So lässt sich das tägliche E-Mail-Chaos beherrschen

Wie sich in Unternehmen die Informationsflut im Outlook-Eingangsordner besser ordnen, steuern und als Aufgaben abarbeiten lässt. 

Laut Statista gab es im Jahr 2023 weltweit schätzungsweise 4,37 Milliarden E-Mail-Nutzer. In Deutschland belief sich der Anteil der Bevölkerung, der das Internet für das Versenden und Empfangen von E-Mails nutzt, auf 80 Prozent. Berufstätige in Deutschland erhalten im Durchschnitt 42 E-Mails pro Tag. Im Vergleich zum Jahr 2021 ist die Anzahl allein um 16 Mails angestiegen, wie der Branchenverband Bitkom ermittelt hat. Die Herausforderung dabei ist es, die unstrukturierten Informationen zu überblicken und die sich daraus ergebenden Aufgaben zu identifizieren.

Um das E-Mail-Chaos in den Griff zu bekommen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:  

1. Den E-Mail-Prozess weitgehend automatisieren: Damit das gelingt müssen zunächst Prioritäten definiert und Regeln festgelegt werden. Zentral ist dabei auch das Löschen von Spam und Werbung sowie das Identifizieren von E-Mails, die nur weitergeleitet werden müssen. 
2. Beim Lesen sofort entscheiden, was zu tun ist: Ziel sollte es sein, eine Mail nur einmal zu lesen. Und für den Fall, dass sich hieraus eine konkrete Aufgabe (mit einem Zeitaufwand von mehr als fünf Minuten) ergibt, sollte diese sofort in eine Projektmanagement- oder Collaboration-Software übertragen werden. 
3. Während der E-Mail-Bearbeitung Ablenkung vermeiden: Hilfreich ist es, sich für das Abarbeiten von E-Mails feste Zeitfenster zu setzen. Falls das nicht möglich ist, sollte man zumindest dafür sorgen, dass die E-Mails fokussiert bearbeitet werden können. 
4. Alerts abschalten: Wer in seiner Arbeit ständig durch akustische oder visuelle Benachrichtigungen aus dem E-Mail-Programm unterbrochen wird, kann sich nicht konzentrieren. Deshalb sollten Alerts grundsätzlich ausgeschaltet sein.   

„Unternehmen und Organisationen, die diese Tipps befolgen, tun sich noch leichter, wenn sie darüber hinaus auf die Möglichkeiten moderner Outlook-Integrationen setzen“, sagt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer des Münchner Softwareherstellers InLoox. Das Unternehmen bietet eine gleichnamige Projektmanagement-Plattform an, die unter anderem dabei hilft, unstrukturierte E-Mail-Informationen in strukturierte Aufgaben zu verwandeln. Dabei fungiert die Plattform wie eine Funktionserweiterung von Outlook.  

Ein KI-Assistent analysiert dann den Inhalt der E-Mails und auf Grundlage dessen werden Vorschläge für mögliche Aufgaben erstellt werden. Diese können dann übernommen oder modifiziert werden. Zudem schätzt die KI den benötigten Aufwand für die jeweilige Aufgabe und schlägt ein Fertigstellungsdatum vor. Angezeigt werden die Aufgaben in einem in Outlook integrierten Seitenpanel – sortiert nach Fälligkeitsdatum, so dass auf einen Blick erkennbar ist, was Priorität hat. Praktischerweise lassen sich die Aufgaben auch direkt im Seitenpanel bearbeiten. Per Drag & Drop können zudem Dokumente und E-Mail-Anhänge der Aufgabe hinzugefügt werden. Bei Bedarf kann unmittelbar aus einer Aufgabe heraus auch eine digitale Zeiterfassung gestartet werden.   

Worauf also noch warten? Einen Versuch ist es in jedem Fall wert! Denn eines steht fest: Die Zeit und Energie, die man so beim Erledigen der E-Mails einspart, stehen für andere Projekte und Dinge zur Verfügung – und sei es nur für einen entspannten Kaffee mit Kollegen oder einen früheren Feierabend.