Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen stets über genügend qualitative und quantitative Personalressourcen verfügt, um seine Ziele zu erreichen? Dieses Vorhaben können Sie unterstützen, indem Sie den Personalbedarf Ihres Unternehmens feststellen und die richtigen Maßnahmen ergreifen, um diesen Bedarf zu decken.
Was ist Personalbedarf?
Personalbedarf definiert die quantitativ und qualitativ erforderliche Anzahl an Mitarbeitenden, sowohl in Bezug auf ihre Zahl als auch auf ihre Fähigkeiten. Dieser Bedarf wird durch drei Hauptaspekte bestimmt: die Beschaffenheit der zu erledigenden Aufgaben, das Volumen und den Zeitpunkt, zu dem diese Aufgaben anfallen, sowie die Dauer, die für die Erledigung der Aufgaben benötigt wird.
Personalbedarfsermittlung
Der Fokus einer Personalbedarfsermittlung (PBE), auch „Stellenbemessung“ oder „Personalbemessung“, liegt auf der Erhebung des Ist-Zustandes. Das Ziel liegt in der Beantwortung der Frage, wie viele Beschäftigte im betreffenden Jahreszeitraum in welcher Organisationseinheit notwendig waren, um die anfallenden Aufgaben zu erledigen.
Die Personalbedarfsermittlung bildet die Basis für eine langfristige und nachhaltige Personalplanung und ist ein wesentliches Instrument der Personalressourcensteuerung.
Bei einer Personalbedarfsermittlung (PBE) steht also die Erhebung des aktuellen Personalbedarfs (angegeben in Vollzeitäquivalenten, Mitarbeiterkapazitäten etc.) für die vorhandenen Aufgaben im Vordergrund. Das primäre Ziel ist damit die Überprüfung der bestehenden Personalausstattung inklusive Identifikation einer Über- oder Unterdeckung im Ist-Zustand. Darüber hinaus können Schätzungen erste Erkenntnisse über benötigte Ressourcen zur Erledigung zukünftig vorgesehener Aufgaben liefern. Es gibt verschiedene Methoden zur Durchführung einer PBE.
Personalbedarf berechnen
Ziele einer Personalbedarfsermittlung
Das Ziel einer Personalbedarfsermittlung besteht darin, den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf anhand möglichst objektiver und verlässlicher Kriterien zu bestimmen, um die geplanten Aktivitäten effizient und effektiv durchführen zu können. Zu Beginn eines Personalbemessungsprojektes müssen die damit verbundenen Ziele festgelegt werden.
Klare und eindeutige Ziele sind der erste Schritt zu einer erfolgreichen Personalbedarfsermittlung. Mit der Personalbemessung werden häufig folgende Zielsetzungen verfolgt:
Das Organisationshandbuch definiert die Ziele einer Personalbemessung wie folgt: Die Durchführung einer Personalbemessung ist erforderlich, um den für eine vorgegebene Aufgabe oder für einen bestimmten Prozess bzw. Vorgang erforderlichen quantitativen und qualitativen Personalbedarf zu überprüfen und festzustellen.
Ziel ist es, eine zeitgerechte Aufgabenerledigung mit angemessener Auslastung der Aufgabenverantwortlichen in einer definierten Prozessqualität zu erreichen und damit der Anforderung einer sachgerechten und wirtschaftlichen Aufgabenerfüllung zu entsprechen.
Formeln zur Berechnung des Personalbedarfs
Quantitativer Personalbedarf
Die quantitative Personalbedarfsplanung befasst sich mit der zahlenmäßigen Ermittlung des Personalbedarfs:
Beispiel:
Bei einer Regelarbeitszeit (vertraglich geregelte Wochenstunden einer Vollzeitkraft) von 40 h pro Woche und Gesamtarbeitsstunden (tatsächliche Arbeitsstunden der MA pro Woche) von 36 h pro Woche läge mit einem VZÄ = 0,9 eine Unterdeckung vor.
