Die UNIQA Versicherung, mit 8,1 Millionen Kunden (2011) die Nummer zwei in Österreich, ist auf ein leistungsfähiges und stabiles Output-Management-System angewiesen. Bis 2008 waren in verschiedenen Unternehmensbereichen sechs unterschiedliche, Host-basierte ASF Druckoutput-Lösungen im Einsatz. Es existierte keine Trennung von Layout und Daten, was zu ineffizienten Dokumentenprozessen führte. Deshalb sollte in mehreren Projektphasen eine zentrale, Server-basierte Drucklösung eingeführt und die vorhandene IT-Architektur nach und nach abgelöst werden.
Dies verspricht eine deutliche Vereinfachung der IT-Architektur, eine einheitliche Plattform, einen verringerten Schulungsaufwand, eine höhere Wiederverwendbarkeit einmal erstellter Dokumentvorlagen und -formate sowie Zeit- und Kosteneinsparungen. Das Projekt umfasst die Unternehmensbereiche Raiffeisen Versicherung AG und die UNIQA Österreich Versicherungen AG.
Proof of Concept
Nach eingehender Evaluierung möglicher Lösungen wurden vier Anbieter zu einem "Proof-of-Concept" eingeladen. Den Zuschlag erhielt icon mit ihrer modular aufgebauten Unternehmenslösung zur Erstellung und Formatierung interaktiver, prozessintegrierter und automatisierter Dokumente aller Art. Zu den Gründen für die Entscheidung Jürgen Puhm, IT-Projektleiter bei der UNIQA: "Ausschlaggebend für uns war die Möglichkeit, unsere Dokumente zunächst eins-zu-eins von ASF nach DOPiX zu migrieren und später eine ganz neue, zentrale Lösung aufzusetzen. Wir haben am Markt sonst nichts Vergleichbares gefunden. Außerdem zeichnet sich icon durch ein sehr kundenfreundliches Lizenzmodell aus. Die icon-Mitarbeiter sind immer erreichbar, und bei Fragen bekommen wir schnelle und kompetente Antworten."
Erste Schritte im Pilotprojekt
Der erste Schritt des Pilotprojektes startete Anfang September 2008 mit der Evaluierung aller technischen und fachlichen Herausforderungen, der Überprüfung der angenommenen Nutzungspotenziale und Einführungskosten sowie dem Sammeln von Anwendererfahrungen. Nach einem positiven Bescheid des UNIQA Vorstands, begann Anfang Februar 2010 die Umsetzung des Projekts.
Ablösung von RAIVIS und ASF durch icon-Lösung
Zunächst wurden die bestehende Versicherungsapplikation RAIVIS (Raiffeisen Versicherung-Informations-System) sowie die ASF-Briefapplikation bei der UNIQA durch die neue icon-Lösung abgelöst. Da lediglich das Frontend ausgetauscht wurde, konnten die Mitarbeiter weiterhin die vertrauten Arbeitsschritte durchführen, aber nun in einer ganz neuen Qualität und Durchgängigkeit.
Neu war beispielsweise die Möglichkeit einer Druckvorschau und der Dokumentenvoranzeige. Auch der Ablauf der Batch-Verarbeitung konnte verbessert werden.
Darüber hinaus konnten durch die erfolgreiche Migration die Anzahl der Dokumentvorlagen für die UNIQA-Briefe von 1.350 (ASF) auf 750 (DOPiX) verringert und gleichzeitig die Benutzerprofile bereinigt werden.
Erfolgreicher "Stapellauf"
Nach der schrittweisen Implementierung, der eingehenden Prüfung der Lösung durch die verschiedenen Fachabteilungen sowie einem abschließenden Abnahmetest ging die Gesamtlösung dann Anfang März 2011 nach und nach in Produktion. Bis Ende März 2011 konnte sie dann planungsgemäß die ASF-Lösung vollständig ersetzen.
Als erstes wurde die neue Lösung in den Unternehmensbereichen der Raiffeisen Versicherung eingeführt, später kam dann die anspruchsvolle UNIQA-Briefapplikation dazu. Bereits im Vorfeld waren die betroffenen Mitarbeiter mithilfe des "Schneeballprinzips" geschult, Manuals versandt und entsprechende neue Drucker-Clients bereitgestellt worden. In allen Bereichen verlief die Implementierung problemlos. Bis Ende März 2011 erfolgte noch eine Optimierung und Stabilisierung des Systems. Dann endete dieser erste Projektschritt fristgerecht.
