Rund 10 Millionen Dokumente mit 25 Millionen Seiten gehen jährlich bei der Siemens-Betriebskrankenkasse (SBK) ein – überwiegend als Papier, zunehmend aber auch elektronisch per E-Mail: Abrechnungen für ärztliche Behandlungen, Kuren und Reha, Arbeitsunfähigkeitsnachweise, Fragebögen zum Versichertenstatus etc. Diese Unterlagen schnell und effizient zu erfassen, zu indizieren, den richtigen Dokumentenkategorien zuzuordnen und an die zuständige Fachabteilung zur Bearbeitung weiterzuleiten, war in der Vergangenheit eine mühselige und teure Angelegenheit.
Alle Belege mussten die Sachbearbeiter selbst und manuell registrieren, klassifizieren und gegebenenfalls ergänzen, falls Angaben fehlten oder nicht korrekt waren. Die eingesetzte Scanner-Lösung diente nur der Information der Kundenberater an den 115 SBK-Standorten, dass ein Vorgang registriert wurde und nun in Bearbeitung ist. Die Potenziale, die ein Scanning mit automatischer, elektronischer Übergabe an die zuständige Sachbearbeitung normalerweise bietet, wurden nur ansatzweise genutzt.
DIGITALISIERUNG DES POSTEINGANGS
Ziel war es deshalb, ein professionelles Input-Management-System zu etablieren, welches den Posteingang digitalisiert, automatisiert und einen zentralen Dokumentenzugriff mit Anzeige des aktuellen Bearbeitungsstatus ermöglicht. Damit sollten die Sachbearbeiter von administrativen Erfassungstätigkeiten entlastet, die Auskunftsfähigkeit gegenüber den Kunden erhöht und die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben zur Langzeitarchivierung garantiert werden.
Klassifizierung und Weiterleitung in zwei Minuten
In enger Zusammenarbeit mit InovoOlution, einem Spezialisten für Input-Management, analysierte die SBK die bestehenden Prozesse und entwickelte ein Konzept für die Automatisierung der Posteingangsverarbeitung. Die Entscheidung für InovoOlution fiel aufgrund der ausgewiesenen Expertise bei der Optimierung von Geschäftsprozessen.
Ralf Bayer, Bereichsleiter IT Service- und Projektmanagement bei der SBK „Die Kombination aus produktneutraler Beratung und fundiertem Technologie-Knowhow hat uns überzeugt. Von der Analyse der Bestandsprozesse über ein Proof-of-Concept bis zur Inbetriebnahme der neuen Lösung inkl. Schulung der Mitarbeiter hat uns InovoOlution kompetent bei der Umsetzung dieses anspruchsvollen Projekts begleitet“.
Automatisierung durch NOVO Mail
Technologisches Kernstück ist die Software-Lösung NOVO Mail von InovoOlution. Heute werden alle eingehenden Belege gescannt, automatisch an das neue System übergeben, welches diese klassifiziert und an die nachgelagerte Sachbearbeitung elektronisch weiterleitet. Der gesamte Prozess vom Scannen bis zum Export in das Zielsystem dauert nicht länger als zwei Minuten. Scanning und Datenkorrektur – beispielsweise bei falschen Adressen oder fehlenden Stammdaten – erfolgen durch einen externen Dienstleister. Auf diese Weise haben die SBK-Mitarbeiter mehr Ressourcen frei für die eigentliche Bearbeitung. Nur wenn das System ein Schriftstück nicht eindeutig einer Kategorie zuordnen kann, müssen die Sachbearbeiter manuell eingreifen.
Insgesamt liegt die Automatisierungsquote bisher bei 70 Prozent – ein sehr guter Wert angesichts von 500 Dokumententypen, mit denen es die SBK zu tun hat. In den nächsten zwei Jahren soll die gesamte Tagespost, auch die digitale, auf diese Weise verarbeitet werden. Die Erweiterung auf den Eingangskanal E-Mail läuft gerade – auf der Basis von NOVO Mail, einer Software für die automatische Verarbeitung von eingehenden E-Mails und die zuverlässige Übergabe an die Archivierung.
AKTUELLER STATUS LEICHT ABRUFBAR
Die Vorteile des neuen Systems zeigen sich vor allem in den Bereichen Abrechnungsmanagement, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Familienbestandspflege.
