Können Wahlen wie die bevorstehende Bundestagswahl kurzfristig organisiert werden, sogar vier Wochen früher als geplant? Nach dem Bruch der Ampel-Koalition in Berlin bestimmte die Frage nach dem idealen Zeitpunkt und der nötigen Vorbereitung die öffentliche Debatte. Ehrenamtliche der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement lieferten auf der KommDIGITALE, der kommunalen Kongressmesse zur Digitalisierung der kommunalen Verwaltung, am 19. November in Bielefeld eine Antwort.
Unter dem Titel „Erfolgsprojekt Wahl organisieren, oder: Von uns aus könnten wir 4 Wochen eher die Wahl starten“ stellten sie anhand von Best-Practice-Beispielen die Methoden des Projektmanagements bei einer Wahlvorbereitung und der Durchführung des Urnenganges vor: „Eine klare Zielsetzung und ein gemeinsames Verständnis der Projektstruktur sind essenziell“, betonte Uwe Kopp. „Das Ziel einer Wahl ist nicht verhandelbar, und die Einhaltung der Fristen erfordert eine stringente Planung. Projektmanagement bietet hier wertvolle Unterstützung durch Methoden wie Kommunikationspläne, klare Rollenverteilungen und transparente Ablagesysteme.“
Bettina Langer ergänzte: „Die Kurzfristigkeit solcher Projekte erfordert eine effiziente Ressourcennutzung und eine strukturierte Definition von Arbeitspaketen. So kann sichergestellt werden, dass alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden, ohne dass dabei die Qualität leidet.“
Projektmanagement als Schlüssel für die Wahlorganisation
Wahlen stellen besondere Anforderungen: Das feste Enddatum, gesetzliche Vorgaben und eine Vielzahl an beteiligten Akteuren – von politischen Parteien über Behörden bis hin zu externen Dienstleistern – machen eine strukturierte Vorgehensweise unverzichtbar. „Projektmanagement-Methoden optimieren die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten und reduzieren den Stress auf die Teams“, so Kopp.
Ein besonderes Augenmerk wurde auf die Einbindung digitaler Tools gelegt. „Diese Werkzeuge bieten enorme Vorteile, erleichtern die Transparenz und ermöglichen eine frühzeitige Problemerkennung“, erklärte Langer. Sie wies jedoch darauf hin, dass digitale Tools unterstützend wirken und die Expertise der Beteiligten nicht ersetzen können.
Herausforderungen meistern mit bewährten Methoden
Die Teilnehmer des Workshops erarbeiteten gemeinsam, wie klassische Projektmanagement-Methoden – wie die Definition von Meilensteinen, Stakeholder-Analysen und die Methode „Lessons Learned“ – erfolgreich auf die Wahlorganisation angewendet werden können. „Die Nachbereitung von Projekten ist ein zentraler Bestandteil, um aus Erfahrungen zu lernen und zukünftige Prozesse zu verbessern“, erklärte Langer. „Eine Wahl ist ein ideales Beispiel für den Einsatz von Projektmanagement-Methoden“, fügte sie hinzu. „Sie zeigt, wie wichtig Planung, Koordination und Transparenz sind – nicht nur für den aktuellen Erfolg, sondern auch für die Weiterentwicklung von Kompetenzen.“
Blick in die Zukunft der Wahlorganisation
Ein Trend, der auf der KommDIGITALE diskutiert wurde, ist die Vereinheitlichung der IT-Landschaft in der Wahlorganisation. „Eine homogene Systemlandschaft würde die Effizienz steigern und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen erleichtern“, erklärte Kopp. Die Automatisierung von Prozessen und die Digitalisierung der Wahlorganisation seien weitere entscheidende Faktoren für eine moderne und effektive Abwicklung.
Die Ergebnisse des Workshops zeigen: Projektmanagement ist ein unverzichtbares Werkzeug, um komplexe und zeitkritische Vorhaben wie Wahlen erfolgreich zu bewältigen. Die GPM setzt sich dafür ein, dieses Wissen weiter zu verbreiten und Projektmanagement als Kompetenz in der Gesellschaft zu etablieren.
