Der HP Designjet Scanner 4200 nimmt farbige oder schwarzweiße Vorlagen bis 109 Zentimeter auf und scant in einer Breite von bis zu 106,7 Zentimeter und einer Dicke von bis zu 1,52 Zentimeter. Damit lassen sich auch Übergrößen oder Vorlagen auf schwerem Karton bearbeiten. Vergrößerungen beziehungsweise Verkleinerungen sind von 1 bis 10.000 Prozent möglich. Die Arbeitsleistung des HP Designjet Scanner 4200 liegt bei bis zu 38 Millimetern pro Sekunde für farbige Scans und bis zu 76 Millimetern für schwarzweiße Scans – bei einer Auflösung von 424 dpi optisch und 2.400 dpi interpoliert. Mit einer vierzehn Gigabyte großen Festplatte ist auch bei umfangreichen Scanaufträgen für ausreichende Kapazität gesorgt.
Die bedienerfreundliche Software des Scanners ermöglicht das Scannen, Kopieren und Drucken per Knopfdruck. Der Anwender wird dabei über die Menüführung des LCD-Touch-Displays Schritt für Schritt geleitet. Um die eingescannten Bilder zu optimieren, stehen Funktionen wie Farbkorrektur, 2D-Schärfefilter und Weichzeichner sowie 2D-Dichtefilter zur Verfügung. Über den mitgelieferten CD-Brenners können die eingescannten Dateien im PDF, JPG oder TIF-Format gespeichert oder direkt an einen PC über das Netzwerk gesendet werden.