SAP® Archivierungssoftware Upgrade

Die Archivierungssoftware von inPuncto ist eine revisionssichere und günstige Lösung und hat eine zertifizierte Integration mit SAP S/4HANA®. Sie ist vollständig in das SAP-System integriert und deckt alle Ablage- und Archivierungsformen ab, sodass Daten und Dokumente nicht in der SAP-Datenbank gespeichert werden müssen, was wiederum das System entlastet.

Das Produkt biz²Archiver wurde im Jahr 2001 auf dem damals aktuellen Stand der Technik realisiert. inPuncto deckt – als am Markt etablierter SAP Partner – mit seinem neuen Produkt biz²ArchiveServer aktuelle Ansprüche bestehender und zukünftiger Kunden optimal ab. Dabei werden heutige technische und gesetzliche Anforderungen erfüllt und auch die User Interface (UI) für die Administration des Systems wurde benutzerfreundlich gestaltet.

Erweiterungen & Optimierungen vom neuen biz²ArchiveServer 4 im Überblick

• DSGVO-konforme Komponente „biz²ArchiveServer-ILM“

Um Daten DSGVO-konform zu archivieren und zu verwalten, wird die SAP Komponente „Information Lifecycle Management“ (ILM) benötigt. Mit der neuen auf WebDAV-basierenden Funktionalität biz²ArchiveServer-ILM wird die Speicherung und Verwaltung von sogenannten strukturierten Daten unterstützt unter Berücksichtigung von gesetzlichen Mindestaufbewahrungszeiten und damit verbundener Sperrfristen. In Abstimmung der vorigen Belange können zugleich Daten gezielt entfernt werden, wenn diese z.B. zum Schutz des Persönlichkeitsrechts gelöscht werden müssen.

• Verwendung der Unicode-Codierung für Zeichenverarbeitung

Die Zeichenverarbeitung hat sich klar in Richtung Unicode-Codierung etabliert, mit der sich alle Schriftzeichen der Welt darstellen lassen. Auch dieser Entwicklung der IT-Welt wird mit dem neuen Software-Upgrade Rechnung getragen.

• Ablage verschlüsselter Dateien

Durch den Einsatz der sicheren fortschrittlicher Verschlüsselungsstandard (AES 256) wird die Datensicherheit bei Abhandenkommen der Speichermedien gewährleistet (aktivierbare Option).

• Ablage komprimierter Dateien

Durch die Möglichkeit einer Datenkomprimierung vor Ablage kann der benötigte Speicherplatz auf den Ablagemedien reduziert werden (aktivierbare Option).

• Antiviren-Scan bei Dateiablage

Bei der Ablage von Dateien können diese optional mit MS Defender gescannt und so der Datenbestand vor Viren geschützt werden (aktivierbare Option). Alle aktivierbaren Optionen (Virenscanner, Verschlüsselung und Komprimierung) sind per Content Repository und per Internet Media Type (MIME-Type) konfigurierbar.

• Verarbeitung von SAP-Sicherheitszertifikaten

Die verbesserte Verarbeitung der Sicherheitszertifikate ermöglicht dem Kunden den abgesicherten Zugriff bei Ablage und Zugriff auf gespeicherte Dateien.

• Unterstützung von verschlüsselten SSL Verbindungen

Bei schwerwiegenden Problemen kann biz²ArchiveServer eine E-Mail an Administratoren versenden.

• Modulare Adapter für Ablagesysteme / Ablage in der Cloud

Mit dem neuen biz²ArchiveServer wurde ein Konzept für modulare Adapter für Ablagesysteme realisiert. Der erste Adapter wurde für ein normales Filesystem implementiert, bei dem auch eine separate Benutzerkennung verwendet werden kann. Weitere Adapter wie z.B. MS OneDrive oder Google Drive können folgen.

Bessere Performance durch Unterstützung folgender Komponenten:

• Virenscanner

SAP hat durch die Erweiterung der SAP Content Server HTTP Schnittstelle Version 4.7 eine Möglichkeit geschaffen, um doppeltes Scannen auf Viren bei der Dateiablage zu vermeiden. Der neue biz²ArchiveServer wird dieser notwendigen Änderung gerecht (aktivierbare Option).

