Virtual Classroom: YuLinc – Ein Best Practice Beispiel

Projektmanagement-Skills – Institut der Deutschen Zahnärzte (IDZ)

Situation

Das IDZ war auf der Suche nach einem Präsenztraining zum Thema Projektmanagement und einem Trainer, der das Projektteam des Projekts Mundgesundheit über einen längeren Zeitraum fachlich begleiten konnte. Es gab zu dem Zeitpunkt bereits Erfahrungen mit ähnlichen Projekten, aber in diesem Fall sollten nun einheitliche Standards entwickelt und auch über das Kernteam (4 Personen) hinaus im gesamten Institut (weitere 4 – 5 Personen) etabliert werden. Dies war insbesondere Wunsch des Institutsleiters Prof. Dr. Jordan, der als Projektleiter auch an den Seminarterminen teilnahm.

Komplikation

Der ursprüngliche Seminartermin fiel genau in die beginnende Corona-Pandemie. Das Projekt war zu diesem Zeitpunkt jedoch bereits offiziell gestartet und ein Trainingstermin war dringend erforderlich. Der Lockdown hatte die Arbeit des Instituts komplett verändert: Es gab zwar erste Erfahrungen mit Home-Office und virtueller Zusammenarbeit, dennoch musste zunächst die tägliche Arbeit des Instituts organisiert und rasch ein Trainingstermin für eine virtuelle Zusammenkunft gefunden werden.

Lösung

Online-Trainings mit der Plattform YuLinc. Es ist keine Installation und nur eine kurze Einweisung der Teilnehmer erforderlich. Dabei konnten die Inhalte nahezu identisch beibehalten werden, sie wurden jedoch konzeptionell an die Online-Umgebung angepasst.

Besonderheiten

Drei Online-Module zum Einstieg für das komplette Institut und ein FollowUp-Tag vor Ort für das Projektteam und eine noch einzustellende Projektassistenz wurden geplant.

Die Module waren inhaltlich sehr unterschiedlich angelegt:

• Modul 1: Projektmanagement-Tools (verkürzte Fassung von Projektmanagement I)
• Modul 2: Projektmanagement-Softwarelösungen (Vorstellung via Screen Sharing (Bildschirm teilen) und Diskussion im Plenum)
• Modul 3: Fragen und Antworten zum IDZ-Projektmanagement (Schwerpunkt: Projektorganisation und -kommunikation)

Zwischen Modul 2 und 3 lag ein zeitlicher Abstand von knapp einer Woche. Die Teilnehmer hatten Zeit, Fragen für das 3. Modul zu formulieren. Die Fragen wurden von einem vorher bestimmten Teilnehmer per E-Mail gesammelt und übermittelt.

• Modul 4 (vor Ort, noch durchzuführen): Begleitung/Beratung des Projektteams

Einschätzung der Teilnehmer

Es wurde sehr gelobt, dass die Veranstaltung nicht einfach nur verschoben wurde oder ausgefallen ist. Die Teilnehmer zeigten sich positiv überrascht, dass eine enge Zusammenarbeit in Gruppen im virtuellen Raum möglich ist und sich ohne größeren Aufwand umsetzen lässt.

Einschätzung vom Trainer

Technik

• Das IDZ hatte keine Ressourcen, Kenntnisse und Möglichkeiten, eine eigene Konferenzlösung zu etablieren und hat die vorgeschlagene Methode sehr dankbar aufgenommen. Die Administration wurde komplett vom Trainer übernommen. Das System hat reibungslos funktioniert.
• Eine Lösung wie YuLinc ist sehr gut für Kunden geeignet, die keine Infrastruktur zur Verfügung haben oder eine schnelle Umsetzung benötigen. Ein Technikcheck, ein bis zwei Tage vor dem Training ist ratsam, um letzte Hindernisse zu erkennen und Teilnehmern die Scheu vor der Nutzung eines Online-Systems zu nehmen. In diesem Fall lief die Umsetzung reibungslos und die Rückmeldungen waren sehr positiv.

Anwendung

• Alle Elemente der Plattform – Videokonferenz, Whiteboards, Umfragen, Breakout-Räume (Gruppenräume) –  bis hin zum Screen Sharing wurden eingesetzt. In dieser Zusammensetzung und Situation war eine intensivere Führung durch den Trainer als bei anderen Trainings notwendig, die von den Teilnehmern als äußerst hilfreich empfunden wurde. Die Vorstellung von Software-Tools (Modul 2) ist online sehr einfach umsetzbar und zielführender als in einer Präsenzveranstaltung, da kein Medienwechsel erfolgt und Fragen sehr gezielt beantwortet werden können.

Tipps und Tricks für die Umsetzung

• Kurze Lernsequenzen mit Feedbackschleifen (auch via Umfrage) sollten sich mit Gruppenarbeiten und Präsentationen der Teilnehmer abwechseln. Das hält das Training kurzweilig / weniger anstrengend.
• Ratsam sind Modullängen bis max. 90 Minuten, später können sie verlängert werden. Besser wäre der Start mit einem Präsenzteil (was in diesem Fall leider nicht möglich war).
• Transferfragen zwischen Modul 2 und 3 waren eine gute Idee, um die Inhalte zu individualisieren und die Teilnehmer enger einzubinden.
• Unterlagen müssen für diese Lernform angepasst werden: kurze Abschnitte, kurze Übungen / Feedbackschleifen (Umfragen o.ä.).

Fazit: Online-Training kann auch ohne großen Aufwand schnell realisiert werden.