Unter dem Motto „In guten wie in schlechten Zeiten – Chancen und Nutzen einer Personalbemessung“ hatte die ibo Software GmbH zu praxisnahen Vorträgen und zum direkten Erfahrungsaustausch geladen. Im Mittelpunkt standen dabei Chancen und Nutzen von Personalbemessungen. Als Referenten konnten erfahrene Praktiker gewonnen werden, die sich dem Thema mit unterschiedlichen Schwerpunkten näherten.
Der Weg zu einer dauerhaften Beziehung
Nach einer kurzen Begrüßung durch Frank Bender, Geschäftsführer der ibo Software GmbH, führte Annette Schäfer in das Thema ein. Sie zeigte, dass es sinnvoll ist, die Personalbemessung nicht als einmaliges Ad-hoc-Projekt durchzuführen und dann wieder in den Aktenschrank des Vergessens zu stellen. Vielmehr geht es heute darum die Personalbemessung als dauerhafte Aufgabe im Unternehmen zu etablieren, um so die Aktualität der Daten zu gewährleisten. Auf dieser Basis kann dann ein dauerhaftes Personalcontrolling etabliert werden. Schritt für Schritt zeigte die Produktmanagerin, wie mit dem Phasenkreislauf der Personalbemessung das Projekt sinnvoll und auch langfristig konzipiert werden kann.
Im ersten Schritt geht es darum, einen Aufgabenkatalog zu erstellen, der einerseits bei der Erfassung übersichtlich und handhabbar bleibt, andererseits aber auch aussagekräftige Ergebnisse liefert. Bei der anschließenden Erhebung geht es im Vorfeld immer darum, dass für das jeweilige Projekt passende Verfahren (analytisches Schätzverfahren oder exakte Zeitmessung) zu wählen und den Grad der Anonymisierung der Daten festzulegen. Wenn es dann bei Sichtung der Ergebnisse darum geht, den Ist-Zustand zu ermitteln, sollte man nie die »nackten Zahlen« für sich nehmen, sondern immer im Kontext des Unternehmens und der Erhebung betrachten. Im vierten Schritt geht es darum, die Konsequenzen aus den Ergebnissen in so genannten SOLL-Szenarien durchzuspielen. Wie können Prozesse optimiert werden? Welche Konsequenzen hat das für die Stellenbildung? Welche Auswirkungen hätten Veränderungen in den Mengen und Zeiten? Ist Outsourcing von Aufgaben eine Alternative? Im letzten Schritt schließt sich der Kreis wieder. Indem die gewonnenen Erkenntnisse in eigene Kennzahlen umgesetzt werden.
Aus der einmaligen Personalbemessung kann sich so als dauerhafte Beziehung eine kontinuierliche Personalbedarfsermittlung entwickeln. Mit vielen kleinen Hinweisen aus der Praxis reicherte die Referentin ihren Vortrag an.
Gibt es den idealen Aufgabenkatalog?
Dem Aufgabenkatalog der für eine Personalbemessung genutzt wird, kommt eine wichtige Bedeutung zu. Frank-Peter Fuhr (Sparkasse Saarbrücken) und Marc Harras (Sparkassenverband Baden-Württemberg) begaben sich daher in ihrem Vortrag auf die Suche nach dem idealen Detaillierungsgrad des Aufgabenkatalogs. Zuerst einmal sind die Rahmenbedingungen von entscheidender Bedeutung: Welche Ziele verfolge ich mit meinem Aufgabenkatalog? In welchem Umfang kann ich Mengendaten (automatisiert) ermitteln? Ein hoher Detaillierungsgrad birgt die Gefahr, dass – vor allem beim Schätzverfahren – durch die Rundung der Ergebnisse hohe Abweichungen entstehen. An konkreten Beispielen zeigten die beiden Referenten, wie hoch die Abweichungen sein können, wenn die Erhebungsbeteiligten die Zeit für Einzelaufgaben statt für die übergeordnete Hauptaufgabe schätzen.
Das Fazit zum idealen Aufgabenkatalog lautete: Der Aufgabenkatalog darf nicht zu detailliert sein, weil ein zu umfangreicher Aufgabenkatalog eine Reihe von Schwierigkeiten mit sich bringt (Übersichtlichkeit, Pflege u. Ä.) und anfällig für Schätzfehler ist. Die beiden Sparkassen-Vertreter lieferten dabei eine ganze Reihe von hilfreichen Tipps, die in der Praxis als Wegweiser zum passenden Aufgabenkatalog gute Dienste leisten können.
