Die Outlook-integrierte Projektmanagement-Software InLoox ist seit kurzem auch an der Technischen Universität Darmstadt im Einsatz. Mitarbeiter des Fachgebietes Unternehmensführung und Logistik nutzen InLoox zur Zeit- und Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Kommunikation und Dokumentation sämtlicher größerer Projekte. Immer mehr Hochschulen und Universitäten verlassen sich beim Management ihrer Projekte auf InLoox – so zum Beispiel die Hochschule München, die Hochschule Darmstadt oder die Ruhr-Universität Bochum.
Im Fachgebiet Unternehmensführung und Logistik der Technischen Universität Darmstadt fallen zahlreiche umfangreiche Projekte aus Forschung, Lehre und akademischer Selbstverwaltung an. Der inhaltliche Fokus liegt dabei auf den Bereichen Unternehmensführung, Verkehrslogistik und Logistik. Hier gilt es, stets den Überblick über die Projektlandschaft zu bewahren, alle Teammitglieder über die neuesten Projektentwicklungen auf dem Laufenden zu halten und neue Projekte möglichst zeitsparend zu planen. Als die Teamkoordination über Microsoft Outlook dafür nicht mehr ausreichte, begann man sich nach einem professionellen Projektmanagement-System umzusehen.
Die Lösung sollte eine noch effizientere Durchführung der Projekte des Fachgebietes und zugleich eine übersichtliche Gewichtung der persönlichen Arbeitszeit der Projektmitarbeiter ermöglichen. Von Beginn an war klar, dass sich die gewünschte Software nahtlos in Microsoft Outlook einfügen sollte, damit die Groupware die Kommunikationszentrale bleiben konnte. Bei der Online-Recherche zum Thema stieß das Team auf die Projektmanagement-Software des Münchner Herstellers InLoox, eines Spezialisten für Outlook-integrierte Businesslösungen. „Die direkte Integration in Outlook und die vorhandenen Teamfunktionen machen den Einsatz der Software komfortabel und bieten die notwendige Funktionalität für unsere Ansprüche. Wir haben uns für eine Serverlösung auf Basis von MySQL entschieden, die eine einfache Einrichtung und die Programmierung von eigenen Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen erlaubt“, so der Gruppenleiter Logistikmanagement Jan Tränkner. Nachdem das Team die Projektsoftware auf Herz und Nieren geprüft hatte, stand sehr bald fest, dass InLoox die Lösung war, nach der die Projektmitarbeiter gesucht hatten.
Mit der Einführung von InLoox wurde im Sommer 2011 begonnen. Im Laufe eines Monats wurde InLoox auf den Clients installiert und die laufenden Projekte in das System übernommen. Mittlerweile gehört die Projektzeitplanung mit Hilfe von Vorgängen und Meilensteinen zu den meistgenutzten InLoox-Funktionen an der TU Darmstadt. So können auch umfangreiche Projekte übersichtlich untergliedert werden und Termine und Deadlines bleiben stets im Blick. Auch die Möglichkeit, mit Hilfe von InLoox-Arbeitspaketen Zuständigkeiten, Kompetenzen und Fertigstellungsdaten zu kommunizieren, kommt sehr häufig zum Einsatz.
Ein erstes Fazit von Jan Tränkner fällt positiv aus: „Die Projektverwaltung sorgt für deutlich mehr Transparenz in der Projektbearbeitung. Der Projektfortschritt wird sauber dokumentiert und die Informationen sind dem ganzen Team zugänglich. InLoox ist ein Teil unserer täglichen Arbeit geworden. Die Projektkoordination ist gerade bei großen Projektteams sehr viel einfacher geworden.“
Demnächst wird an der TU Darmstadt die Umstellung von Version 6 auf InLoox PM 7 vollzogen werden, damit die Projektteams auch die neuesten InLoox-Funktionen wie Rückwärtsplanung, individuelle Arbeitszeitkalender oder die Zeiterfassung mit Stoppuhr nutzen können.
Im Fachgebiet Unternehmensführung und Logistik der Technischen Universität Darmstadt fallen zahlreiche umfangreiche Projekte aus Forschung, Lehre und akademischer Selbstverwaltung an. Der inhaltliche Fokus liegt dabei auf den Bereichen Unternehmensführung, Verkehrslogistik und Logistik. Hier gilt es, stets den Überblick über die Projektlandschaft zu bewahren, alle Teammitglieder über die neuesten Projektentwicklungen auf dem Laufenden zu halten und neue Projekte möglichst zeitsparend zu planen. Als die Teamkoordination über Microsoft Outlook dafür nicht mehr ausreichte, begann man sich nach einem professionellen Projektmanagement-System umzusehen.
Die Lösung sollte eine noch effizientere Durchführung der Projekte des Fachgebietes und zugleich eine übersichtliche Gewichtung der persönlichen Arbeitszeit der Projektmitarbeiter ermöglichen. Von Beginn an war klar, dass sich die gewünschte Software nahtlos in Microsoft Outlook einfügen sollte, damit die Groupware die Kommunikationszentrale bleiben konnte. Bei der Online-Recherche zum Thema stieß das Team auf die Projektmanagement-Software des Münchner Herstellers InLoox, eines Spezialisten für Outlook-integrierte Businesslösungen. „Die direkte Integration in Outlook und die vorhandenen Teamfunktionen machen den Einsatz der Software komfortabel und bieten die notwendige Funktionalität für unsere Ansprüche. Wir haben uns für eine Serverlösung auf Basis von MySQL entschieden, die eine einfache Einrichtung und die Programmierung von eigenen Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen erlaubt“, so der Gruppenleiter Logistikmanagement Jan Tränkner. Nachdem das Team die Projektsoftware auf Herz und Nieren geprüft hatte, stand sehr bald fest, dass InLoox die Lösung war, nach der die Projektmitarbeiter gesucht hatten.
Mit der Einführung von InLoox wurde im Sommer 2011 begonnen. Im Laufe eines Monats wurde InLoox auf den Clients installiert und die laufenden Projekte in das System übernommen. Mittlerweile gehört die Projektzeitplanung mit Hilfe von Vorgängen und Meilensteinen zu den meistgenutzten InLoox-Funktionen an der TU Darmstadt. So können auch umfangreiche Projekte übersichtlich untergliedert werden und Termine und Deadlines bleiben stets im Blick. Auch die Möglichkeit, mit Hilfe von InLoox-Arbeitspaketen Zuständigkeiten, Kompetenzen und Fertigstellungsdaten zu kommunizieren, kommt sehr häufig zum Einsatz.
Ein erstes Fazit von Jan Tränkner fällt positiv aus: „Die Projektverwaltung sorgt für deutlich mehr Transparenz in der Projektbearbeitung. Der Projektfortschritt wird sauber dokumentiert und die Informationen sind dem ganzen Team zugänglich. InLoox ist ein Teil unserer täglichen Arbeit geworden. Die Projektkoordination ist gerade bei großen Projektteams sehr viel einfacher geworden.“
Demnächst wird an der TU Darmstadt die Umstellung von Version 6 auf InLoox PM 7 vollzogen werden, damit die Projektteams auch die neuesten InLoox-Funktionen wie Rückwärtsplanung, individuelle Arbeitszeitkalender oder die Zeiterfassung mit Stoppuhr nutzen können.
