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1. Ohne das richtige Werkzeug geht nichts Immer noch setzen viele Unternehmen für die Planung und Umsetzung ihrer Projekte keine professionelle Projektmanagement-Software (PMS) ein. Oder sie haben zwar eine entsprechende Software auf den Rechnern ihrer Mitarbeiter installiert, doch wird diese in der Praxis nicht genutzt. Dabei trägt gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten ein professionelles Projektmanagements dazu bei, durch eine schnellere und effizientere Abwicklung die Gesamtkosten eines Projekts zu senken und so dem eigenen Unternehmen Wettbewerbsvorteile zu sichern. Ziel eines jeden Unternehmens sollte es daher sein, seinen leitenden Mitarbeitern ein professionelles Projektmanagement mit intuitiven Werkzeugen zu ermöglichen.
2. So einfach wie möglich, so komplex wie nötig Bei der Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software gilt es dabei zu beachten, dass die Lösung zwar alle benötigten Prozesse abbilden kann. Gleichzeitig darf sie aber nicht so komplex sein, dass sie die Anwender überfordert. Denn nur eine Software, die in der Praxis tatsächlich genutzt wird, nützt dem Unternehmen.
3. Nutzung vorhandener Datenquellen Projektmanagement-Software soll den Nutzern Arbeit erleichtern oder abnehmen und nicht neue schaffen. Daher ist es wichtig, dass die Projektmanagement-Software eng mit anderen Unternehmensanwendungen verzahnt ist. Muss ein Mitarbeiter beispielsweise wichtige Meilensteine oder Projekttermine sowohl in die PMS, als auch noch einmal in seinen persönlichen Terminkalender eintragen, so ist dies vermeidbare Doppelarbeit. Dasselbe gilt für die Verwaltung der an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter. Denn diese sind wahrscheinlich bereits entweder in einem zentralen Verzeichnisdienst wie dem Active Directory oder dem Messaging-Server eines Unternehmens erfasst und sollten nicht nochmals in dem Projektmanagement-System administriert werden müssen.
4. Vertraute Oberfläche erhöht Akzeptanz Vielen Anwendern fällt es schwer, sich in neue Software mit einer individuellen Bedienungsphilosophie einzuarbeiten. Denn dort muss man oft erst die Denkweise des Programmierers verstehen, um die Software richtig nutzen zu können. Mit dem Office- Paket von Microsoft hingegen werden in der Praxis die meisten Anwender vertraut Sechs Tipps, wie Sie ganz einfach Ihre Projektkosten senken Seite 2 von 2 sein. Orientiert sich die Benutzeroberfläche einer Projektmanagement-Software an dessen Bedienungsphilosophie, so werden sich auch die Anwender bei der PMSNutzung schnell zu Hause fühlen.
5. Entlastung der Unternehmensressourcen Kann eine Projektmanagement-Software im Unternehmen bereits vorhandene Ressourcen mit nutzen, spart dies zusätzliche Investitions- und Betriebskosten. Ein Beispiel hierfür wäre die Integration in bestehende Datenbanksysteme wie MS SQL, Oracle oder MySQL oder in die verbreitete Groupware Microsoft Exchange.
6. Projektmanagement als Teil des Personal Information Management Die meisten PC-Anwender im Unternehmen haben ihre Personal Information Management-Anwendung (PIM) wie Microsoft Outlook den ganzen Tag geöffnet. Denn dort verwalten sie ihre Aufgaben, Termine, Kontakte und Kommunikation mit Kollegen und Kunden. Alle diese Punkte sind auch wichtige Bestandteile des Projektmanagements: Bestimmte Personen (Kontakte) haben bestimmte Aufgaben zu einem bestimmten Termin zu erledigen und kommunizieren den Status ihrer Tätigkeiten per E-Mail. Da liegt es nahe, im Idealfall auch das Projektmanagement direkt in das PIM der Mitarbeiter zu integrieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Keine Doppelerfassung von Daten, eine vertraute Benutzeroberfläche, direkte Integration in alle wichtigen Datenquellen im Unternehmen und eine Software, die immer geöffnet und daher auch ständig genutzt wird.