Mithilfe der icon-Lösung werden bei der UNIQA im zentralen Druck pro Jahr etwa 55.000 individuell erstellte Textseiten und bei Raiffeisen Versicherung insgesamt rund neun Millionen Dokumentseiten im Batchverfahren formatiert und gedruckt. Im dezentralen Druck werden bei der UNIQA jährlich circa 960.000 Seiten via Print und fast 17.000 Seiten via E-Mail erstellt und versandt.
Eine ganz "neue Welt" entsteht
Im Frühjahr 2011 startete dann der zweite Projektabschnitt, bei dem z.B. auch die Batch-Erstellung bei der UNIQA und die Web-Applikationen schrittweise an DOPiX angebunden werden sollen. Hierbei werden sowohl die Texterstellung als auch das Layout, die Gestaltung der Interfaces und die Logik neu definiert, vereinheitlicht, vereinfacht und zentralisiert. Es geht nicht länger um eine Migration bestehender Strukturen, sondern um einen neuen, strategischen, unternehmenseinheitlichen Ansatz unter Einhaltung sämtlicher Richtlinien und Vorgaben. Eine ganz neue Dokumenten-Architektur wird aufgebaut. Beispielsweise werden durch die Fähigkeit der Fachabteilungen, eigenständig Dokumente zu erstellen, zukünftig die IT-Spezialisten des Unternehmens entlastet.
Die neue Brief-Applikation versetzt die UNIQA in die Lage, den gesamten Output-Management-Prozess von der Brieferstellung über die Parametereingabe bis hin zur Wahl und Steuerung der verschiedenen Versandkanäle mit einer Lösung abzuwickeln.
Ausblick
Im Rahmen des Projektes werden unter anderem auch Anbindungen an das zentrale DMS geschaffen, das Corporate Design der UNIQA eingebunden und Dokumentendesign sowie Namenskonven-tionen definiert.
Ab Anfang 2013 sollen weiterhin verstärkt Druckprojekte durchgeführt und das Redesign der Dokumente, z.B. im Bereich der Versicherungspolicen, weitergeführt werden. Zur Unterstützung in dieser Phase des Projektes steht als nächste Anschaffung die icon-Lösung DOPiX/Flow auf dem Wunschzettel der UNIQA.
Dies verspricht eine deutliche Vereinfachung der IT-Architektur, eine einheitliche Plattform, einen verringerten Schulungsaufwand, eine höhere Wiederverwendbarkeit einmal erstellter Dokumentvorlagen und -formate sowie Zeit- und Kosteneinsparungen. Das Projekt umfasst die Unternehmensbereiche Raiffeisen Versicherung AG und die UNIQA Österreich Versicherungen AG.
Proof of Concept
Nach eingehender Evaluierung möglicher Lösungen wurden vier Anbieter zu einem "Proof-of-Concept" eingeladen. Den Zuschlag erhielt icon mit ihrer modular aufgebauten Unternehmenslösung zur Erstellung und Formatierung interaktiver, prozessintegrierter und automatisierter Dokumente aller Art. Zu den Gründen für die Entscheidung Jürgen Puhm, IT-Projektleiter bei der UNIQA: "Ausschlaggebend für uns war die Möglichkeit, unsere Dokumente zunächst eins-zu-eins von ASF nach DOPiX zu migrieren und später eine ganz neue, zentrale Lösung aufzusetzen. Wir haben am Markt sonst nichts Vergleichbares gefunden. Außerdem zeichnet sich icon durch ein sehr kundenfreundliches Lizenzmodell aus. Die icon-Mitarbeiter sind immer erreichbar, und bei Fragen bekommen wir schnelle und kompetente Antworten."
Erste Schritte im Pilotprojekt
Der erste Schritt des Pilotprojektes startete Anfang September 2008 mit der Evaluierung aller technischen und fachlichen Herausforderungen, der Überprüfung der angenommenen Nutzungspotenziale und Einführungskosten sowie dem Sammeln von Anwendererfahrungen. Nach einem positiven Bescheid des UNIQA Vorstands, begann Anfang Februar 2010 die Umsetzung des Projekts.
