Auf welche Kriterien legen Unternehmen bei der Auswahl von Projektmanagement-Software besonderen Wert und weshalb kommen manche Projekte ohne Softwareunterstützung aus? Diesen Fragen ging im Sommer 2014 eine gemeinsame Studie der Ludwig-Maximilians-Universität München und des Softwareherstellers InLoox nach.
An der Befragung teilgenommen haben 135 Projektleiter, Führungskräfte und Personen mit Projekterfahrung, die hauptsächlich in der Informations- und Kommunikationsbranche, dem Dienstleistungssektor und dem verarbeitenden Gewerbe beschäftigt sind. Die Mehrheit von ihnen (82 Prozent) nutzt bereits Projektmanagement-Software. 69 Prozent der Befragten waren zudem an der Erstanschaffung bzw. am Wechsel der Softwarelösung beteiligt. Die Befragten sind in Unternehmen verschiedenster Größe beschäftigt – von Arbeitgebern mit weniger als 10 bis hin zu solchen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern sind alle Unternehmensgrößen in der Stichprobe vertreten. Flankiert wurde der Onlinefragebogen durch eine qualitative Expertenbefragung, bei der Gespräche mit 12 Experten aus dem Projektmanagementbereich geführt wurden.
Als entscheidende Auswahlkriterien für eine Projektmanagement-Software wurden vor allem die Nutzerfreundlichkeit der Software, Workflow-Funktionen und die Option, Schnittstellen zu anderen Programmen oder Datenbanken herzustellen genannt.
Diese Befunde wurden in den Experteninterviews untermauert: „Ist die Benutzeroberfläche leicht verständlich? Kann ich das intuitiv bedienen oder brauche ich aufwändige Schulungen?“, fasste einer der befragten Experten die Anforderungen an die Usability der Projektmanagement-Software zusammen.
Knapp 20 Prozent der Studienteilnehmer nutzen keine auf den Projektmanagementbereich zugeschnittene Software. Doch bei genauerem Hinsehen relativiert sich dieser Wert, da mehr als die Hälfte dieser Befragten die Anschaffung einer speziellen PM-Software entweder aktuell plant oder sie sich zumindest wünschen würde. Beim Rest erfüllen vor allem Standardtools wie zum Beispiel Microsoft Excel die Anforderungen bei geringer Projektgröße und -komplexität.
„93 Prozent der Befragten in unserer Studie sehen im erfolgreichen Projektmanagement den Wettbewerbsvorteil der Zukunft. Auch unsere regelmäßigen Kundenumfragen zeigen, dass Projekte mittlerweile in wirklich allen Branchen fest zum Arbeitsalltag gehören“, berichtet InLoox-Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel. „Das bedeutet aber auch, dass immer mehr Menschen in Projekten arbeiten, die keine hauptamtlichen Projektmanager sind und die nicht die Zeit haben, sich in komplizierte Planungstools für Profis einzuarbeiten. Daher wandeln sich auch die Anforderungen an Projektmanagement-Tools. Gefragt sind einfach zu bedienende Softwarelösungen, die weitgehend selbsterklärend sind.“
An der Befragung teilgenommen haben 135 Projektleiter, Führungskräfte und Personen mit Projekterfahrung, die hauptsächlich in der Informations- und Kommunikationsbranche, dem Dienstleistungssektor und dem verarbeitenden Gewerbe beschäftigt sind. Die Mehrheit von ihnen (82 Prozent) nutzt bereits Projektmanagement-Software. 69 Prozent der Befragten waren zudem an der Erstanschaffung bzw. am Wechsel der Softwarelösung beteiligt. Die Befragten sind in Unternehmen verschiedenster Größe beschäftigt – von Arbeitgebern mit weniger als 10 bis hin zu solchen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern sind alle Unternehmensgrößen in der Stichprobe vertreten. Flankiert wurde der Onlinefragebogen durch eine qualitative Expertenbefragung, bei der Gespräche mit 12 Experten aus dem Projektmanagementbereich geführt wurden.
Als entscheidende Auswahlkriterien für eine Projektmanagement-Software wurden vor allem die Nutzerfreundlichkeit der Software, Workflow-Funktionen und die Option, Schnittstellen zu anderen Programmen oder Datenbanken herzustellen genannt.
Diese Befunde wurden in den Experteninterviews untermauert: „Ist die Benutzeroberfläche leicht verständlich? Kann ich das intuitiv bedienen oder brauche ich aufwändige Schulungen?“, fasste einer der befragten Experten die Anforderungen an die Usability der Projektmanagement-Software zusammen.
Knapp 20 Prozent der Studienteilnehmer nutzen keine auf den Projektmanagementbereich zugeschnittene Software. Doch bei genauerem Hinsehen relativiert sich dieser Wert, da mehr als die Hälfte dieser Befragten die Anschaffung einer speziellen PM-Software entweder aktuell plant oder sie sich zumindest wünschen würde. Beim Rest erfüllen vor allem Standardtools wie zum Beispiel Microsoft Excel die Anforderungen bei geringer Projektgröße und -komplexität.
„93 Prozent der Befragten in unserer Studie sehen im erfolgreichen Projektmanagement den Wettbewerbsvorteil der Zukunft. Auch unsere regelmäßigen Kundenumfragen zeigen, dass Projekte mittlerweile in wirklich allen Branchen fest zum Arbeitsalltag gehören“, berichtet InLoox-Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel. „Das bedeutet aber auch, dass immer mehr Menschen in Projekten arbeiten, die keine hauptamtlichen Projektmanager sind und die nicht die Zeit haben, sich in komplizierte Planungstools für Profis einzuarbeiten. Daher wandeln sich auch die Anforderungen an Projektmanagement-Tools. Gefragt sind einfach zu bedienende Softwarelösungen, die weitgehend selbsterklärend sind.“
