Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht wurde in verschiedenen Passagen ergänzt. Die Ausnahmen sind jetzt enger formuliert als zuvor. Die Bestimmungen gelten auch für Dienstleistungen.
Kasseneinnahmen und Kassen¬ausgaben sind nun zwingend täglich festzuhalten. Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalles ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen, was der Steuerpflichtige nachzuweisen hat. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt jedoch nicht, wenn eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Systems verwendet wird. Dies ist nach wie vor zulässig. Wird allerdings ein elektronisches System verwendet, gilt stets eine Pflicht zur Einzelaufzeichnung.
Auch die Thematik von EC-Kartenumsätzen im Kassenbuch wurde in die Neufassung aufgenommen. Die GoBD stellen hierbei klar, dass eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch dann nicht zu beanstanden ist, wenn die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze gesondert kenntlich gemacht werden und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen werden. Die Kassensturzfähigkeit der Kasse muss zudem weiterhin gegeben sein.
Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege
Bei Buchungsbelegen ist die Aufbewahrung lediglich der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate (sogenannte buchungsbegründende Belege) ausreichend, sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. Weitere etwaig vorhandene bildhafte Urschriften müssen in diesem Fall nicht aufbewahrt werden. Das gilt auch für elektronische Meldungen (z.B. Kontoauszug im CSV-Format oder als XML-File), für die inhalts¬gleiche Dokumente in Papierform zusätzlich bereitgestellt werden.
Ebenfalls neu sind die Ausführungen zum Einsatz eines Fakturierungsprogramms. Es muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung beispielsweise in Form einer PDF-Datei aufbewahrt werden, wenn jederzeit aus dem System ein entsprechendes Doppel der Ausgangsrechnung erstellt werden kann und Folgendes erfüllt ist:
Änderungen einer Verfahrensdokumentation sind historisch nachvollziehbar, wenn die Änderungen versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorliegt.
Periodenweise Verbuchung
Eine weitere Verschärfung betrifft die Behandlung von Geschäftsvorfällen, die nicht in laufender Weise, sondern nur periodenweise verbucht werden. Eine solche periodenweise Erfassung ist nunmehr nur noch unter folgenden Voraussetzungen nicht zu beanstanden: Die Geschäftsvorfälle werden vorher zeitnah (bare Geschäftsvorfälle täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen) in Grundaufzeichnungen festgehalten und durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen.Die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle muss zudem im Einzelfall gewährleistet sein.Es erfolgt zeitnah eine Zuordnung durch Kontierung, mindestens aber die Zuordnung ob es sich um einen privaten oder betrieblichen Vorgang handelt.
Digitalisierung durch bildliche Erfassung von Dokumenten
In den aktualisierten GoBD werden neben dem Scannen auch andere Arten der Digitalisierung von Dokumenten genannt. Insbesondere das Abfotografieren mittels eines Smartphones ist nun ebenfalls als bildliche Erfassung zulässig.Dies gilt auch, wenn die Belege im Ausland entstanden sind oder empfangen wurden und dort direkt per Smartphone erfasst werden, beispielsweise bei Dienstreisen im Ausland. Bei einer genehmigten Verlagerung der Buchführung ins Ausland ist es zulässig, die Ursprungsbelege in Papierform in das Ausland zu schicken und dort zeitnah zu digitalisieren.
Cloud-Systeme
Es kommt nicht mehr darauf an, ob die betroffenen Datenverarbeitungs-Systeme vom Steuerpflichtigen lokal, in einer Cloud oder als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.An dieser Stelle trägt das BMF der Entwicklung Rechnung, dass in einem zunehmenden Maße die Speicherung nicht mittels eigener Hard- und Software erfolgt, sondern in einer Cloud. Es liegt auf der Hand, dass die Speicherung in einer Cloud aus der Sicht der Finanzverwaltung nicht dazu führen darf, dass der Zugriff auf Daten eingeschränkt wird.
Konvertierung und Aufbewahrung
Bei der Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmensspezifisches Format sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version zu kennzeichnen.An dieser Stelle führen die neuen GoBD allerdings insofern eine Erleichterung ein, als auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung unter den folgenden Voraussetzungen verzichtet werden kann:
Neuregelung zum Datenzugriff: Wenn mit einer Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechselns oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 6. Kalenderjahrs, das auf die Umstellung folgt, nur noch ein sogenannter Z3-Zugriff auf einem Trägermedium zur Verfügung gestellt werden.
Fazit
Die neu gefassten GoBD enthalten größtenteils Aktualisierungen an die bestehenden Vorschriften und technischen Entwicklungen sowie einzelne Klarstellungen.
Allgemein gilt: Die GoBD rücken bei den Finanzbehörden immer stärker in den Fokus. Die Nichtbeachtung eröffnet unter umständen weitreichende Schätzungsbefugnisse. Steuerpflichtige und ihre Berater müssen deshalb immer wieder prüfen, ob die Anforderungen der GoBD im Einzelfall eingehalten werden, um Probleme bei steuerlichen Betriebsprüfungen zu vermeiden..
Mit freundlichen Grüßen
Kai Comberg
Kasseneinnahmen und Kassen¬ausgaben sind nun zwingend täglich festzuhalten. Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalles ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen, was der Steuerpflichtige nachzuweisen hat. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt jedoch nicht, wenn eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Systems verwendet wird. Dies ist nach wie vor zulässig. Wird allerdings ein elektronisches System verwendet, gilt stets eine Pflicht zur Einzelaufzeichnung.