Personalbemessung als Grundlage für die Personalstrategie
Wilhelm Wurst, Geschäftsführer der GenoConsult GmbH, widmete sich in seinem Vortrag der Bedeutung der Personalbemessung für die Personalstrategie. Ausgehend von der These, dass angesichts des demographischen Wandels der Personalrekrutierung und -entwicklung in den nächsten Jahren entscheidende Bedeutung zukommt, skizzierte der Referent die relevanten Aspekte der Rahmenbedingungen. Um sich den Anforderungen der Zukunft zu stellen, benötigen die Unternehmen Klarheit über die qualitative und quantitative Ist-Situation des Personaleinsatzes. Die Personalbemessung kommt zum Einsatz, um die quantitative Ist-Situation zu ermitteln. Dabei kommt ihr die Aufgabe zu, die großen Baustellen aufzuzeigen und den konkreten Handlungsbedarf auszuweisen. Damit sie die Basis für die Personalstrategie bilden kann, muss sie regelmäßig durchgeführt werden. Die damit verbundene Standardisierung muss aber immer auch noch notwendige Individualisierungen und Anpassungen zulassen, um die erforderliche Akzeptanz zu finden.
Mit standardisierten Personalkostenanalysen Effizienzpotenziale erkennen
Für die Vergleichbarkeit der einzelnen Institute benötigt die Sparkassen-Finanzgruppe ein Modell, das einerseits die Individualität der einzelnen Häuser berücksichtigt, aber auch Standards definiert, auf deren Basis ein Vergleich möglich ist. Dafür hat der Deutsche Sparkassen- und Giroverband PARES Kompakt ins Leben gerufen. Dirk Buth veranschaulichte das Konzept. Mit einem gemeinsamen Aufgabenkatalog werden die Kapazitäten und Personalkosten für jedes Institut ermittelt. Darüber hinaus kann ein Vergleich mit anderen Instituten und mit den zentralen Referenzwerten erfolgen. Die Analyse im eigenen Haus schafft dabei Transparenz nach innen. Der Vergleich mit anderen Instituten liefert Hinweise auf Optimierungspotenziale und der Abgleich mit den zentralen Referenzwerten eröffnet den Blick auf mögliche Handlungsfelder.
Die anschließende Diskussion zeigte, mit wie viel Engagement das Publikum dabei war und welch wichtige Rolle das Thema in den Unternehmen spielt. Mit vielen Tipps und Anregungen im Gepäck verließen die Gäste der ibo Software GmbH das Veranstaltungshotel.
Nach dem Praxistag ist vor dem Praxistag
Einen ersten Eindruck von der Veranstaltung vermittelt der Kurzfilm „Praxistag Personalbemessung: In guten wie in schlechten Zeiten“ auf ibo-TV. Ausführliche Informationen zur Veranstaltung, zum Thema und zur ibo Personalbemessung finden alle am Thema Interessierten auf der Produkthomepage.
Der nächste Praxistag ist auch schon geplant. Nach einer Terminverschiebung findet der Praxistag zum Personalmanagement „Personalarbeit macht Spaß – wetten dass?“ am 20. November 2012 wieder am Firmensitz in Wettenberg statt.
Das vollständige Programm und ein Anmeldeformular stehen auf der Internetseite des Unternehmens zur Verfügung: www.ibo.de.
Der Weg zu einer dauerhaften Beziehung
Nach einer kurzen Begrüßung durch Frank Bender, Geschäftsführer der ibo Software GmbH, führte Annette Schäfer in das Thema ein. Sie zeigte, dass es sinnvoll ist, die Personalbemessung nicht als einmaliges Ad-hoc-Projekt durchzuführen und dann wieder in den Aktenschrank des Vergessens zu stellen. Vielmehr geht es heute darum die Personalbemessung als dauerhafte Aufgabe im Unternehmen zu etablieren, um so die Aktualität der Daten zu gewährleisten. Auf dieser Basis kann dann ein dauerhaftes Personalcontrolling etabliert werden. Schritt für Schritt zeigte die Produktmanagerin, wie mit dem Phasenkreislauf der Personalbemessung das Projekt sinnvoll und auch langfristig konzipiert werden kann.
Im ersten Schritt geht es darum, einen Aufgabenkatalog zu erstellen, der einerseits bei der Erfassung übersichtlich und handhabbar bleibt, andererseits aber auch aussagekräftige Ergebnisse liefert. Bei der anschließenden Erhebung geht es im Vorfeld immer darum, dass für das jeweilige Projekt passende Verfahren (analytisches Schätzverfahren oder exakte Zeitmessung) zu wählen und den Grad der Anonymisierung der Daten festzulegen. Wenn es dann bei Sichtung der Ergebnisse darum geht, den Ist-Zustand zu ermitteln, sollte man nie die »nackten Zahlen« für sich nehmen, sondern immer im Kontext des Unternehmens und der Erhebung betrachten. Im vierten Schritt geht es darum, die Konsequenzen aus den Ergebnissen in so genannten SOLL-Szenarien durchzuspielen. Wie können Prozesse optimiert werden? Welche Konsequenzen hat das für die Stellenbildung? Welche Auswirkungen hätten Veränderungen in den Mengen und Zeiten? Ist Outsourcing von Aufgaben eine Alternative? Im letzten Schritt schließt sich der Kreis wieder. Indem die gewonnenen Erkenntnisse in eigene Kennzahlen umgesetzt werden.
Aus der einmaligen Personalbemessung kann sich so als dauerhafte Beziehung eine kontinuierliche Personalbedarfsermittlung entwickeln. Mit vielen kleinen Hinweisen aus der Praxis reicherte die Referentin ihren Vortrag an.
