Die GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH (GWS) hat bei ihrem Stammkunden bauXpert GmbH in Bad Bramstedt ein weiteres anspruchsvolles IT-Projekt erfolgreich umgesetzt. Zur Optimierung der Vorteile des gemeinsamen Einkaufes sowie der nachgelagerten Prozesse, wie Daten- und Belegfluss, aber auch bei der Zahlungsabwicklung, werden seit Beginn des Jahres 2014 ein Teil der Rechnungsabwicklung der 23 Gesellschafter in der neu gegründeten Tochtergesellschaft bauXpert Zentraleinkauf GmbH gebündelt und darüber zentralisiert im ersten Schritt rund 160 Lieferanten abgerechnet. Als Grundlage für die reibungslose, vor allem aber papierlose Umsetzung der Zentralfakturierung, in die auch die EUROBAUSTOFF eingebunden ist, dient das bei der bauXpert-Zentrale und vielen Gesellschaftern vorhandene ERP-System gevis ERP der GWS.
Um das Projekt in der geplanten Zeit umsetzen zu können, war ein Team aus Mitarbeitern der bauXpert und der GWS permanent in Münster und Bad Bramstedt im Einsatz. Neben der Aufnahme und Dokumentation des Projektzieles bestand ihre Aufgabe vor allem in der Konzeption eines Prozesses, in dem sich die Interessen der Industrie, der EUROBAUSTOFF, der bauXpert-Zentrale sowie der bauXpert-Gesellschafter optimal wiederfinden, der gleichzeitig aber möglichst keinerlei zusätzliche Personalressourcen bindet. Zudem musste darauf geachtet werden, dass die bereits vorhandenen Abrechnungsprozesse über die EUROBAUSTOFF im Wesentlichen nicht verändert werden, gleiches galt für die Bestellabläufe der Gesellschafter in Richtung Industrie.
Die nun umgesetzte Lösung setzt fast vollständig auf EDI und papierlose Prozesse. Das heißt: Geht es um die Bestellung von Waren bei der Industrie, so erfolgt diese auch weiterhin und ohne Veränderung direkt bei der Industrie, jedoch im Namen und auf Rechnung der bauXpert Zentraleinkauf GmbH. Die Abrechnung erfolgt über die vorhandene EUROBAUSTOFF-Anbindung. Neu sind dabei Rechnungsempfänger und Daten- bzw. Belegfluss. Wurden diese zuvor von der EUROBAUSTOFF direkt an die bauXpert-Gesellschafter gesendet, so laufen die täglich mehrere Tausend Kreditoren-Rechnungen nun komplett über eine neue Schnittstelle an den bauXpert Zentraleinkauf, der aus diesen täglichen Gesamtrechnungen Sammelrechnungen pro Gesellschafter erzeugt und die Originalbelege automatisch zuordnet. Zahlungsavise und Rechnungsdaten werden den Gesellschaftern ebenso auf dem zentralen GWS-System zur Verfügung gestellt, wie die verschlagworteten Belege für das jeweilige, ebenfalls zentral betriebene Archivsystem. Hinter jeder im XML-Format übermittelten Rechnung der bauXpert Zentraleinkauf finden sich auch gebündelt alle Belege der Vorinstanzen. Eine täglich aktualisierte Fällligkeitsvorschau ergänzt den Datentransfer zum Gesellschafter. bauXpert-Gesellschafter, die kein gevis nutzen, erhalten die Daten per Mail und lesen diese teilweise per Schnittstelle in ihre Systeme ein.
Zahlung auf SEPA-Basis
Die Zahlung der Rechnungen erfolgt anschließend über das SEPA-Firmenlastschriftverfahren. bauXpert Zentraleinkauf schickt hierfür per eMail automatisiert ein ausdruckbares Zahlungsavis an die Gesellschafter und zieht das Geld zum vereinbarten Termin ein. Ferner erhält der Gesellschafter mit der zuvor genannten eMail eine spezielle Avis-Datei, die beim Gesellschafter in einer automatischen Verarbeitung zum Schließen der offenen Kreditorenposten verwendet wird.
