Einen Großauftrag hat die Hans Held GmbH vom Kommunalen Gebietsrechenzentrum Kassel auf Initiative der Stadt Kassel erhalten. Die documenta-Stadt hat sich für die behördenübergreifende Einführung von REGISAFE IQ als strategisches Produkt entschieden. Rund 1.200 Arbeitsplätze sollen in den nächsten drei Jahren mit dem elektronischen Schriftgut- und Informationsmanagement-System der Hans Held GmbH ausgestattet werden. Im ersten Schritt findet REGISAFE IQ im Personal- und Organisationsamt der Stadt Kassel Anwendung – hier werden durch eine Anbindung an das bestehende Personalsystem LOGA künftig sämtliche erforderlichen Personaldaten direkt in REGISAFE IQ übernommen und damit komplett digital verwaltet – ein Novum in Hessen.
Bevor sich die Stadt Kassel für REGISAFE IQ entschied, wurde das System im Rahmen einer Markterkundung zwei Jahre lang auf Basis der Vorgängerversion REGISAFE IT auf Herz und Nieren geprüft. „Wir wollten eine strategische Entscheidung für ein elektronisches Schriftgut- und Informationsmanagement-System treffen“, begründen Uwe Fricke und Christian Kubis als Projektverantwortliche der Stadt Kassel die Pilotzeit und fügen hinzu: „Mit REGISAFE IQ haben wir eine runde Lösung, mit der wir weiter wachsen können – und das über viele Jahre.“
Harmonisches Miteinander von Papier- und digitalen Akten
Ausschlaggebend für die Entscheidung war, dass REGISAFE IQ in der Lage ist, die Papierwelt mit der digitalen harmonisch zu verbinden. Denn in dieser Softwarelösung sind Dokumente und Akten – gleichgültig auf welchem Medium sie vorliegen – nach den gleichen Prinzipien organisiert. Dabei wird jedes papierbasierte Dokument über einen Barcode eindeutig identifiziert. Weiterhin sind in REGISAFE IQ zu jedem Papier- und digitalen Dokument Informationen darüber hinterlegt, um welchen Typ es sich handelt, wo es sich befindet, zu welchem Vorgang es gehört usw. Für die Stadt Kassel ist dieser Ansatz von herausragender Bedeutung. „Wir haben nicht vor, unsere gesamten Altakten einzuscannen und auch aus rechtlichen Gründen können wir künftig nicht alle Dokumente digital vorhalten. Deshalb war für uns eine zentrale Anforderung, dass das neue Schriftgutmanagement-System in der Lage ist, sowohl Papierakten als auch digitale Akten zentral zu verwalten“, so die Stadt Kassel..
Ein weiterer Entscheidungsgrund war – neben dem Funktionsumfang und der Ausgereiftheit des Produktes – die Flexibilität von REGISAFE IQ. Dazu die Stadt Kassel: „Beispielsweise wollen wir die Erfassungsmasken eigenständig auf die Bedürfnisse der jeweiligen Fachabteilungen ändern. Mit seinen Programmfunktionen und der Möglichkeit, Datenfelder auf einfache Weise zu ändern, können wir mit REGISAFE IQ auf die entsprechenden Anforderungen unserer Kollegen on demand eingehen.“
Kompetente Projektbegleiter
Die Hans Held GmbH ist nicht nur der Softwarelieferant für dieses umfassende Projekt, sondern auch als Organisationsberater involviert. So konnten die Mitarbeiter der Hans Held GmbH nicht nur die organisatorischen Voraussetzungen für die Einführung eines Schriftgut- und Informationsmanagement-Systems klären. Sie waren vor allen Dingen auch bei der Anpassung des hessischen Aktenplans an die individuellen Bedürfnisse der Stadt Kassel beteiligt. Hier war die langjährige Erfahrung der Hans Held GmbH bei der Erarbeitung und Modellierung von Aktenplänen eine große Hilfe.
Schnittstelle zwischen LOGA und REGISAFE IQ erleichtert den Informationsaustausch
Begonnen wird mit der Software-Installation im Personal- und Organisationsamt. Aufgrund des hohen Dokumentenaufkommens ist hier der Leidensdruck und damit die Motivation besonders hoch, sich nach einer neuen Lösung umzuschauen. Künftig werden alle Personalakten in REGISAFE IQ verwaltet. Der hierfür erforderliche Personaldatenbestand gelangt über eine Abfragefunktion, perspektivisch einer Exportschnittstelle, vom Personalsystem LOGA in REGISAFE IQ. Dazu Oliver Jungbauer, geschäftsführender Gesellschafter Vertrieb: „Wir gehen davon aus, dass das Stadt-Kassel-Projekt eine gewisse Signalwirkung auf andere Städte und Kommunen in Hessen hat. Das Personalsystem LOGA ist landesweit installiert und die Abfragefunktionalität zu REGISAFE IQ bringt für Anwender zahlreiche Vorteile mit sich.“
Neben der klassischen Verwaltung der Personalakten, erschließt REGISAFE IQ weitere Anwendungsfelder. Ein Beispiel ist die Verwaltung von eindeutig zu identifizierenden Unterlagen, wie beispielsweise Gehaltserhöhungen, Arbeitszeugnissen usw. Hier haben sich die Organisationsberater der Hans Held GmbH etwas Besonderes einfallen lassen: Über die in REGISAFE IQ hinterlegten Vorlagen erstellt der Sachbearbeiter das entsprechende Dokument, das dann mit einem Barcode versehen wird. Kommt das Dokument unterschrieben an das Personalamt zurück, wird dieses mit dem Barcode eingescannt und damit archiviert. Gleichzeitig wird der ursprüngliche Entwurf vernichtet.
