Würden wir Projektcontrolling einfach lassen, laufen wir Gefahr, dass Kosten explodieren, Deadlines verpasst werden und die Qualität leidet. Nach einer erfolgreichen Projektplanung sind die Arbeitspakete klar und werden an die Projektmitarbeitenden verteilt. Die Projektleitung wird dennoch nicht arbeitslos, denn nun beginnt ihre primäre Aufgabe: Kurs halten während des Projektverlaufs.
Was versteht man unter Projektcontrolling?
Projektcontrolling ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements, der sicherstellt, dass Projekte effizient und erfolgreich durchgeführt werden. Es umfasst die systematische Planung, Überwachung und Steuerung aller projektbezogenen Aktivitäten.
Ziel des Projektcontrollings ist es, Kosten, Termine und Ressourcen im Blick zu behalten, Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Zielerreichung zu ergreifen. Durch gezieltes Projektcontrolling können Unternehmen ihre Projekte optimal steuern und somit ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig stärken.
Projektcontrolling in 10 Schritten
Oft nehmen wir die Überwachung unseres Projektverlaufs tagtäglich automatisch wahr. Doch wollen wir unsere Ziele erreichen und unser Projekt nach unserem Plan bearbeiten, dann sollten wir lieber ein bisschen Extra-Aufwand betreiben und mit konsequentem Controlling auf Nummer sichergehen!
Die Aufgaben des Controllings wiederholen sich immer wieder und bilden einen Regelkreis in 10 Schritten, der sich ab Punkt 3 fortlaufend wiederholt:
Projektcontrolling Aufgaben
Sektionsindex ohne Bullet Points
Ziele sind die Grundlage für die Planung und Steuerung des Projekts. Ohne klare Ziele kann der Projekterfolg nicht gemessen werden. Basis eines guten Projektes ist ein vollständiger Projektauftrag mit klaren und messbaren Projektzielen hinsichtlich Kosten, Zeit und Qualität, die durch Erfolgsmessungsparametern greifbar werden. Achte darauf, dass Dein Projektauftrag, Dir klare Orientierung gibt.
2.) Projektplan erstellen
Ein gut durchdachter Plan, der alle notwendigen Aufgaben, Meilensteinen, Ressourcen und Zeitplänen zeigt, bildet die Basis für Deine folgenden Controlling-Aktivitäten. Diese Planvorgaben definieren die Soll-Werte und bilden die Basis für den Vergleich mit den Ist-Werten d. h. der Realität.
3.) Daten erfassen
Während der Projektlaufzeit sind die Daten über den Ist-Zustand systematisch zu sammeln. Aktuelle und genaue Ist-Daten sind essenziell für die Bewertung des Projektstatus und die Identifizierung von Abweichungen.
Wichtig ist, dass die Daten die Wirklichkeit abbilden und ehrlich gemeldet werden. Hier bist Du gefragt, in dem Du eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre schaffst, in der jeder das Vertrauen hat, ehrlich über Fehler sprechen zu können.
4.) Soll-Ist-Vergleich
Liegen die Ist-Daten vor, werden sie mit den Soll-Werten aus dem Plan verglichen. Der Soll-Ist-Vergleich zeigt auf, ob das Projekt im Plan liegt oder Anpassungen notwendig sind und macht das Ausmaß der Abweichung deutlich.
5.) Abweichungsanalyse
Liegt eine Abweichung vor, hinterfrage die die Ursache: Wo liegt der Grund für die Abweichung oder wurde einfach „schlecht“ geplant? Die Ursachenanalyse ermöglicht Dir ein tieferes Verständnis der Gründe für Abweichungen und dient als Basis für gezielte Korrekturmaßnahmen.
Mit dem Wissen des Anlass der Abweichung fällt Dir die Entscheidung, ob eine Abweichung akzeptiert werden kann, oder auf jeden Fall eine Gegenmaßnahme ergriffen werden muss, leichter.
