Seit Februar 2012 unterliegen alle revidierten und zukünftigen Managementsystemstandards (MSS) einer übergeordneten Struktur, der sogenannten „High-Level-Structure“ (HLS), was bedeutet, dass alle MSS die gleichen Kerninhalte beinhalten (z.B. Management Review, Internes Audit, personelle Ressourcen etc.). Im Mai 2021 veröffentlichte die Internationale Organisation für Normung (ISO) überarbeitete Regeln und Inhalte für die HLS mit einigen Klarstellungen, Ergänzungen und Streichungen. Aus der HLS wurde nun die HS – die "Harmonized Structure" oder der "Harmonized Approach" (HA). Inhaltlich ändert sich nichts Wesentliches, die Kernanforderungen der HLS wurden weitgehend beibehalten. Die Harmonisierte Struktur wird zudem erst mit der nächsten Revision der jeweiligen ISO-Norm umgesetzt.
Einheitliche Kerntextteile und -definitionen und eine identische Terminologie sorgen nun dafür, dass verschiedene MSS leichter nutz- und miteinander vereinbar sind: Die verschiedenen Managementsysteme wachsen immer mehr zusammen. Mit der neuen Struktur können Organisationen noch effizienter mehreren Standards folgen und das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung (KVP) gewinnbringender für sich umsetzen.
Die HLS/HS beinhaltet (laut Appendix 3 der ISO/IEC 2021):
Parallel existierende, nicht integrierte Managementsysteme weisen häufig die gleichen Probleme auf, wie etwa in gesonderten Verantwortlichkeiten, bei Verfahren und Dokumentation, Schnittstellenprobleme und Informationsverluste. Mehrfachaudits aufgrund nicht abgestimmter Auditzyklen kosten nicht nur wertvolle Zeit und bedeuten zusätzlichen Stress für die Mitarbeitenden, sie hemmen auch oft Betriebsabläufe. Ein IMS eröffnet dem Unternehmen die Chance, ein eigenes individuelles, ganzheitliches System zu entwickeln, weg von den Nachteilen paralleler Systeme, hin zur Minimierung des internen Gesamtaufwands, etwa durch Kombination von Internen Audits und Management-Reviews.
Verschiedene Managementsysteme müssen unterschiedliche Forderungen erfüllen, was häufig zu Zielkonflikten führt. Das IMS folgt dem Ziel, diese Konflikte zu lösen, Ziele abzustimmen und für klare, möglichst quantifizierbare Vorgaben zu sorgen. Die entstehende größere Transparenz, mehr Effizienz und das Harmonisieren von Widersprüchen und Zielkonflikten stärken die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeitenden – und ohne ein Team, das ein Managementsystem aktiv lebt, kann es nicht wirken.
Vorteile eines externen integrierten Audits – alles aus einer Hand
Es gibt keine „Zertifizierungsnorm“ für Integrierte Managementsysteme, nur eine Vorgabe der Akkreditierungsstellen. Durch die HLS/HS kann daher ein gutes einheitliches System etabliert werden – doch auch im IMS muss jedes Managementsystem für sich überprüft und zertifiziert werden. Die Vorteile ergeben sich also nicht aus einer Norm, sondern aus der Zertifizierungspraxis:
Einheitliche Kerntextteile und -definitionen und eine identische Terminologie sorgen nun dafür, dass verschiedene MSS leichter nutz- und miteinander vereinbar sind: Die verschiedenen Managementsysteme wachsen immer mehr zusammen. Mit der neuen Struktur können Organisationen noch effizienter mehreren Standards folgen und das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung (KVP) gewinnbringender für sich umsetzen.