Bei Gesamtarbeitsstunden von 44 h pro Woche läge dagegen mit einem VZÄ = 1,1 eine Überdeckung vor.
Qualitativer Personalbedarf
Die qualitative Personalbedarfsplanung fokussiert sich auf erforderliche Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrungen. Der qualitative Personalbedarf berücksichtigt:
Erhebung durchführen
Damit auf Grundlage des Aufgabenkatalogs die ermittelten Bearbeitungszeiten und Mengen für die Berechnung des Personalbedarfs herangezogen werden können, ist zunächst festzulegen, welche Arbeitszeit dem Mitarbeiter für die Erledigung der ihm übertragenen Aufgaben tatsächlich zur Verfügung steht. Zu diesem Zweck wird der effektive Wert einer repräsentativen Mitarbeiterkapazität (MAK) in Jahresarbeitszeitminuten (JAM) ermittelt und festgelegt.
Brutto-Netto-Personalbedarf
Die Brutto-MAK berechnet sich aus den Tagen eines Jahres abzüglich der Feiertage und Wochenenden. Von diesem in Jahresarbeitszeitminuten (JAM) gemessenen Wert werden die Urlaubstage, Fortbildungstage und Krankheitstage abgezogen, um die zur Verfügung stehende Netto-MAK zu berechnen. Dieser Wert kann jedoch nicht einfach dem Bedarf gegenübergestellt werden, da weitere Faktoren zu berücksichtigen sind, die die tatsächlich verfügbare Arbeitszeit beeinflussen.
Rüst- und Verteilzeiten beachten
Bei Rüstzeiten handelt es sich um Zeiten, die zur Herstellung der Betriebs- bzw. Arbeitsfähigkeit benötigt werden (z. B. Zeitbedarf für das Starten des Rechners oder einer Maschine).
Die Verteilzeiten umfassen alle während der Arbeitszeit aufgewendeten Zeiten, die nicht unmittelbar zur Erfüllung der konkret übertragenen stellenbezogenen Aufgaben zählen. Unterschieden werden sachliche und persönliche Verteilzeiten. Gerade die Festlegung der Verteilzeiten führt in der Praxis häufig zu Diskussionen. Für den Fall, dass sie nicht branchen- oder verbandsseitig vorgegeben werden, sind sie entweder zwischen Unternehmensleitung, Führungskräften und Mitarbeitervertretern zu vereinbaren oder sie werden eigens über Schätz- oder Messverfahren erhoben, plausibilisiert und dienen fortan als Referenzwert.
Einmaliges Projekt oder wiederkehrende Aufgabe?
Eine Personalbedarfsermittlung sollte nicht als Einzelmaßnahme durchgeführt werden, sondern in einen kontinuierlichen Prozess der Ziel- und Aufgabensteuerung eingebunden werden. Zu Beginn ist Personalbemessung natürlich ein Projekt, das dann zur Linienaufgabe werden sollte, um auf der Basis der Ergebnisse und Erkenntnisse Prognosen treffen zu können, Veränderungen zu planen. Der Mehrwert besteht nicht nur darin, ex post zu betrachten wie viele Mitarbeitende man in der Vergangenheit benötigt hätte, sondern prospektiv vernünftige Prognosen abgeben zu können, wie sich bspw. Mengen verändern werden und was diese Veränderungen für zukünftige Kapazitäten bedeuten.
Die Personalbemessung dient also zunächst dazu, eine Datenbasis zu schaffen und den Ist-Zustand zu ermitteln. Aus ihrem Ergebnis ist erkennbar, welche Personalressourcen eine Organisation aktuell aufwendet, um ihre gegenwärtigen Aufgaben zu erledigen. Verbunden mit neuen Aufgaben, einer aufgabenkritischen Betrachtung, einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess und Prozessoptimierungen werden die Personalbedarfe fortlaufend angepasst (Soll-Zustand).