6.) Maßnahmen planen
Durch gezielte Maßnahmen können Abweichungen korrigiert und der Projekterfolg sichergestellt werden. Beim Erarbeiten der Maßnahme solltest Du auch an die Planung von präventiven Maßnahmen zur Vermeidung zukünftiger Abweichungen gedacht werden.
Auch die Anpassung des Planes kann eine Korrekturmaßnahme sein. Ist eine Abweichung nicht mehr zu beheben, ist dies ein wichtiger Schritt, damit Soll und Ist wieder zusammenkommen und weiterhin nach unserem Plan gearbeitet werden kann.
Tipp: Plane immer mehrere Maßnahmen, die Du nach Aufwand und Wirkung einschätzt. So kannst Du die in diesem Moment richtige Maßnahme schnell auswählen.
7.) Maßnahmen umsetzen
Nur mit der Umsetzung entwickeln Maßnahmen ihre Wirkung und die identifizierten Probleme werden behoben. Plane die Umsetzung der ausgearbeiteten Korrekturmaßnahmen und implementiere sie. Vergesse nicht alle beteiligten Personen über die Maßnahmen zu informieren und mitzunehmen.
8.) Maßnahmen überwachen
Überprüfe die Wirkung der Maßnahme sofort nach ihrer Umsetzung. Die Überwachung stellt sicher, dass die Maßnahmen die gewünschten Effekte erzielen und keine neuen Probleme verursachen. Sollten die Maßnahmen keine Reaktion hervorrufen oder in eine die nicht erwünschte Richtung führen, dann ist sofort eine weitere Maßnahme durchzuführen.
9.) Reporting
Transparente Kommunikation fördert das Vertrauen und die Unterstützung der Stakeholder. Regelmäßige Reports ermöglichen eine zeitnahe Reaktion auf Probleme und machen die Anpassungsmaßnahmen transparent. Erzähle allen von Deinen Taten.
10.) Feedback und Anpassung
Feedback ermöglicht es, den Controlling-Prozess laufend zu optimieren und an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Ein „lernender“ Controlling-Prozess steigert die Effizienz und Effektivität für zukünftige Projekte. Nutze diese Chance.
Was versteht man unter Projektcontrolling?
Projektcontrolling ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements, der sicherstellt, dass Projekte effizient und erfolgreich durchgeführt werden. Es umfasst die systematische Planung, Überwachung und Steuerung aller projektbezogenen Aktivitäten.
Ziel des Projektcontrollings ist es, Kosten, Termine und Ressourcen im Blick zu behalten, Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Zielerreichung zu ergreifen. Durch gezieltes Projektcontrolling können Unternehmen ihre Projekte optimal steuern und somit ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig stärken.
Projektcontrolling in 10 Schritten
Oft nehmen wir die Überwachung unseres Projektverlaufs tagtäglich automatisch wahr. Doch wollen wir unsere Ziele erreichen und unser Projekt nach unserem Plan bearbeiten, dann sollten wir lieber ein bisschen Extra-Aufwand betreiben und mit konsequentem Controlling auf Nummer sichergehen!
Die Aufgaben des Controllings wiederholen sich immer wieder und bilden einen Regelkreis in 10 Schritten, der sich ab Punkt 3 fortlaufend wiederholt:
Projektcontrolling Aufgaben
Sektionsindex ohne Bullet Points
- 1.) Zielsetzung festlegen
- 2.) Projektplan erstellen
- 3.) Daten erfassen
- 4.) Soll-Ist-Vergleich
- 5.) Abweichungsanalyse
- 6.) Maßnahmen planen
- 7.) Maßnahmen umsetzen
- 8.) Maßnahmen überwachen
- 9.) Reporting
- 10.) Feedback und Anpassung
Ziele sind die Grundlage für die Planung und Steuerung des Projekts. Ohne klare Ziele kann der Projekterfolg nicht gemessen werden. Basis eines guten Projektes ist ein vollständiger Projektauftrag mit klaren und messbaren Projektzielen hinsichtlich Kosten, Zeit und Qualität, die durch Erfolgsmessungsparametern greifbar werden. Achte darauf, dass Dein Projektauftrag, Dir klare Orientierung gibt.