Ablösung von RAIVIS und ASF durch icon-Lösung
Zunächst wurden die bestehende Versicherungsapplikation RAIVIS (Raiffeisen Versicherung-Informations-System) sowie die ASF-Briefapplikation bei der UNIQA durch die neue icon-Lösung abgelöst. Da lediglich das Frontend ausgetauscht wurde, konnten die Mitarbeiter weiterhin die vertrauten Arbeitsschritte durchführen, aber nun in einer ganz neuen Qualität und Durchgängigkeit.
Neu war beispielsweise die Möglichkeit einer Druckvorschau und der Dokumentenvoranzeige. Auch der Ablauf der Batch-Verarbeitung konnte verbessert werden.
Darüber hinaus konnten durch die erfolgreiche Migration die Anzahl der Dokumentvorlagen für die UNIQA-Briefe von 1.350 (ASF) auf 750 (DOPiX) verringert und gleichzeitig die Benutzerprofile bereinigt werden.
Erfolgreicher "Stapellauf"
Nach der schrittweisen Implementierung, der eingehenden Prüfung der Lösung durch die verschiedenen Fachabteilungen sowie einem abschließenden Abnahmetest ging die Gesamtlösung dann Anfang März 2011 nach und nach in Produktion. Bis Ende März 2011 konnte sie dann planungsgemäß die ASF-Lösung vollständig ersetzen.
Als erstes wurde die neue Lösung in den Unternehmensbereichen der Raiffeisen Versicherung eingeführt, später kam dann die anspruchsvolle UNIQA-Briefapplikation dazu. Bereits im Vorfeld waren die betroffenen Mitarbeiter mithilfe des "Schneeballprinzips" geschult, Manuals versandt und entsprechende neue Drucker-Clients bereitgestellt worden. In allen Bereichen verlief die Implementierung problemlos. Bis Ende März 2011 erfolgte noch eine Optimierung und Stabilisierung des Systems. Dann endete dieser erste Projektschritt fristgerecht.
Mithilfe der icon-Lösung werden bei der UNIQA im zentralen Druck pro Jahr etwa 55.000 individuell erstellte Textseiten und bei Raiffeisen Versicherung insgesamt rund neun Millionen Dokumentseiten im Batchverfahren formatiert und gedruckt. Im dezentralen Druck werden bei der UNIQA jährlich circa 960.000 Seiten via Print und fast 17.000 Seiten via E-Mail erstellt und versandt.
Eine ganz "neue Welt" entsteht
Im Frühjahr 2011 startete dann der zweite Projektabschnitt, bei dem z.B. auch die Batch-Erstellung bei der UNIQA und die Web-Applikationen schrittweise an DOPiX angebunden werden sollen. Hierbei werden sowohl die Texterstellung als auch das Layout, die Gestaltung der Interfaces und die Logik neu definiert, vereinheitlicht, vereinfacht und zentralisiert. Es geht nicht länger um eine Migration bestehender Strukturen, sondern um einen neuen, strategischen, unternehmenseinheitlichen Ansatz unter Einhaltung sämtlicher Richtlinien und Vorgaben. Eine ganz neue Dokumenten-Architektur wird aufgebaut. Beispielsweise werden durch die Fähigkeit der Fachabteilungen, eigenständig Dokumente zu erstellen, zukünftig die IT-Spezialisten des Unternehmens entlastet.
Die neue Brief-Applikation versetzt die UNIQA in die Lage, den gesamten Output-Management-Prozess von der Brieferstellung über die Parametereingabe bis hin zur Wahl und Steuerung der verschiedenen Versandkanäle mit einer Lösung abzuwickeln.
Ausblick
Im Rahmen des Projektes werden unter anderem auch Anbindungen an das zentrale DMS geschaffen, das Corporate Design der UNIQA eingebunden und Dokumentendesign sowie Namenskonven-tionen definiert.
Ab Anfang 2013 sollen weiterhin verstärkt Druckprojekte durchgeführt und das Redesign der Dokumente, z.B. im Bereich der Versicherungspolicen, weitergeführt werden. Zur Unterstützung in dieser Phase des Projektes steht als nächste Anschaffung die icon-Lösung DOPiX/Flow auf dem Wunschzettel der UNIQA.