Personalbedarfsplanung effizient umsetzen
Software zur Erhebung des PersonalbedarfsVorteile der ibo Personalbemessung
Die softwaregestützte Personalbedarfsermittlung bietet zahlreiche Vorteile. Personalbemessungen sind ein komplexes und herausforderndes Thema, das in vielen Organisationen und Unternehmen von großer Bedeutung ist. Es ist unerlässlich, dass die eingesetzte Software ein solides Fundament bildet und die Durchführung und Auswertung reibungslos unterstützt. Von der Erstellung des Aufgabenkatalogs über die Durchführung der Erhebung bis hin zur Auswertung der Daten und Erstellung von Szenarien und Vergleichen (Fortschreibung).
Die ibo Personalbemessung ist eine branchenübergreifende Standardsoftware zur Erhebung des Personalbedarfs. Die Software basiert auf dem Organisationshandbuch des Bundes, das vom Bundesinnenministerium herausgegeben wird.
Mit dem Tool wird sowohl der Erhebungsaufwand der Beteiligten als auch der Aufwand des Projektteams deutlich reduziert. Es ist darauf spezialisiert, Bearbeitungszeiten von einer großen Anzahl an Mitarbeitenden zu erheben und bei Bedarf die Erhebung durch Mengen zu den jeweiligen Aufgaben zu ergänzen. Entsprechende Ergebnisse lassen sich fortschreiben und individuell auswerten.
Zur ibo Personalbemessung
Was ist Personalbedarf?
Personalbedarf definiert die quantitativ und qualitativ erforderliche Anzahl an Mitarbeitenden, sowohl in Bezug auf ihre Zahl als auch auf ihre Fähigkeiten. Dieser Bedarf wird durch drei Hauptaspekte bestimmt: die Beschaffenheit der zu erledigenden Aufgaben, das Volumen und den Zeitpunkt, zu dem diese Aufgaben anfallen, sowie die Dauer, die für die Erledigung der Aufgaben benötigt wird.
Personalbedarfsermittlung
Der Fokus einer Personalbedarfsermittlung (PBE), auch „Stellenbemessung“ oder „Personalbemessung“, liegt auf der Erhebung des Ist-Zustandes. Das Ziel liegt in der Beantwortung der Frage, wie viele Beschäftigte im betreffenden Jahreszeitraum in welcher Organisationseinheit notwendig waren, um die anfallenden Aufgaben zu erledigen.
Die Personalbedarfsermittlung bildet die Basis für eine langfristige und nachhaltige Personalplanung und ist ein wesentliches Instrument der Personalressourcensteuerung.
Bei einer Personalbedarfsermittlung (PBE) steht also die Erhebung des aktuellen Personalbedarfs (angegeben in Vollzeitäquivalenten, Mitarbeiterkapazitäten etc.) für die vorhandenen Aufgaben im Vordergrund. Das primäre Ziel ist damit die Überprüfung der bestehenden Personalausstattung inklusive Identifikation einer Über- oder Unterdeckung im Ist-Zustand. Darüber hinaus können Schätzungen erste Erkenntnisse über benötigte Ressourcen zur Erledigung zukünftig vorgesehener Aufgaben liefern. Es gibt verschiedene Methoden zur Durchführung einer PBE.
Personalbedarf berechnen
Ziele einer Personalbedarfsermittlung
Das Ziel einer Personalbedarfsermittlung besteht darin, den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf anhand möglichst objektiver und verlässlicher Kriterien zu bestimmen, um die geplanten Aktivitäten effizient und effektiv durchführen zu können. Zu Beginn eines Personalbemessungsprojektes müssen die damit verbundenen Ziele festgelegt werden.
