent, wenn man nur zwei Wochen dazu Zeit hat? Wenn man erst nach Abpfiff des Halbfinales weiß, welche Mannschaften im Finale stehen? Wenn die Bestellungen online eingehen und die Tickets pünktlich beim Besucher eingehen müssen?
Ganz einfach: über ein modernes Dokumenten- und Prozess-Management verbunden mit umfassendem Wissen über die Abläufe bei Großveranstaltungen sowie einer profunden technischen Expertise. An der Ausschreibung zu diesem Sportevent haben sich ein halbes Dutzend Anbieter beteiligt. Da GM Consult bereits ein großes Turnier in Südafrika mit Millionen von Tickets begleitet hat, und internationale Erfahrungen sammeln konnte, gewann sie auch diesen Wettbewerb. Ausschlaggebend waren Faktoren wie Termintreue, Qualität und die guten Erfahrungen in der Vergangenheit.
Die Bestellung der Tickets erfolgt über die Website des Sportverbandes. Er liefert die Rohdaten aus seinem SAP-System als CSV-Datei. Diese Daten werden von GM Consult so aufbereitet, dass sie in maximal zwei Wochen vor dem Event als fertige Tickets zur Verfügung gestellt werden können. Bereitgestellt werden sowohl normale Tickets, wie auch Frei-Tickets und die sogenannten Hospitality-Tickets, bei denen noch andere Artikel wie Fan-Shirts oder Kappen hinzugefügt werden können. Außerdem wird für den Besucher - je nach Bestellung - ein Parkausweis, eine Broschüre und ein Informationsblatt zur Veranstaltung hinzugefügt. Das erhöht die Wertigkeit durch die besondere Haptik. Es wird jeweils eine separate Pick- und Packliste angelegt. Der Versand der Bestellungen erfolgt klassisch per Post.
Die Technik
GM Consult nutzt für den gesamten Prozess des Fulfillments ein automatisiertes Dokumenten-Prozess-Management-System TAN (Tracking and Notif System), das die Abläufe von einem zentralen Server aus steuert: Datenaufbereitung, Lieferscheinerstellung einschließlich Versand- und Produktinformationen, Berechnung von Sendungsmengen und -gewichten, Versand über Logistikdienstleister vor Ort.
Zur Erklärung: Fulfillment umfasst alle Aktivitäten vom Bestelleingang über die Kundenbetreuung, den Versand die Bearbeitung von Retouren, dem Zahlungsmanagement die Überwachung der einzelnen Prozessschritte.
Nach der Konvertierung der Datenformate wird der Produktionsprozess mit Drucken und Kuvertierung eingeleitet. Als Alternative zum postalischen Versand, können die Drucksachen auch als sichere E-Mail verschickt, in ein elektronisches Archiv oder in ein Webportal eingestellt werden. Nach Versand der Tickets erfolgt der Ausgang von Versandbestätigungen und Rechnungen.
GM Consult plant diese Dokumente zukünftig über Regify, einer patentierten und datenschutzgeprüften Technologie, die nachweisbare und rechtskonforme E-Mail Kommunikationsprozesse möglich macht, zur Verfügung zu stellen.
Ganz einfach: über ein modernes Dokumenten- und Prozess-Management verbunden mit umfassendem Wissen über die Abläufe bei Großveranstaltungen sowie einer profunden technischen Expertise. An der Ausschreibung zu diesem Sportevent haben sich ein halbes Dutzend Anbieter beteiligt. Da GM Consult bereits ein großes Turnier in Südafrika mit Millionen von Tickets begleitet hat, und internationale Erfahrungen sammeln konnte, gewann sie auch diesen Wettbewerb. Ausschlaggebend waren Faktoren wie Termintreue, Qualität und die guten Erfahrungen in der Vergangenheit.
Die Bestellung der Tickets erfolgt über die Website des Sportverbandes. Er liefert die Rohdaten aus seinem SAP-System als CSV-Datei. Diese Daten werden von GM Consult so aufbereitet, dass sie in maximal zwei Wochen vor dem Event als fertige Tickets zur Verfügung gestellt werden können. Bereitgestellt werden sowohl normale Tickets, wie auch Frei-Tickets und die sogenannten Hospitality-Tickets, bei denen noch andere Artikel wie Fan-Shirts oder Kappen hinzugefügt werden können. Außerdem wird für den Besucher - je nach Bestellung - ein Parkausweis, eine Broschüre und ein Informationsblatt zur Veranstaltung hinzugefügt. Das erhöht die Wertigkeit durch die besondere Haptik. Es wird jeweils eine separate Pick- und Packliste angelegt. Der Versand der Bestellungen erfolgt klassisch per Post.
Die Technik
GM Consult nutzt für den gesamten Prozess des Fulfillments ein automatisiertes Dokumenten-Prozess-Management-System TAN (Tracking and Notif System), das die Abläufe von einem zentralen Server aus steuert: Datenaufbereitung, Lieferscheinerstellung einschließlich Versand- und Produktinformationen, Berechnung von Sendungsmengen und -gewichten, Versand über Logistikdienstleister vor Ort.
Zur Erklärung: Fulfillment umfasst alle Aktivitäten vom Bestelleingang über die Kundenbetreuung, den Versand die Bearbeitung von Retouren, dem Zahlungsmanagement die Überwachung der einzelnen Prozessschritte.
Nach der Konvertierung der Datenformate wird der Produktionsprozess mit Drucken und Kuvertierung eingeleitet. Als Alternative zum postalischen Versand, können die Drucksachen auch als sichere E-Mail verschickt, in ein elektronisches Archiv oder in ein Webportal eingestellt werden. Nach Versand der Tickets erfolgt der Ausgang von Versandbestätigungen und Rechnungen.
GM Consult plant diese Dokumente zukünftig über Regify, einer patentierten und datenschutzgeprüften Technologie, die nachweisbare und rechtskonforme E-Mail Kommunikationsprozesse möglich macht, zur Verfügung zu stellen.