Beispiel Abrechnungsmanagement
80 verschiedene Dokumententypen gibt es hier:
Abrechnungen für Kur- und Krankenhausaufenthalte, Rehabilitations-
maßnahmen, Ultraschall-Screening, um nur einige zu nennen. Die Dokumente werden zunächst einseitig in Farbe gescannt und anschließend vom System klassifiziert und an die Sachbearbeitung übergeben. Dazu liest die Software die Daten aus und ordnet sie der entsprechenden Versicherungsnummer zu. Früher mussten die Mitarbeiter der Poststelle das Schriftstück erst lesen, bevor sie einen Vorgang anlegen konnten. Dazu erstellten sie ein Deckblatt, scannten dieses mit den entsprechenden Unterlagen, um den gesamten Vorgang sofort im Archiv abzulegen. Für die weitere digitale Ver-arbeitung stand er nicht zur Verfügung.
Anders heute: Jeder berechtigte Mitarbeiter kann den Vorgang elektronisch abrufen und den aktuellen Bearbeitungsstatus einsehen – nicht nur die Mitarbeiter des zentralen Abrechnungsmanagements in Leipzig, sondern auch die Berater vor Ort. Vorbei die Zeiten, als die Unterlagen trotz Scanning nur als Papier auf dem Schreibtisch der Sachbearbeiter landeten.
Beispiel AU-Bescheinigungen
Die AU-Bescheinigungen werden zunächst als Verarbeitungsstapel mit je 200 bis 400 Blättern farbig gescannt und elektronisch an das System übergeben. Anhand der Ergebnisse der automatischen Erkennung bzw. der manuellen Verifizierung sortiert die Software die Dokumente und exportiert sie in Stapeln zu je 25 Belegen. Anschließend erfolgt die Nachbearbeitung durch den Sachbearbeiter, gleichzeitig wird das Dokument in der elektronischen Akte des Kassenmitglieds gespeichert.
SBK PROFITIERT MEHRFACH
Insgesamt profitiert die SBK bei der Digitalisierung des Posteingangs in mehrfacher Hinsicht:
- Einheitliche Eingangsverarbetung für Papier, Fax und E-Mail
- Schnellere Bearbeitung
- Alle Dokumente sind elektronisch verfügbar – in Farbe und mit aktuellem Bearbeitungsstatus
- Deutlich verbesserte Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter
- Entlastung der Fachabteilungen von administrativen Tätigkeiten
- Konzentration auf das Kerngeschäft
Alle Belege mussten die Sachbearbeiter selbst und manuell registrieren, klassifizieren und gegebenenfalls ergänzen, falls Angaben fehlten oder nicht korrekt waren. Die eingesetzte Scanner-Lösung diente nur der Information der Kundenberater an den 115 SBK-Standorten, dass ein Vorgang registriert wurde und nun in Bearbeitung ist. Die Potenziale, die ein Scanning mit automatischer, elektronischer Übergabe an die zuständige Sachbearbeitung normalerweise bietet, wurden nur ansatzweise genutzt.
DIGITALISIERUNG DES POSTEINGANGS
Ziel war es deshalb, ein professionelles Input-Management-System zu etablieren, welches den Posteingang digitalisiert, automatisiert und einen zentralen Dokumentenzugriff mit Anzeige des aktuellen Bearbeitungsstatus ermöglicht. Damit sollten die Sachbearbeiter von administrativen Erfassungstätigkeiten entlastet, die Auskunftsfähigkeit gegenüber den Kunden erhöht und die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben zur Langzeitarchivierung garantiert werden.
Klassifizierung und Weiterleitung in zwei Minuten
In enger Zusammenarbeit mit InovoOlution, einem Spezialisten für Input-Management, analysierte die SBK die bestehenden Prozesse und entwickelte ein Konzept für die Automatisierung der Posteingangsverarbeitung. Die Entscheidung für InovoOlution fiel aufgrund der ausgewiesenen Expertise bei der Optimierung von Geschäftsprozessen.
Ralf Bayer, Bereichsleiter IT Service- und Projektmanagement bei der SBK „Die Kombination aus produktneutraler Beratung und fundiertem Technologie-Knowhow hat uns überzeugt. Von der Analyse der Bestandsprozesse über ein Proof-of-Concept bis zur Inbetriebnahme der neuen Lösung inkl. Schulung der Mitarbeiter hat uns InovoOlution kompetent bei der Umsetzung dieses anspruchsvollen Projekts begleitet“.
