Konsolidierung von Textsystemen
Aktuell arbeiten die Konzernunternehmen der Generali Deutschland Gruppe mit neun verschiedenen, auf ASF, auf Word sowie auf anderen Plattformen basierenden Textsystemen. Gut 80 Millionen Schriftstücke werden jährlich damit produziert. Die Herausforderung: Die Anpassung der Textsysteme wurde immer aufwändiger und für Generali Deutschland nur noch schwer zu bewältigen. Da die Korrespondenzstruktur in der deutschen Gruppe sehr komplex ist - rund 14.000 Dokumententypen existieren im Konzern - und sich dies demzufolge auch in den Applikationen widerspiegelt, ging ohne die Unterstützung durch die IT fast nichts mehr.
Durch die hohe Anzahl der Systeme war es kaum möglich, zeitgleich ein neues Corporate Design oder für alle Schriftstücke geltende Layout-Änderungen schnell und effektiv umzusetzen. Auch lief die Funktionalität innerhalb der Textsysteme stark auseinander.
Unternehmensweit einheitliche Dokumentenerstellung
Ziel war es daher, die unternehmensweite Dokumentenerstellung grundlegend zu erneuern und die verschiedenen Textsysteme auf eine gemeinsame Basis zu stellen. Im Zuge dessen sollten auch die Möglichkeiten zur Anpassung für den Endanwender vereinfacht werden. Die ursprüngliche Vorgabe, möglichst viele Schriftstücke aus den Altsystemen eins zu eins zu übernehmen, wurde zu Gunsten einer generellen Überarbeitung der Schriftstücke verworfen.
Außerdem sollte die neue zentrale Lösung eine Dokumentenvorschau und integrierte Rechtschreibprüfung sowie einen individuell konfigurierbaren WYSIWYG-Editor enthalten - Funktionen, welche die bisherigen Textsysteme nicht oder nur eingeschränkt boten. "Unser Anspruch ist es, dass die Sachbearbeiter sich auf die Erstellung konzentrieren und sich nicht mit der Formatierung und dem Versand beschäftigen müssen", erläutert Dr. Behrmann-Poitiers, Leiter BE System-entwicklung Versicherungsbetrieb bei der Generali Deutschland Informatik Services GmbH, den Zweck der Umstellung.
Nachdem Generali Deutschland die Lösungen diverser Anbieter evaluiert hatte, fiel 2012 die Entscheidung zugunsten der Korrespondenzlösung DOPiX der icon Systemhaus GmbH.
Mit dieser Kundenkorrespondenzlösung lassen sich Briefe, Policen, Verträge und andere versicherungsrelevante Dokumente einheitlich formatieren und in hoher Qualität erstellen und ausgeben.
Für die icon-Software sprach vor allem ihre Flexibilität. Dr. Behrmann-Poitiers: "Die Sachbearbeiter bekommen mit DOPiX die für die Dokumentenerstellung relevanten und notwendigen Funktionen an die Hand und können sich dadurch sehr gut auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, wobei die Dokumentenerstellung weitgehend automatisiert erfolgt."
Ein weiteres Plus sei die hohe Integrationsfähigkeit, so der Manager: "DOPiX lässt sich nahtlos in unsere bestehenden Geschäftsprozesse einbinden, hier spürt man das profunde Know-how von icon hinsichtlich der branchentypischen Abläufe in einem Versicherungskonzern.
Mit seinem Funktionsumfang entspricht das Korrespondenzsystem genau unseren Vorstellungen."
Von icons Branchen-Know-how profitieren
Etwa 11.000 Mitarbeiter werden zukünftig mit dem neuen System arbeiten. Begonnen wurde mit individuellen Schriftstücken im "Leben-Bereich" der Generali Versicherungen und der "Kfz-Beitragsrechnung", da der positive Effekt der neuen Lösung hier am deutlichsten zu spüren sei, wie Dr. Behrmann-Poitiers betont. Schrittweise sollen nun auch die anderen Abteilungen und Fachbereiche auf die neue Plattform migriert werden. Die Generali Deutschland nutzt die Umstellung der Schriftstückerstellung zeitgleich auch für einen Technologiewechsel: Die Lösung soll später reibungslos in die von der Generali angestrebte Portalplattform integrierbar sein. Insgesamt schätze man die Möglichkeit, am Know-how und an den Erfahrungen des Einführungspartners zu partizipieren. "Mit icon können wir sicher sein, dass unsere Anforderungen exakt umgesetzt werden, auch wenn nicht alle DOPiX-Funktionen, die wir im Client nutzen, in der Portaltechnologie zur Verfügung stehen werden. Hier erwarten wir von der Kooperation zwischen icon und IBM zusätzliche Impulse, um die Portalfähigkeit von DOPiX weiter zu verbessern", blickt Dr. Jens Behrmann-Poitiers zuversichtlich in die Zukunft.