Gibt es den idealen Aufgabenkatalog?
Dem Aufgabenkatalog der für eine Personalbemessung genutzt wird, kommt eine wichtige Bedeutung zu. Frank-Peter Fuhr (Sparkasse Saarbrücken) und Marc Harras (Sparkassenverband Baden-Württemberg) begaben sich daher in ihrem Vortrag auf die Suche nach dem idealen Detaillierungsgrad des Aufgabenkatalogs. Zuerst einmal sind die Rahmenbedingungen von entscheidender Bedeutung: Welche Ziele verfolge ich mit meinem Aufgabenkatalog? In welchem Umfang kann ich Mengendaten (automatisiert) ermitteln? Ein hoher Detaillierungsgrad birgt die Gefahr, dass – vor allem beim Schätzverfahren – durch die Rundung der Ergebnisse hohe Abweichungen entstehen. An konkreten Beispielen zeigten die beiden Referenten, wie hoch die Abweichungen sein können, wenn die Erhebungsbeteiligten die Zeit für Einzelaufgaben statt für die übergeordnete Hauptaufgabe schätzen.
Das Fazit zum idealen Aufgabenkatalog lautete: Der Aufgabenkatalog darf nicht zu detailliert sein, weil ein zu umfangreicher Aufgabenkatalog eine Reihe von Schwierigkeiten mit sich bringt (Übersichtlichkeit, Pflege u. Ä.) und anfällig für Schätzfehler ist. Die beiden Sparkassen-Vertreter lieferten dabei eine ganze Reihe von hilfreichen Tipps, die in der Praxis als Wegweiser zum passenden Aufgabenkatalog gute Dienste leisten können.
Personalbemessung als Grundlage für die Personalstrategie
Wilhelm Wurst, Geschäftsführer der GenoConsult GmbH, widmete sich in seinem Vortrag der Bedeutung der Personalbemessung für die Personalstrategie. Ausgehend von der These, dass angesichts des demographischen Wandels der Personalrekrutierung und -entwicklung in den nächsten Jahren entscheidende Bedeutung zukommt, skizzierte der Referent die relevanten Aspekte der Rahmenbedingungen. Um sich den Anforderungen der Zukunft zu stellen, benötigen die Unternehmen Klarheit über die qualitative und quantitative Ist-Situation des Personaleinsatzes. Die Personalbemessung kommt zum Einsatz, um die quantitative Ist-Situation zu ermitteln. Dabei kommt ihr die Aufgabe zu, die großen Baustellen aufzuzeigen und den konkreten Handlungsbedarf auszuweisen. Damit sie die Basis für die Personalstrategie bilden kann, muss sie regelmäßig durchgeführt werden. Die damit verbundene Standardisierung muss aber immer auch noch notwendige Individualisierungen und Anpassungen zulassen, um die erforderliche Akzeptanz zu finden.
Mit standardisierten Personalkostenanalysen Effizienzpotenziale erkennen
Für die Vergleichbarkeit der einzelnen Institute benötigt die Sparkassen-Finanzgruppe ein Modell, das einerseits die Individualität der einzelnen Häuser berücksichtigt, aber auch Standards definiert, auf deren Basis ein Vergleich möglich ist. Dafür hat der Deutsche Sparkassen- und Giroverband PARES Kompakt ins Leben gerufen. Dirk Buth veranschaulichte das Konzept. Mit einem gemeinsamen Aufgabenkatalog werden die Kapazitäten und Personalkosten für jedes Institut ermittelt. Darüber hinaus kann ein Vergleich mit anderen Instituten und mit den zentralen Referenzwerten erfolgen. Die Analyse im eigenen Haus schafft dabei Transparenz nach innen. Der Vergleich mit anderen Instituten liefert Hinweise auf Optimierungspotenziale und der Abgleich mit den zentralen Referenzwerten eröffnet den Blick auf mögliche Handlungsfelder.
Die anschließende Diskussion zeigte, mit wie viel Engagement das Publikum dabei war und welch wichtige Rolle das Thema in den Unternehmen spielt. Mit vielen Tipps und Anregungen im Gepäck verließen die Gäste der ibo Software GmbH das Veranstaltungshotel.
Nach dem Praxistag ist vor dem Praxistag
Einen ersten Eindruck von der Veranstaltung vermittelt der Kurzfilm „Praxistag Personalbemessung: In guten wie in schlechten Zeiten“ auf ibo-TV. Ausführliche Informationen zur Veranstaltung, zum Thema und zur ibo Personalbemessung finden alle am Thema Interessierten auf der Produkthomepage.
Der nächste Praxistag ist auch schon geplant. Nach einer Terminverschiebung findet der Praxistag zum Personalmanagement „Personalarbeit macht Spaß – wetten dass?“ am 20. November 2012 wieder am Firmensitz in Wettenberg statt.
Das vollständige Programm und ein Anmeldeformular stehen auf der Internetseite des Unternehmens zur Verfügung: www.ibo.de.