2.) Projektplan erstellen
Ein gut durchdachter Plan, der alle notwendigen Aufgaben, Meilensteinen, Ressourcen und Zeitplänen zeigt, bildet die Basis für Deine folgenden Controlling-Aktivitäten. Diese Planvorgaben definieren die Soll-Werte und bilden die Basis für den Vergleich mit den Ist-Werten d. h. der Realität.
3.) Daten erfassen
Während der Projektlaufzeit sind die Daten über den Ist-Zustand systematisch zu sammeln. Aktuelle und genaue Ist-Daten sind essenziell für die Bewertung des Projektstatus und die Identifizierung von Abweichungen.
Wichtig ist, dass die Daten die Wirklichkeit abbilden und ehrlich gemeldet werden. Hier bist Du gefragt, in dem Du eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre schaffst, in der jeder das Vertrauen hat, ehrlich über Fehler sprechen zu können.
4.) Soll-Ist-Vergleich
Liegen die Ist-Daten vor, werden sie mit den Soll-Werten aus dem Plan verglichen. Der Soll-Ist-Vergleich zeigt auf, ob das Projekt im Plan liegt oder Anpassungen notwendig sind und macht das Ausmaß der Abweichung deutlich.
5.) Abweichungsanalyse
Liegt eine Abweichung vor, hinterfrage die die Ursache: Wo liegt der Grund für die Abweichung oder wurde einfach „schlecht“ geplant? Die Ursachenanalyse ermöglicht Dir ein tieferes Verständnis der Gründe für Abweichungen und dient als Basis für gezielte Korrekturmaßnahmen.
Mit dem Wissen des Anlass der Abweichung fällt Dir die Entscheidung, ob eine Abweichung akzeptiert werden kann, oder auf jeden Fall eine Gegenmaßnahme ergriffen werden muss, leichter.
6.) Maßnahmen planen
Durch gezielte Maßnahmen können Abweichungen korrigiert und der Projekterfolg sichergestellt werden. Beim Erarbeiten der Maßnahme solltest Du auch an die Planung von präventiven Maßnahmen zur Vermeidung zukünftiger Abweichungen gedacht werden.
Auch die Anpassung des Planes kann eine Korrekturmaßnahme sein. Ist eine Abweichung nicht mehr zu beheben, ist dies ein wichtiger Schritt, damit Soll und Ist wieder zusammenkommen und weiterhin nach unserem Plan gearbeitet werden kann.
Tipp: Plane immer mehrere Maßnahmen, die Du nach Aufwand und Wirkung einschätzt. So kannst Du die in diesem Moment richtige Maßnahme schnell auswählen.
7.) Maßnahmen umsetzen
Nur mit der Umsetzung entwickeln Maßnahmen ihre Wirkung und die identifizierten Probleme werden behoben. Plane die Umsetzung der ausgearbeiteten Korrekturmaßnahmen und implementiere sie. Vergesse nicht alle beteiligten Personen über die Maßnahmen zu informieren und mitzunehmen.
8.) Maßnahmen überwachen
Überprüfe die Wirkung der Maßnahme sofort nach ihrer Umsetzung. Die Überwachung stellt sicher, dass die Maßnahmen die gewünschten Effekte erzielen und keine neuen Probleme verursachen. Sollten die Maßnahmen keine Reaktion hervorrufen oder in eine die nicht erwünschte Richtung führen, dann ist sofort eine weitere Maßnahme durchzuführen.
9.) Reporting
Transparente Kommunikation fördert das Vertrauen und die Unterstützung der Stakeholder. Regelmäßige Reports ermöglichen eine zeitnahe Reaktion auf Probleme und machen die Anpassungsmaßnahmen transparent. Erzähle allen von Deinen Taten.
10.) Feedback und Anpassung
Feedback ermöglicht es, den Controlling-Prozess laufend zu optimieren und an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Ein „lernender“ Controlling-Prozess steigert die Effizienz und Effektivität für zukünftige Projekte. Nutze diese Chance.