Bei den Verantwortlichen der bauXpert GmbH ist man mit der Planung und Umsetzung des Projekts hoch zufrieden. In einer Mail des Leiters des Rechenzentrums Michael Becker an die zuständigen Stellen in Münster heißt es wörtlich: "Man hat sehr gespürt, wie viel Motivation und Spaß am Projekt bei allen Beteiligten vorhanden war. Das Ergebnis kann sich sehen lassen und unterstützt uns sehr in der Umsetzung der dazugehörigen Ziele." Diese Aussage wurde vom Geschäftsführer Stefan Freis 1:1 bestätigt: "Ich kann mich Herrn Becker nur anschließen und mich ebenfalls für die hervorragende Umsetzung des Projektes bedanken!"
Um das Projekt in der geplanten Zeit umsetzen zu können, war ein Team aus Mitarbeitern der bauXpert und der GWS permanent in Münster und Bad Bramstedt im Einsatz. Neben der Aufnahme und Dokumentation des Projektzieles bestand ihre Aufgabe vor allem in der Konzeption eines Prozesses, in dem sich die Interessen der Industrie, der EUROBAUSTOFF, der bauXpert-Zentrale sowie der bauXpert-Gesellschafter optimal wiederfinden, der gleichzeitig aber möglichst keinerlei zusätzliche Personalressourcen bindet. Zudem musste darauf geachtet werden, dass die bereits vorhandenen Abrechnungsprozesse über die EUROBAUSTOFF im Wesentlichen nicht verändert werden, gleiches galt für die Bestellabläufe der Gesellschafter in Richtung Industrie.
Die nun umgesetzte Lösung setzt fast vollständig auf EDI und papierlose Prozesse. Das heißt: Geht es um die Bestellung von Waren bei der Industrie, so erfolgt diese auch weiterhin und ohne Veränderung direkt bei der Industrie, jedoch im Namen und auf Rechnung der bauXpert Zentraleinkauf GmbH. Die Abrechnung erfolgt über die vorhandene EUROBAUSTOFF-Anbindung. Neu sind dabei Rechnungsempfänger und Daten- bzw. Belegfluss. Wurden diese zuvor von der EUROBAUSTOFF direkt an die bauXpert-Gesellschafter gesendet, so laufen die täglich mehrere Tausend Kreditoren-Rechnungen nun komplett über eine neue Schnittstelle an den bauXpert Zentraleinkauf, der aus diesen täglichen Gesamtrechnungen Sammelrechnungen pro Gesellschafter erzeugt und die Originalbelege automatisch zuordnet. Zahlungsavise und Rechnungsdaten werden den Gesellschaftern ebenso auf dem zentralen GWS-System zur Verfügung gestellt, wie die verschlagworteten Belege für das jeweilige, ebenfalls zentral betriebene Archivsystem. Hinter jeder im XML-Format übermittelten Rechnung der bauXpert Zentraleinkauf finden sich auch gebündelt alle Belege der Vorinstanzen. Eine täglich aktualisierte Fällligkeitsvorschau ergänzt den Datentransfer zum Gesellschafter. bauXpert-Gesellschafter, die kein gevis nutzen, erhalten die Daten per Mail und lesen diese teilweise per Schnittstelle in ihre Systeme ein.
Zahlung auf SEPA-Basis
Die Zahlung der Rechnungen erfolgt anschließend über das SEPA-Firmenlastschriftverfahren. bauXpert Zentraleinkauf schickt hierfür per eMail automatisiert ein ausdruckbares Zahlungsavis an die Gesellschafter und zieht das Geld zum vereinbarten Termin ein. Ferner erhält der Gesellschafter mit der zuvor genannten eMail eine spezielle Avis-Datei, die beim Gesellschafter in einer automatischen Verarbeitung zum Schließen der offenen Kreditorenposten verwendet wird.
Bei den Verantwortlichen der bauXpert GmbH ist man mit der Planung und Umsetzung des Projekts hoch zufrieden. In einer Mail des Leiters des Rechenzentrums Michael Becker an die zuständigen Stellen in Münster heißt es wörtlich: "Man hat sehr gespürt, wie viel Motivation und Spaß am Projekt bei allen Beteiligten vorhanden war. Das Ergebnis kann sich sehen lassen und unterstützt uns sehr in der Umsetzung der dazugehörigen Ziele." Diese Aussage wurde vom Geschäftsführer Stefan Freis 1:1 bestätigt: "Ich kann mich Herrn Becker nur anschließen und mich ebenfalls für die hervorragende Umsetzung des Projektes bedanken!"