Das komplette Interview mit Bettina Langer und Uwe Kopp finden Sie im GPM Blog: So wird die Organisation einer Wahl mit Projektmanagement zum Erfolg
Unter dem Titel „Erfolgsprojekt Wahl organisieren, oder: Von uns aus könnten wir 4 Wochen eher die Wahl starten“ stellten sie anhand von Best-Practice-Beispielen die Methoden des Projektmanagements bei einer Wahlvorbereitung und der Durchführung des Urnenganges vor: „Eine klare Zielsetzung und ein gemeinsames Verständnis der Projektstruktur sind essenziell“, betonte Uwe Kopp. „Das Ziel einer Wahl ist nicht verhandelbar, und die Einhaltung der Fristen erfordert eine stringente Planung. Projektmanagement bietet hier wertvolle Unterstützung durch Methoden wie Kommunikationspläne, klare Rollenverteilungen und transparente Ablagesysteme.“
Bettina Langer ergänzte: „Die Kurzfristigkeit solcher Projekte erfordert eine effiziente Ressourcennutzung und eine strukturierte Definition von Arbeitspaketen. So kann sichergestellt werden, dass alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden, ohne dass dabei die Qualität leidet.“
Projektmanagement als Schlüssel für die Wahlorganisation
Wahlen stellen besondere Anforderungen: Das feste Enddatum, gesetzliche Vorgaben und eine Vielzahl an beteiligten Akteuren – von politischen Parteien über Behörden bis hin zu externen Dienstleistern – machen eine strukturierte Vorgehensweise unverzichtbar. „Projektmanagement-Methoden optimieren die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten und reduzieren den Stress auf die Teams“, so Kopp.
Ein besonderes Augenmerk wurde auf die Einbindung digitaler Tools gelegt. „Diese Werkzeuge bieten enorme Vorteile, erleichtern die Transparenz und ermöglichen eine frühzeitige Problemerkennung“, erklärte Langer. Sie wies jedoch darauf hin, dass digitale Tools unterstützend wirken und die Expertise der Beteiligten nicht ersetzen können.
Herausforderungen meistern mit bewährten Methoden
Die Teilnehmer des Workshops erarbeiteten gemeinsam, wie klassische Projektmanagement-Methoden – wie die Definition von Meilensteinen, Stakeholder-Analysen und die Methode „Lessons Learned“ – erfolgreich auf die Wahlorganisation angewendet werden können. „Die Nachbereitung von Projekten ist ein zentraler Bestandteil, um aus Erfahrungen zu lernen und zukünftige Prozesse zu verbessern“, erklärte Langer. „Eine Wahl ist ein ideales Beispiel für den Einsatz von Projektmanagement-Methoden“, fügte sie hinzu. „Sie zeigt, wie wichtig Planung, Koordination und Transparenz sind – nicht nur für den aktuellen Erfolg, sondern auch für die Weiterentwicklung von Kompetenzen.“
Blick in die Zukunft der Wahlorganisation
Ein Trend, der auf der KommDIGITALE diskutiert wurde, ist die Vereinheitlichung der IT-Landschaft in der Wahlorganisation. „Eine homogene Systemlandschaft würde die Effizienz steigern und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen erleichtern“, erklärte Kopp. Die Automatisierung von Prozessen und die Digitalisierung der Wahlorganisation seien weitere entscheidende Faktoren für eine moderne und effektive Abwicklung.
Die Ergebnisse des Workshops zeigen: Projektmanagement ist ein unverzichtbares Werkzeug, um komplexe und zeitkritische Vorhaben wie Wahlen erfolgreich zu bewältigen. Die GPM setzt sich dafür ein, dieses Wissen weiter zu verbreiten und Projektmanagement als Kompetenz in der Gesellschaft zu etablieren.
Das komplette Interview mit Bettina Langer und Uwe Kopp finden Sie im GPM Blog: So wird die Organisation einer Wahl mit Projektmanagement zum Erfolg