• Mandantenunterstützung / Datenseparierung

Die neue Funktionalität bietet sowohl dem Endkunden, als auch Dienstleistern die Möglichkeit an mehrfache Installationen auf einem Server vorzunehmen. U. a. wird dadurch eine vollständige Datenseparierung auf den Speichermedien ermöglicht. Wartungstätigkeiten können zwischen den verschiedenen Instanzen weitestgehend unabhängig voneinander vorgenommen werden.

• SAP Content Server Cache

Durch die Implementierung der SAP Content Server HTTP Schnittstelle (Version 4.6) können Kunden zukünftig das SAP Szenario zur Zwischenspeicherung von Dateien („Caching“) nutzen, um effizienter an verteilten Standorten arbeiten zu können. Die Zugriffsgeschwindigkeit kann sich dadurch deutlich erhöhen.

• Nativer 64 Bit Architektur

Der neue biz²ArchiveServer wurde als 64 Bit Programm entwickelt und integriert sich nahtlos in bestehende Microsoft Windows Server Systeme.

Weitere Optimierungen der Archive-Software

• Einsatz der neuen Microsoft .Net Core Technologie

Microsoft lässt das aktuelle MS .Net Framework als Basistechnologie auslaufen und bietet für zukünftige Softwareentwicklungen nur noch Microsoft .Net Core als Nachfolge an. Dies eröffnet u.a. die Möglichkeit das Produkt plattformunabhängig weiterzuentwickeln.

• Einsatz neuer Software-Bibliotheken

Durch den Einsatz neuer Software-Bibliotheken erwarten den Anwender schnellere Antwortzeiten. Die Systembetreuer erhalten Aktualisierungen von Microsoft im Bereich Sicherheitspatches.

• Verzicht auf die Verwendung des Microsoft Internet Information Service

Vereinfachung der Installation und Wartung der Software durch den Kunden.

• Optimierungen für Multi-Prozessor Hardware

Durch die Verwendung aktueller Softwarekonzepte kann die verwendete Hardware effizient genutzt werden – dadurch verbessern sich die Antwortzeiten für den Anwender.

• Verwendung MS SQL Server als Datenbank-Erhöhung der Zuverlässigkeit und Performance bei der Verwaltung der Metadaten.

Die Sicherung der Datenbank erfolgt ebenfalls mit Standard Tools des MS SQL Server.
– Die kostenlose Version des MS SQL Server Express kann für minimale Anforderungen verwendet werden (geringe CPU / kleine User-Anzahl, eingeschränkte Anzahl von Dokumenten, Einschränkungen in den mitgelieferten Tools).
– Die Version des MS SQL Server Standard wird in den meisten Fällen ausreichen.
Ab Juli 2021 steht ebenfalls die Möglichkeit der alternativen Verwendung einer PostgreSQL Datenbank zur Verfügung.

• Die Migration von biz²Archiver auf neuen biz²ArchiveServer erfolgt via die Komponente „biz²ArchiveServer Legacy Import“

Bei der Version 4.0.2 mit Release im Juli 2021 wurden auch Optimierungen für Kunden des biz²Archiver 3.1 bei der Datenübernahme vorgenommen.

Zusätzliche Vorteile mit der Archive Software von inPuncto

• Mit inPuncto Archiv können auch Daten aus dem ERP archiviert werden, z.B. Drucklisten, ADK-Files u.a.

• Da das inPuncto Archiv-System das SAP DMS vollständig unterstützt, werden auch Office-Integrationen mit angeboten.

Dokumente können in dem Ablagesystem gespeichert werden, obwohl deren Inhalt sich aber noch ändern kann. Dabei werden die SAP DMS-Konzepte (Versionierung, Klassifizierung, Statusnetz, Objektverknüpfungen) vollständig unterstützt.

• Das ILM-Zusatzmodul bewirkt nicht nur für die Erfüllung der DSGVO-Anforderungen, sondern auch für die Reduzierung des Datenwachstums.

• Durch die Speicherung und Verwaltung von strukturierten Daten findet ein aktives Informationsmanagement statt.

Bei Fragen zu den Funktionen der neuen Archivierungssoftware steht das inPuncto-Team gerne zur Verfügung!