Automatisierung durch NOVO Mail
Technologisches Kernstück ist die Software-Lösung NOVO Mail von InovoOlution. Heute werden alle eingehenden Belege gescannt, automatisch an das neue System übergeben, welches diese klassifiziert und an die nachgelagerte Sachbearbeitung elektronisch weiterleitet. Der gesamte Prozess vom Scannen bis zum Export in das Zielsystem dauert nicht länger als zwei Minuten. Scanning und Datenkorrektur – beispielsweise bei falschen Adressen oder fehlenden Stammdaten – erfolgen durch einen externen Dienstleister. Auf diese Weise haben die SBK-Mitarbeiter mehr Ressourcen frei für die eigentliche Bearbeitung. Nur wenn das System ein Schriftstück nicht eindeutig einer Kategorie zuordnen kann, müssen die Sachbearbeiter manuell eingreifen.
Insgesamt liegt die Automatisierungsquote bisher bei 70 Prozent – ein sehr guter Wert angesichts von 500 Dokumententypen, mit denen es die SBK zu tun hat. In den nächsten zwei Jahren soll die gesamte Tagespost, auch die digitale, auf diese Weise verarbeitet werden. Die Erweiterung auf den Eingangskanal E-Mail läuft gerade – auf der Basis von NOVO Mail, einer Software für die automatische Verarbeitung von eingehenden E-Mails und die zuverlässige Übergabe an die Archivierung.
AKTUELLER STATUS LEICHT ABRUFBAR
Die Vorteile des neuen Systems zeigen sich vor allem in den Bereichen Abrechnungsmanagement, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Familienbestandspflege.
Beispiel Abrechnungsmanagement
80 verschiedene Dokumententypen gibt es hier:
Abrechnungen für Kur- und Krankenhausaufenthalte, Rehabilitations-
maßnahmen, Ultraschall-Screening, um nur einige zu nennen. Die Dokumente werden zunächst einseitig in Farbe gescannt und anschließend vom System klassifiziert und an die Sachbearbeitung übergeben. Dazu liest die Software die Daten aus und ordnet sie der entsprechenden Versicherungsnummer zu. Früher mussten die Mitarbeiter der Poststelle das Schriftstück erst lesen, bevor sie einen Vorgang anlegen konnten. Dazu erstellten sie ein Deckblatt, scannten dieses mit den entsprechenden Unterlagen, um den gesamten Vorgang sofort im Archiv abzulegen. Für die weitere digitale Ver-arbeitung stand er nicht zur Verfügung.
Anders heute: Jeder berechtigte Mitarbeiter kann den Vorgang elektronisch abrufen und den aktuellen Bearbeitungsstatus einsehen – nicht nur die Mitarbeiter des zentralen Abrechnungsmanagements in Leipzig, sondern auch die Berater vor Ort. Vorbei die Zeiten, als die Unterlagen trotz Scanning nur als Papier auf dem Schreibtisch der Sachbearbeiter landeten.
Beispiel AU-Bescheinigungen
Die AU-Bescheinigungen werden zunächst als Verarbeitungsstapel mit je 200 bis 400 Blättern farbig gescannt und elektronisch an das System übergeben. Anhand der Ergebnisse der automatischen Erkennung bzw. der manuellen Verifizierung sortiert die Software die Dokumente und exportiert sie in Stapeln zu je 25 Belegen. Anschließend erfolgt die Nachbearbeitung durch den Sachbearbeiter, gleichzeitig wird das Dokument in der elektronischen Akte des Kassenmitglieds gespeichert.
SBK PROFITIERT MEHRFACH
Insgesamt profitiert die SBK bei der Digitalisierung des Posteingangs in mehrfacher Hinsicht:
- Einheitliche Eingangsverarbetung für Papier, Fax und E-Mail
- Schnellere Bearbeitung
- Alle Dokumente sind elektronisch verfügbar – in Farbe und mit aktuellem Bearbeitungsstatus
- Deutlich verbesserte Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter
- Entlastung der Fachabteilungen von administrativen Tätigkeiten
- Konzentration auf das Kerngeschäft
