Software unterscheidet sich von den meisten anderen Wirtschaftsgütern, die ein Unternehmen erwirbt: Mit einer Lizenz erhält eine Firma oder auch eine Person das Recht, ein Programm einzusetzen. Die Software selbst bleibt jedoch geistiges Eigentum des Herstellers und unterliegt dem Urheberrecht; jedes installierte Softwareprogramm benötigt deshalb eine Lizenz. Aus diesem Grunde ist es wichtig, der Verwaltung, Erfassung und Wartung von Software nach deren Erwerb eine hohe Bedeutung beizumessen.
Für einen genauen Überblick über die gesamte Software- bzw. Lizenzsituation nutzt die GWS deshalb den Software Asset Management (SAM)-Prozess von Microsoft. Dabei werden alle Geschäftsprozesse, die nötig sind, um den Soft-warebestand in allen Lebenszyklusphasen zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen, in einem Prozess gebündelt. Dieser setzt sich aus zwei Teilen zusammen: der Lizenzevaluierung und der SAM Optimierungseinstufung. Bei der Lizenzevaluierung wurde die im Unternehmen installierte Software mit den erworbenen Lizenzstand abgeglichen. Die SAM-Optimierungseinstufung bein-haltete eine Überprüfung der vorhandenen Richtlinien und der internen Verfahren sowie daraus abgeleitete Verbesserungsvorschläge für die präventive Sicherstellung einer stets korrekten Lizenzierung. Die Richtigkeit der Lizenzierung wurde durch einen schriftlichen Bericht dokumentiert und ist der GWS durch ein Zertifikat bescheinigt worden.
In der GWS ist die durch SAM gewonnene Transparenz zum einen die Grundlage für kostenoptimierende Entscheidungen, um so Einsparpotenziale zu realisieren. Zum anderen wird der notwendige Softwarebedarf im Unternehmen bestimmt, die Nutzung veralteter Software vermieden, die stets lizenzrechtlich einwandfreie Installation der eingesetzten Softwareprodukte gesichert und der Einsatz der optimalen Technologie gewährleistet. Außerdem findet durch SAM eine Durchleuchtung der rechtlichen Risiken statt.
„Wir erhalten im Hinblick auf die korrekte Lizenzierung sowie mögliche Haf-tungsrisiken die Gewissheit, dass sich keine unvorhergesehenen rechtlichen Konsequenzen für die GWS ergeben“, erläutert Detlef Thiemann Prokurist und Abteilungsleiter Kaufmännische Steuerung der GWS. „Dies verschafft uns ei-nerseits Verfahrenssicherheit und andererseits langfristige Planungssicherheit.“
Auch die Kunden der GWS profitieren von diesem Prozess: das Wissen, worauf es beim Kauf und bei der Verwaltung von Lizenzen in ihren Unternehmen ankommt und wo unter Umständen Optimierungspotenzial verborgen ist, wird in Beratungsgesprächen erörtert. Erste Rückmeldungen aus dem GWS-Bestandskundenumfeld zu SAM zeigen, dass das Interesse an diesem wichtigen Thema sehr groß ist.
Die jährliche routinemäßige Überprüfung der Zertifizierung findet bei der GWS durch einen unabhängigen – von Microsoft anerkannten – Gutachter statt.
Für einen genauen Überblick über die gesamte Software- bzw. Lizenzsituation nutzt die GWS deshalb den Software Asset Management (SAM)-Prozess von Microsoft. Dabei werden alle Geschäftsprozesse, die nötig sind, um den Soft-warebestand in allen Lebenszyklusphasen zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen, in einem Prozess gebündelt. Dieser setzt sich aus zwei Teilen zusammen: der Lizenzevaluierung und der SAM Optimierungseinstufung. Bei der Lizenzevaluierung wurde die im Unternehmen installierte Software mit den erworbenen Lizenzstand abgeglichen. Die SAM-Optimierungseinstufung bein-haltete eine Überprüfung der vorhandenen Richtlinien und der internen Verfahren sowie daraus abgeleitete Verbesserungsvorschläge für die präventive Sicherstellung einer stets korrekten Lizenzierung. Die Richtigkeit der Lizenzierung wurde durch einen schriftlichen Bericht dokumentiert und ist der GWS durch ein Zertifikat bescheinigt worden.
In der GWS ist die durch SAM gewonnene Transparenz zum einen die Grundlage für kostenoptimierende Entscheidungen, um so Einsparpotenziale zu realisieren. Zum anderen wird der notwendige Softwarebedarf im Unternehmen bestimmt, die Nutzung veralteter Software vermieden, die stets lizenzrechtlich einwandfreie Installation der eingesetzten Softwareprodukte gesichert und der Einsatz der optimalen Technologie gewährleistet. Außerdem findet durch SAM eine Durchleuchtung der rechtlichen Risiken statt.
„Wir erhalten im Hinblick auf die korrekte Lizenzierung sowie mögliche Haf-tungsrisiken die Gewissheit, dass sich keine unvorhergesehenen rechtlichen Konsequenzen für die GWS ergeben“, erläutert Detlef Thiemann Prokurist und Abteilungsleiter Kaufmännische Steuerung der GWS. „Dies verschafft uns ei-nerseits Verfahrenssicherheit und andererseits langfristige Planungssicherheit.“
Auch die Kunden der GWS profitieren von diesem Prozess: das Wissen, worauf es beim Kauf und bei der Verwaltung von Lizenzen in ihren Unternehmen ankommt und wo unter Umständen Optimierungspotenzial verborgen ist, wird in Beratungsgesprächen erörtert. Erste Rückmeldungen aus dem GWS-Bestandskundenumfeld zu SAM zeigen, dass das Interesse an diesem wichtigen Thema sehr groß ist.
Die jährliche routinemäßige Überprüfung der Zertifizierung findet bei der GWS durch einen unabhängigen – von Microsoft anerkannten – Gutachter statt.