Die HLS/HS beinhaltet (laut Appendix 3 der ISO/IEC 2021):
- Eine festgelegte Folge der Hauptkapitel (1-10) und Untertitel
- Standardtextpassagen zu den Haupt- und Unterkapiteln
- gemeinsame Begriffe und Definitionen für alle MSS
- Der einheitliche Aufbau und die Verwendung von identischen Kerntexten, Begriffen und Definitionen erleichtern Anwendern das Verständnis einer Norm. Laut der HS müssen künftig alle für eine Managementnorm relevanten Begriffe und deren Normdefinitionen im Kapitel 3 der jeweiligen Norm vollständig aufgeführt werden.
- Das Einführen mehrerer Managementsysteme, z.B. Qualität, Umwelt, Informationssicherheit wird durch HLS/HS einfacher und effizienter: Doppelarbeit und Dokumentationsaufwand werden stark reduziert. Laut HS wird der Geltungsbereich der einzelnen Normen in Zukunft an die angestrebten Ergebnisse des Managementsystems gekoppelt sein.
- Mit der HLS/HS können auch weitere Managementsysteme schneller in ein bestehendes System integriert werden.
- Mit einem Integrierten Managementsystem können Audits (intern und extern) leichter oder nach mehreren Normen gleichzeitig durchgeführt und Synergien genutzt werden, was nicht selten auch eine erhebliche Reduktion des personellen und finanziellen Aufwands bedeutet.
Parallel existierende, nicht integrierte Managementsysteme weisen häufig die gleichen Probleme auf, wie etwa in gesonderten Verantwortlichkeiten, bei Verfahren und Dokumentation, Schnittstellenprobleme und Informationsverluste. Mehrfachaudits aufgrund nicht abgestimmter Auditzyklen kosten nicht nur wertvolle Zeit und bedeuten zusätzlichen Stress für die Mitarbeitenden, sie hemmen auch oft Betriebsabläufe. Ein IMS eröffnet dem Unternehmen die Chance, ein eigenes individuelles, ganzheitliches System zu entwickeln, weg von den Nachteilen paralleler Systeme, hin zur Minimierung des internen Gesamtaufwands, etwa durch Kombination von Internen Audits und Management-Reviews.
Verschiedene Managementsysteme müssen unterschiedliche Forderungen erfüllen, was häufig zu Zielkonflikten führt. Das IMS folgt dem Ziel, diese Konflikte zu lösen, Ziele abzustimmen und für klare, möglichst quantifizierbare Vorgaben zu sorgen. Die entstehende größere Transparenz, mehr Effizienz und das Harmonisieren von Widersprüchen und Zielkonflikten stärken die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeitenden – und ohne ein Team, das ein Managementsystem aktiv lebt, kann es nicht wirken.
Vorteile eines externen integrierten Audits – alles aus einer Hand
Es gibt keine „Zertifizierungsnorm“ für Integrierte Managementsysteme, nur eine Vorgabe der Akkreditierungsstellen. Durch die HLS/HS kann daher ein gutes einheitliches System etabliert werden – doch auch im IMS muss jedes Managementsystem für sich überprüft und zertifiziert werden. Die Vorteile ergeben sich also nicht aus einer Norm, sondern aus der Zertifizierungspraxis:
- Erhebliche Kostenvorteile im Vergleich zur gesonderten Abwicklung der einzelnen Verfahren
- Vermeiden von Doppelbefragungen der Mitarbeitenden – zeit- und ressourcensparend
- Vielfältige Synergieeffekte durch prozessorientiertes Auditieren mehrerer Managementsysteme zugleich (intern und extern)
- Reduktion von Reisekosten durch Einsatz meist regionaler Auditorinnen und Auditoren, die für mehrere Normen berufen sind
- Bis zum 20% reduzierte Auditdauer durch Zusammenlegen von Auditterminen
- IMS decken oft bereits bis zu 80% der Anforderungen eines Nachhaltigkeitsmanagements ab
- Jedes weitere Managementsystem lässt sich problemlos integrieren
- Eine Ansprechperson im Back-Office, die den gesamten Zertifizierungsprozess vom Angebot bis zu Rechnung und Zertifikat koordiniert – Service aus einer Hand und kein Suchen nach weiteren Zertifizierern