Auch die Thematik von EC-Kartenumsätzen im Kassenbuch wurde in die Neufassung aufgenommen. Die GoBD stellen hierbei klar, dass eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch dann nicht zu beanstanden ist, wenn die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze gesondert kenntlich gemacht werden und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen werden. Die Kassensturzfähigkeit der Kasse muss zudem weiterhin gegeben sein.
Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege
Bei Buchungsbelegen ist die Aufbewahrung lediglich der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate (sogenannte buchungsbegründende Belege) ausreichend, sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. Weitere etwaig vorhandene bildhafte Urschriften müssen in diesem Fall nicht aufbewahrt werden. Das gilt auch für elektronische Meldungen (z.B. Kontoauszug im CSV-Format oder als XML-File), für die inhalts¬gleiche Dokumente in Papierform zusätzlich bereitgestellt werden.
Ebenfalls neu sind die Ausführungen zum Einsatz eines Fakturierungsprogramms. Es muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung beispielsweise in Form einer PDF-Datei aufbewahrt werden, wenn jederzeit aus dem System ein entsprechendes Doppel der Ausgangsrechnung erstellt werden kann und Folgendes erfüllt ist:
- Entsprechende Stammdaten (z.B. Debitoren, Warenwirtschaft, etc.) werden laufend historiert.
- AGB werden ebenfalls historiert und aus der Verfahrensdokumentation ist ersichtlich, welche AGB bei Er¬stellung der Originalrechnung verwendet wurden.
- Originallayout des verwendeten Geschäftsbogens wird als Muster (Layer) gespeichert und bei Änderungen historisiert. Zudem ist aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich, welches Format bei Erstellung der Originalrechnung verwendet wurde (idealerweise kann bei Ausdruck oder Lesbarmachung des Rechnungs¬doppels dieses Originallayout verwendet werden).
- Weiterhin sind die Daten des Fakturierungsprogramms in maschinell auswertbarer Form und unverändert aufzubewahren.
Änderungen einer Verfahrensdokumentation sind historisch nachvollziehbar, wenn die Änderungen versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorliegt.
Periodenweise Verbuchung
Eine weitere Verschärfung betrifft die Behandlung von Geschäftsvorfällen, die nicht in laufender Weise, sondern nur periodenweise verbucht werden. Eine solche periodenweise Erfassung ist nunmehr nur noch unter folgenden Voraussetzungen nicht zu beanstanden: Die Geschäftsvorfälle werden vorher zeitnah (bare Geschäftsvorfälle täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen) in Grundaufzeichnungen festgehalten und durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen.Die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle muss zudem im Einzelfall gewährleistet sein.Es erfolgt zeitnah eine Zuordnung durch Kontierung, mindestens aber die Zuordnung ob es sich um einen privaten oder betrieblichen Vorgang handelt.
Digitalisierung durch bildliche Erfassung von Dokumenten
In den aktualisierten GoBD werden neben dem Scannen auch andere Arten der Digitalisierung von Dokumenten genannt. Insbesondere das Abfotografieren mittels eines Smartphones ist nun ebenfalls als bildliche Erfassung zulässig.Dies gilt auch, wenn die Belege im Ausland entstanden sind oder empfangen wurden und dort direkt per Smartphone erfasst werden, beispielsweise bei Dienstreisen im Ausland. Bei einer genehmigten Verlagerung der Buchführung ins Ausland ist es zulässig, die Ursprungsbelege in Papierform in das Ausland zu schicken und dort zeitnah zu digitalisieren.
Cloud-Systeme
Es kommt nicht mehr darauf an, ob die betroffenen Datenverarbeitungs-Systeme vom Steuerpflichtigen lokal, in einer Cloud oder als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.An dieser Stelle trägt das BMF der Entwicklung Rechnung, dass in einem zunehmenden Maße die Speicherung nicht mittels eigener Hard- und Software erfolgt, sondern in einer Cloud. Es liegt auf der Hand, dass die Speicherung in einer Cloud aus der Sicht der Finanzverwaltung nicht dazu führen darf, dass der Zugriff auf Daten eingeschränkt wird.
Konvertierung und Aufbewahrung
Bei der Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmensspezifisches Format sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version zu kennzeichnen.An dieser Stelle führen die neuen GoBD allerdings insofern eine Erleichterung ein, als auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung unter den folgenden Voraussetzungen verzichtet werden kann:
- Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
- Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
- Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert.
- Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.
Neuregelung zum Datenzugriff: Wenn mit einer Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechselns oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 6. Kalenderjahrs, das auf die Umstellung folgt, nur noch ein sogenannter Z3-Zugriff auf einem Trägermedium zur Verfügung gestellt werden.
Fazit
Die neu gefassten GoBD enthalten größtenteils Aktualisierungen an die bestehenden Vorschriften und technischen Entwicklungen sowie einzelne Klarstellungen.
Allgemein gilt: Die GoBD rücken bei den Finanzbehörden immer stärker in den Fokus. Die Nichtbeachtung eröffnet unter umständen weitreichende Schätzungsbefugnisse. Steuerpflichtige und ihre Berater müssen deshalb immer wieder prüfen, ob die Anforderungen der GoBD im Einzelfall eingehalten werden, um Probleme bei steuerlichen Betriebsprüfungen zu vermeiden..
Mit freundlichen Grüßen
Kai Comberg