Klare und eindeutige Ziele sind der erste Schritt zu einer erfolgreichen Personalbedarfsermittlung. Mit der Personalbemessung werden häufig folgende Zielsetzungen verfolgt:
- Angemessene Auslastung der Beschäftigten gewährleisten
- Aufgabenerledigung in einer angemessenen Zeit sicherstellen
- Gleichartige Tätigkeiten auch gleich bewerten
- Objektive, nachvollziehbare und kontrollierbare Bemessungsergebnisse liefern und Ermessensentscheidungen einschränken
- Entscheidungsgrundlagen für genehmigungspflichtige Personalausstattung liefern
- Personalkapazitäten an veränderte Arbeitssituationen anpassen
- Leistungspotenziale sichtbar machen und Fehlallokationen erkennen
- Bemessungsmethoden und -bewertungen vereinheitlichen
- Orientierungs- und Entscheidungshilfen für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen liefern (Benchmarking, Kennzahlenvergleiche etc.).
Das Organisationshandbuch definiert die Ziele einer Personalbemessung wie folgt: Die Durchführung einer Personalbemessung ist erforderlich, um den für eine vorgegebene Aufgabe oder für einen bestimmten Prozess bzw. Vorgang erforderlichen quantitativen und qualitativen Personalbedarf zu überprüfen und festzustellen.
Ziel ist es, eine zeitgerechte Aufgabenerledigung mit angemessener Auslastung der Aufgabenverantwortlichen in einer definierten Prozessqualität zu erreichen und damit der Anforderung einer sachgerechten und wirtschaftlichen Aufgabenerfüllung zu entsprechen.
Formeln zur Berechnung des Personalbedarfs
Quantitativer Personalbedarf
Die quantitative Personalbedarfsplanung befasst sich mit der zahlenmäßigen Ermittlung des Personalbedarfs:
- Berechnung des Brutto- und Nettopersonalbedarfs
- Berücksichtigung von Fluktuationsraten und Wachstumsprognosen
- Einsatz statistischer Methoden zur Trendextrapolation
- Entwicklung von Szenarioanalysen für verschiedene Geschäftsentwicklungen
- Integration von Produktivitätskennzahlen
Beispiel:
Bei einer Regelarbeitszeit (vertraglich geregelte Wochenstunden einer Vollzeitkraft) von 40 h pro Woche und Gesamtarbeitsstunden (tatsächliche Arbeitsstunden der MA pro Woche) von 36 h pro Woche läge mit einem VZÄ = 0,9 eine Unterdeckung vor.
Bei Gesamtarbeitsstunden von 44 h pro Woche läge dagegen mit einem VZÄ = 1,1 eine Überdeckung vor.
Qualitativer Personalbedarf
Die qualitative Personalbedarfsplanung fokussiert sich auf erforderliche Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrungen. Der qualitative Personalbedarf berücksichtigt:
- Analyse benötigter Fähigkeiten, fachlicher Qualifikationen und Kompetenzen
- Vorhandene Soft Skills und Identifikation von Skill-Gaps in der bestehenden Belegschaft
- Entwicklung von Weiterbildungsstrategien
- Führungskompetenzen
- Planung strategischer Rekrutierungsmaßnahmen
- Branchenkenntnisse
- Erstellung von Kompetenzmatrizen
Erhebung durchführen
Damit auf Grundlage des Aufgabenkatalogs die ermittelten Bearbeitungszeiten und Mengen für die Berechnung des Personalbedarfs herangezogen werden können, ist zunächst festzulegen, welche Arbeitszeit dem Mitarbeiter für die Erledigung der ihm übertragenen Aufgaben tatsächlich zur Verfügung steht. Zu diesem Zweck wird der effektive Wert einer repräsentativen Mitarbeiterkapazität (MAK) in Jahresarbeitszeitminuten (JAM) ermittelt und festgelegt.
Brutto-Netto-Personalbedarf
Die Brutto-MAK berechnet sich aus den Tagen eines Jahres abzüglich der Feiertage und Wochenenden. Von diesem in Jahresarbeitszeitminuten (JAM) gemessenen Wert werden die Urlaubstage, Fortbildungstage und Krankheitstage abgezogen, um die zur Verfügung stehende Netto-MAK zu berechnen. Dieser Wert kann jedoch nicht einfach dem Bedarf gegenübergestellt werden, da weitere Faktoren zu berücksichtigen sind, die die tatsächlich verfügbare Arbeitszeit beeinflussen.