1. Ohne das richtige Werkzeug geht nichts Immer noch setzen viele Unternehmen für die Planung und Umsetzung ihrer Projekte keine professionelle Projektmanagement-Software (PMS) ein. Oder sie haben zwar eine entsprechende Software auf den Rechnern ihrer Mitarbeiter installiert, doch wird diese in der Praxis nicht genutzt. Dabei trägt gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten ein professionelles Projektmanagements dazu bei, durch eine schnellere und effizientere Abwicklung die Gesamtkosten eines Projekts zu senken und so dem eigenen Unternehmen Wettbewerbsvorteile zu sichern. Ziel eines jeden Unternehmens sollte es daher sein, seinen leitenden Mitarbeitern ein professionelles Projektmanagement mit intuitiven Werkzeugen zu ermöglichen.
2. So einfach wie möglich, so komplex wie nötig Bei der Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software gilt es dabei zu beachten, dass die Lösung zwar alle benötigten Prozesse abbilden kann. Gleichzeitig darf sie aber nicht so komplex sein, dass sie die Anwender überfordert. Denn nur eine Software, die in der Praxis tatsächlich genutzt wird, nützt dem Unternehmen.
3. Nutzung vorhandener Datenquellen Projektmanagement-Software soll den Nutzern Arbeit erleichtern oder abnehmen und nicht neue schaffen. Daher ist es wichtig, dass die Projektmanagement-Software eng mit anderen Unternehmensanwendungen verzahnt ist. Muss ein Mitarbeiter beispielsweise wichtige Meilensteine oder Projekttermine sowohl in die PMS, als auch noch einmal in seinen persönlichen Terminkalender eintragen, so ist dies vermeidbare Doppelarbeit. Dasselbe gilt für die Verwaltung der an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter. Denn diese sind wahrscheinlich bereits entweder in einem zentralen Verzeichnisdienst wie dem Active Directory oder dem Messaging-Server eines Unternehmens erfasst und sollten nicht nochmals in dem Projektmanagement-System administriert werden müssen.
4. Vertraute Oberfläche erhöht Akzeptanz Vielen Anwendern fällt es schwer, sich in neue Software mit einer individuellen Bedienungsphilosophie einzuarbeiten. Denn dort muss man oft erst die Denkweise des Programmierers verstehen, um die Software richtig nutzen zu können. Mit dem Office- Paket von Microsoft hingegen werden in der Praxis die meisten Anwender vertraut Sechs Tipps, wie Sie ganz einfach Ihre Projektkosten senken Seite 2 von 2 sein. Orientiert sich die Benutzeroberfläche einer Projektmanagement-Software an dessen Bedienungsphilosophie, so werden sich auch die Anwender bei der PMSNutzung schnell zu Hause fühlen.
5. Entlastung der Unternehmensressourcen Kann eine Projektmanagement-Software im Unternehmen bereits vorhandene Ressourcen mit nutzen, spart dies zusätzliche Investitions- und Betriebskosten. Ein Beispiel hierfür wäre die Integration in bestehende Datenbanksysteme wie MS SQL, Oracle oder MySQL oder in die verbreitete Groupware Microsoft Exchange.
6. Projektmanagement als Teil des Personal Information Management Die meisten PC-Anwender im Unternehmen haben ihre Personal Information Management-Anwendung (PIM) wie Microsoft Outlook den ganzen Tag geöffnet. Denn dort verwalten sie ihre Aufgaben, Termine, Kontakte und Kommunikation mit Kollegen und Kunden. Alle diese Punkte sind auch wichtige Bestandteile des Projektmanagements: Bestimmte Personen (Kontakte) haben bestimmte Aufgaben zu einem bestimmten Termin zu erledigen und kommunizieren den Status ihrer Tätigkeiten per E-Mail. Da liegt es nahe, im Idealfall auch das Projektmanagement direkt in das PIM der Mitarbeiter zu integrieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Keine Doppelerfassung von Daten, eine vertraute Benutzeroberfläche, direkte Integration in alle wichtigen Datenquellen im Unternehmen und eine Software, die immer geöffnet und daher auch ständig genutzt wird.