Mehr Komfort bei der Erstellung
Akzeptanzprobleme für das neue System erwarte man nicht - auch wenn einigen Mitarbeitern der Abschied vom liebgewonnenen Word nicht immer leicht fällt. Letztlich überwiege der Nutzen, so Dr. Behrmann-Poitiers. Der besteht vor allem in einem wesentlich höheren Komfort bei der Texterstellung: Mit DOPiX sind ausgewählte Sachbearbeiter in der Lage, die Erstellungsprozeduren für Dokumente in Eigenregie zu modifizieren - ohne Unterstützung der IT-Abteilung. Im Gegensatz zu ASF-Systemen ist dafür kein umfassendes Programmier-Know-how erforderlich.
Der Manager sieht noch einen weiteren Vorteil: "Das Projekt ist eine gute Gelegenheit, unsere Dokumentenproduktion generell auf den Prüfstand zu stellen und überflüssige oder veraltete Schriftstücke und Vorlagen zu eliminieren. Durch die Vereinheitlichung der Textsysteme wird die Dokumentenerstellung bei der Generali Deutschland insgesamt effizienter." Ende 2017 sollen alle Fachbereiche an die icon-Plattform angebunden sein.
Technischer Hintergrund
Für die IT-Infrastruktur von DOPiX setzt icon bei der Generali Deutschland auf verschiedene Lösungsbausteine aus dem IBM Soft- und Hardwareportfolio wie IBM WebSphere Application Server, DB2 als Datenbankserver sowie IBM zEnterprise BladeCenter als Hardwareplattform. Der Dokumentenprozess kann von beliebigen Geschäftsanwendungen über definierte Schnittstellen und Kommunikationsprotokolle schnell und sicher aufgerufen werden.
Aktuell arbeiten die Konzernunternehmen der Generali Deutschland Gruppe mit neun verschiedenen, auf ASF, auf Word sowie auf anderen Plattformen basierenden Textsystemen. Gut 80 Millionen Schriftstücke werden jährlich damit produziert. Die Herausforderung: Die Anpassung der Textsysteme wurde immer aufwändiger und für Generali Deutschland nur noch schwer zu bewältigen. Da die Korrespondenzstruktur in der deutschen Gruppe sehr komplex ist - rund 14.000 Dokumententypen existieren im Konzern - und sich dies demzufolge auch in den Applikationen widerspiegelt, ging ohne die Unterstützung durch die IT fast nichts mehr.
Durch die hohe Anzahl der Systeme war es kaum möglich, zeitgleich ein neues Corporate Design oder für alle Schriftstücke geltende Layout-Änderungen schnell und effektiv umzusetzen. Auch lief die Funktionalität innerhalb der Textsysteme stark auseinander.
Unternehmensweit einheitliche Dokumentenerstellung
Ziel war es daher, die unternehmensweite Dokumentenerstellung grundlegend zu erneuern und die verschiedenen Textsysteme auf eine gemeinsame Basis zu stellen. Im Zuge dessen sollten auch die Möglichkeiten zur Anpassung für den Endanwender vereinfacht werden. Die ursprüngliche Vorgabe, möglichst viele Schriftstücke aus den Altsystemen eins zu eins zu übernehmen, wurde zu Gunsten einer generellen Überarbeitung der Schriftstücke verworfen.
Außerdem sollte die neue zentrale Lösung eine Dokumentenvorschau und integrierte Rechtschreibprüfung sowie einen individuell konfigurierbaren WYSIWYG-Editor enthalten - Funktionen, welche die bisherigen Textsysteme nicht oder nur eingeschränkt boten. "Unser Anspruch ist es, dass die Sachbearbeiter sich auf die Erstellung konzentrieren und sich nicht mit der Formatierung und dem Versand beschäftigen müssen", erläutert Dr. Behrmann-Poitiers, Leiter BE System-entwicklung Versicherungsbetrieb bei der Generali Deutschland Informatik Services GmbH, den Zweck der Umstellung.