Ausblick
Langfristig ist auch die Nutzung des WebPublishers vorgesehen. Mit diesem in REGISAFE IQ integrierten Modul soll eine Intranet-Umgebung aufgebaut werden, die für einen schnelleren Informationsaustausch zwischen den einzelnen Fachabteilungen sorgt. Künftig können dann Mitarbeiter ausgewählte und im System zur Verfügung stehende Schriftstücke im Intranet/ Internet einfach per Mausklick veröffentlichen.
Bevor sich die Stadt Kassel für REGISAFE IQ entschied, wurde das System im Rahmen einer Markterkundung zwei Jahre lang auf Basis der Vorgängerversion REGISAFE IT auf Herz und Nieren geprüft. „Wir wollten eine strategische Entscheidung für ein elektronisches Schriftgut- und Informationsmanagement-System treffen“, begründen Uwe Fricke und Christian Kubis als Projektverantwortliche der Stadt Kassel die Pilotzeit und fügen hinzu: „Mit REGISAFE IQ haben wir eine runde Lösung, mit der wir weiter wachsen können – und das über viele Jahre.“
Harmonisches Miteinander von Papier- und digitalen Akten
Ausschlaggebend für die Entscheidung war, dass REGISAFE IQ in der Lage ist, die Papierwelt mit der digitalen harmonisch zu verbinden. Denn in dieser Softwarelösung sind Dokumente und Akten – gleichgültig auf welchem Medium sie vorliegen – nach den gleichen Prinzipien organisiert. Dabei wird jedes papierbasierte Dokument über einen Barcode eindeutig identifiziert. Weiterhin sind in REGISAFE IQ zu jedem Papier- und digitalen Dokument Informationen darüber hinterlegt, um welchen Typ es sich handelt, wo es sich befindet, zu welchem Vorgang es gehört usw. Für die Stadt Kassel ist dieser Ansatz von herausragender Bedeutung. „Wir haben nicht vor, unsere gesamten Altakten einzuscannen und auch aus rechtlichen Gründen können wir künftig nicht alle Dokumente digital vorhalten. Deshalb war für uns eine zentrale Anforderung, dass das neue Schriftgutmanagement-System in der Lage ist, sowohl Papierakten als auch digitale Akten zentral zu verwalten“, so die Stadt Kassel..
Ein weiterer Entscheidungsgrund war – neben dem Funktionsumfang und der Ausgereiftheit des Produktes – die Flexibilität von REGISAFE IQ. Dazu die Stadt Kassel: „Beispielsweise wollen wir die Erfassungsmasken eigenständig auf die Bedürfnisse der jeweiligen Fachabteilungen ändern. Mit seinen Programmfunktionen und der Möglichkeit, Datenfelder auf einfache Weise zu ändern, können wir mit REGISAFE IQ auf die entsprechenden Anforderungen unserer Kollegen on demand eingehen.“
Kompetente Projektbegleiter
Die Hans Held GmbH ist nicht nur der Softwarelieferant für dieses umfassende Projekt, sondern auch als Organisationsberater involviert. So konnten die Mitarbeiter der Hans Held GmbH nicht nur die organisatorischen Voraussetzungen für die Einführung eines Schriftgut- und Informationsmanagement-Systems klären. Sie waren vor allen Dingen auch bei der Anpassung des hessischen Aktenplans an die individuellen Bedürfnisse der Stadt Kassel beteiligt. Hier war die langjährige Erfahrung der Hans Held GmbH bei der Erarbeitung und Modellierung von Aktenplänen eine große Hilfe.
Schnittstelle zwischen LOGA und REGISAFE IQ erleichtert den Informationsaustausch
Begonnen wird mit der Software-Installation im Personal- und Organisationsamt. Aufgrund des hohen Dokumentenaufkommens ist hier der Leidensdruck und damit die Motivation besonders hoch, sich nach einer neuen Lösung umzuschauen. Künftig werden alle Personalakten in REGISAFE IQ verwaltet. Der hierfür erforderliche Personaldatenbestand gelangt über eine Abfragefunktion, perspektivisch einer Exportschnittstelle, vom Personalsystem LOGA in REGISAFE IQ. Dazu Oliver Jungbauer, geschäftsführender Gesellschafter Vertrieb: „Wir gehen davon aus, dass das Stadt-Kassel-Projekt eine gewisse Signalwirkung auf andere Städte und Kommunen in Hessen hat. Das Personalsystem LOGA ist landesweit installiert und die Abfragefunktionalität zu REGISAFE IQ bringt für Anwender zahlreiche Vorteile mit sich.“
Neben der klassischen Verwaltung der Personalakten, erschließt REGISAFE IQ weitere Anwendungsfelder. Ein Beispiel ist die Verwaltung von eindeutig zu identifizierenden Unterlagen, wie beispielsweise Gehaltserhöhungen, Arbeitszeugnissen usw. Hier haben sich die Organisationsberater der Hans Held GmbH etwas Besonderes einfallen lassen: Über die in REGISAFE IQ hinterlegten Vorlagen erstellt der Sachbearbeiter das entsprechende Dokument, das dann mit einem Barcode versehen wird. Kommt das Dokument unterschrieben an das Personalamt zurück, wird dieses mit dem Barcode eingescannt und damit archiviert. Gleichzeitig wird der ursprüngliche Entwurf vernichtet.
Ausblick
Langfristig ist auch die Nutzung des WebPublishers vorgesehen. Mit diesem in REGISAFE IQ integrierten Modul soll eine Intranet-Umgebung aufgebaut werden, die für einen schnelleren Informationsaustausch zwischen den einzelnen Fachabteilungen sorgt. Künftig können dann Mitarbeiter ausgewählte und im System zur Verfügung stehende Schriftstücke im Intranet/ Internet einfach per Mausklick veröffentlichen.
