Am Anfang der Entwicklung dieses Systems stand die Erarbeitung der notwendigen Kennzahlen sowie die Abstimmung mit den Abteilungsleitern, der Geschäftsführung und dem Vorstand durch das Projektteam des VfB Stuttgart. Am Ende dieser Erhebung stehen insgesamt 130 Kennzahlen, davon 100 für die verschiedenen Abteilungen und 30 für den Vorstand relevante Zahlen. Die Projektbegleitung, betriebswirtschaftliche Konzeption und IT-Umsetzung erfolgte durch die Managementberatung Horváth & Partners. Alle Kennzahlen wurden auf einer benutzerfreundlichen grafischen Oberfläche dargestellt, die multidimensionale Datenbank TM1 der Firma Applix und das Reporting-Tool Insight der Firma Arcplan stellen sicher, dass alle Kennzahlen (unterteilt in die vier Funktionsbereiche Sport, Finanzen, Kunden, Organisation/Mitarbeiter) entsprechend dargestellt und ausgewertet werden können. Das System hilft beim Umbau des Vereins von einem "eingetragenen Verein alter Prägung" zu einem zukunftsorientierten, modernen mittelständischen Unternehmen.
VfB-Präsident Erwin Staudt erwartet von BalPlan, dass "wir mit Hilfe dieses Systems in der Lage sein werden, die relevanten Kennzahlen noch schneller zu kontrollieren und damit schnell auf Veränderungen des Marktes reagieren können. BalPlan ist sowohl ein Controlling-Instrument, mit dem wir die Analyse der eigenen Prozesse und Standortbestimmungen durchführen können, als auch eine strategische Ausrichtung des Unternehmens VfB Stuttgart." Ulrich Ruf, VfB-Vorstand für Finanzen und Verwaltung: "Das Management-System Balanced Scorecard ist die Weiterentwicklung der bereits bestehenden Planungs-, Controlling- und Steuerungsinstrumente." Professor Dr. Péter Horváth, Vorsitzender des Aufsichtsrats von Horváth & Partners: "Die Entwicklung und Einführung dieses Systems ist ein Beleg für die Professionalität in der Vereinsführung des VfB Stuttgart. Damit übernimmt der VfB auch hier eine Vorreiterrolle im Umfeld deutscher Profi-Sport-Organisationen."