Nachdem Generali Deutschland die Lösungen diverser Anbieter evaluiert hatte, fiel 2012 die Entscheidung zugunsten der Korrespondenzlösung DOPiX der icon Systemhaus GmbH.
Mit dieser Kundenkorrespondenzlösung lassen sich Briefe, Policen, Verträge und andere versicherungsrelevante Dokumente einheitlich formatieren und in hoher Qualität erstellen und ausgeben.
Für die icon-Software sprach vor allem ihre Flexibilität. Dr. Behrmann-Poitiers: "Die Sachbearbeiter bekommen mit DOPiX die für die Dokumentenerstellung relevanten und notwendigen Funktionen an die Hand und können sich dadurch sehr gut auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, wobei die Dokumentenerstellung weitgehend automatisiert erfolgt."
Ein weiteres Plus sei die hohe Integrationsfähigkeit, so der Manager: "DOPiX lässt sich nahtlos in unsere bestehenden Geschäftsprozesse einbinden, hier spürt man das profunde Know-how von icon hinsichtlich der branchentypischen Abläufe in einem Versicherungskonzern.
Mit seinem Funktionsumfang entspricht das Korrespondenzsystem genau unseren Vorstellungen."
Von icons Branchen-Know-how profitieren
Etwa 11.000 Mitarbeiter werden zukünftig mit dem neuen System arbeiten. Begonnen wurde mit individuellen Schriftstücken im "Leben-Bereich" der Generali Versicherungen und der "Kfz-Beitragsrechnung", da der positive Effekt der neuen Lösung hier am deutlichsten zu spüren sei, wie Dr. Behrmann-Poitiers betont. Schrittweise sollen nun auch die anderen Abteilungen und Fachbereiche auf die neue Plattform migriert werden. Die Generali Deutschland nutzt die Umstellung der Schriftstückerstellung zeitgleich auch für einen Technologiewechsel: Die Lösung soll später reibungslos in die von der Generali angestrebte Portalplattform integrierbar sein. Insgesamt schätze man die Möglichkeit, am Know-how und an den Erfahrungen des Einführungspartners zu partizipieren. "Mit icon können wir sicher sein, dass unsere Anforderungen exakt umgesetzt werden, auch wenn nicht alle DOPiX-Funktionen, die wir im Client nutzen, in der Portaltechnologie zur Verfügung stehen werden. Hier erwarten wir von der Kooperation zwischen icon und IBM zusätzliche Impulse, um die Portalfähigkeit von DOPiX weiter zu verbessern", blickt Dr. Jens Behrmann-Poitiers zuversichtlich in die Zukunft.
Mehr Komfort bei der Erstellung
Akzeptanzprobleme für das neue System erwarte man nicht - auch wenn einigen Mitarbeitern der Abschied vom liebgewonnenen Word nicht immer leicht fällt. Letztlich überwiege der Nutzen, so Dr. Behrmann-Poitiers. Der besteht vor allem in einem wesentlich höheren Komfort bei der Texterstellung: Mit DOPiX sind ausgewählte Sachbearbeiter in der Lage, die Erstellungsprozeduren für Dokumente in Eigenregie zu modifizieren - ohne Unterstützung der IT-Abteilung. Im Gegensatz zu ASF-Systemen ist dafür kein umfassendes Programmier-Know-how erforderlich.
Der Manager sieht noch einen weiteren Vorteil: "Das Projekt ist eine gute Gelegenheit, unsere Dokumentenproduktion generell auf den Prüfstand zu stellen und überflüssige oder veraltete Schriftstücke und Vorlagen zu eliminieren. Durch die Vereinheitlichung der Textsysteme wird die Dokumentenerstellung bei der Generali Deutschland insgesamt effizienter." Ende 2017 sollen alle Fachbereiche an die icon-Plattform angebunden sein.
Technischer Hintergrund
Für die IT-Infrastruktur von DOPiX setzt icon bei der Generali Deutschland auf verschiedene Lösungsbausteine aus dem IBM Soft- und Hardwareportfolio wie IBM WebSphere Application Server, DB2 als Datenbankserver sowie IBM zEnterprise BladeCenter als Hardwareplattform. Der Dokumentenprozess kann von beliebigen Geschäftsanwendungen über definierte Schnittstellen und Kommunikationsprotokolle schnell und sicher aufgerufen werden.