Rüst- und Verteilzeiten beachten
Bei Rüstzeiten handelt es sich um Zeiten, die zur Herstellung der Betriebs- bzw. Arbeitsfähigkeit benötigt werden (z. B. Zeitbedarf für das Starten des Rechners oder einer Maschine).
Die Verteilzeiten umfassen alle während der Arbeitszeit aufgewendeten Zeiten, die nicht unmittelbar zur Erfüllung der konkret übertragenen stellenbezogenen Aufgaben zählen. Unterschieden werden sachliche und persönliche Verteilzeiten. Gerade die Festlegung der Verteilzeiten führt in der Praxis häufig zu Diskussionen. Für den Fall, dass sie nicht branchen- oder verbandsseitig vorgegeben werden, sind sie entweder zwischen Unternehmensleitung, Führungskräften und Mitarbeitervertretern zu vereinbaren oder sie werden eigens über Schätz- oder Messverfahren erhoben, plausibilisiert und dienen fortan als Referenzwert.
Einmaliges Projekt oder wiederkehrende Aufgabe?
Eine Personalbedarfsermittlung sollte nicht als Einzelmaßnahme durchgeführt werden, sondern in einen kontinuierlichen Prozess der Ziel- und Aufgabensteuerung eingebunden werden. Zu Beginn ist Personalbemessung natürlich ein Projekt, das dann zur Linienaufgabe werden sollte, um auf der Basis der Ergebnisse und Erkenntnisse Prognosen treffen zu können, Veränderungen zu planen. Der Mehrwert besteht nicht nur darin, ex post zu betrachten wie viele Mitarbeitende man in der Vergangenheit benötigt hätte, sondern prospektiv vernünftige Prognosen abgeben zu können, wie sich bspw. Mengen verändern werden und was diese Veränderungen für zukünftige Kapazitäten bedeuten.
Die Personalbemessung dient also zunächst dazu, eine Datenbasis zu schaffen und den Ist-Zustand zu ermitteln. Aus ihrem Ergebnis ist erkennbar, welche Personalressourcen eine Organisation aktuell aufwendet, um ihre gegenwärtigen Aufgaben zu erledigen. Verbunden mit neuen Aufgaben, einer aufgabenkritischen Betrachtung, einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess und Prozessoptimierungen werden die Personalbedarfe fortlaufend angepasst (Soll-Zustand).
Personalbedarfsplanung effizient umsetzen
Software zur Erhebung des PersonalbedarfsVorteile der ibo Personalbemessung
Die softwaregestützte Personalbedarfsermittlung bietet zahlreiche Vorteile. Personalbemessungen sind ein komplexes und herausforderndes Thema, das in vielen Organisationen und Unternehmen von großer Bedeutung ist. Es ist unerlässlich, dass die eingesetzte Software ein solides Fundament bildet und die Durchführung und Auswertung reibungslos unterstützt. Von der Erstellung des Aufgabenkatalogs über die Durchführung der Erhebung bis hin zur Auswertung der Daten und Erstellung von Szenarien und Vergleichen (Fortschreibung).
Die ibo Personalbemessung ist eine branchenübergreifende Standardsoftware zur Erhebung des Personalbedarfs. Die Software basiert auf dem Organisationshandbuch des Bundes, das vom Bundesinnenministerium herausgegeben wird.
Mit dem Tool wird sowohl der Erhebungsaufwand der Beteiligten als auch der Aufwand des Projektteams deutlich reduziert. Es ist darauf spezialisiert, Bearbeitungszeiten von einer großen Anzahl an Mitarbeitenden zu erheben und bei Bedarf die Erhebung durch Mengen zu den jeweiligen Aufgaben zu ergänzen. Entsprechende Ergebnisse lassen sich fortschreiben und individuell auswerten.
Zur ibo Personalbemessung
