Die TÜV NORD Service GmbH & Co KG (TN Service) betreut die zentralen Administrationsdienste und erarbeitet Leitlinien und Konzepte für die kaufmännischen Dienstleistungen innerhalb der Unternehmensgruppe. Sie entlastet die operativen Gesellschaften im Personalmanagement, Rechnungswesen, in der Immobilienverwaltung sowie EDV. Dabei bestand die Herausforderung, die Diskrepanz bei der Bearbeitung von Papierakten und digitalen Dokumenten zu überwinden. inPuncto und IT2 Solutions konnten mit der maßgeschneiderten Lösung einer elektronischen Personalakte für das bestehende SAP System überzeugen. Die Verantwortlichen mussten aber neben der Wahl der Software auch die notwendige Akzeptanz intern bei den Nutzern fördern. „Dies war möglich, da bekannte Abläufe in der Personalarbeit erhalten bleiben und die elektronische Personalakte eine modernere und effizientere Arbeitsweise ermöglicht.“ erläutert Niclas Bamberg von TÜV NORD.
TÜV NORD setzt für die Personalwirtschaft das Modul SAP HCM ein. Mit der Zusatz-Lösung für elektronische Personalakten von inPuncto und IT2 Solutions können die Mitarbeiter die eAkte jetzt innerhalb der SAP GUI starten. „SAP ist immer das führende System“, erläutert Dr. Frank Marcial von inPuncto. „Alle unsere Add-on-Produkte sind für SAP Systeme entwickelt. Für die gesamten Verwaltungsfunktionen nutzen wir die Logik des vorhandenen SAP-Systems, somit müssen wir keine eigene Verwaltungsfunktion aufbauen und können unseren Kunden eine sehr schlanke aber trotzdem komfortable und sichere Lösung anbieten.“
Bei der flächendeckenden Einführung der elektronischen Personalakte werden Datenschutz und Datensicherheit stets gewährleistet und deren Nutzung ist jederzeit nachvollziehbar. Dabei stehen die revisionssichere Archivierung, sichere Authentifizierung, detaillierten Datenzugriff, Zugriffsprotokoll und einer verschlüsselten Übertragung der Informationen im Mittelpunkt.
Der Rollout der elektronischen Personalakte erfolgte in zwei wesentlichen Schritten: In der ersten Stufe (Einführung der elektronischen Aktenführung) war ein Überblick über die vorhandenen Aktenbestände und deren Struktur notwendig – als Vorgabe für die künftige Ablagesystematik. Und vor dem Produktiv-Betrieb wurden alle vorhandenen elektronischen Dokumente wie z.B. E-Mails automatisch in die Software übernommen.
Seit der Einführung der integrierten Geschäftsprozesse (2. Schritt des Rollout) können alle aktenrelevanten internen Bearbeitungsschritte innerhalb der digitalen Personalakte erfolgen. Auch komplexe Abstimmungsprozesse werden nun komplett über diese Software abgebildet. Die Personalprozesse konnten dank effizienter Auskunftsmöglichkeiten, schnellen Recherchen sowie durch die direkte Übernahme von Papier- und elektronischen Dokumenten und der automatischen Abbildung und Kontrolle der gesetzlichen Anforderungen erheblich verbessert werden.
Im Zuge der Einführung wurden vorhandene Handlungsanweisungen zur Umsetzung der internen Richtlinien und des Datenschutzes angepasst, um den Mitarbeitern die notwendige Handlungssicherheit zu geben. Daran orientierte sich auch die Anpassung von Aufgabenprofilen und Tätigkeiten der einzelnen Nutzer. Ein zentraler Ansprechpartner im Unternehmen übernimmt die Koordinierung der internen Abstimmungsprozesse und der Zusammenarbeit mit dem Projektteam zur eAkte bzw. dem externen Beratungsteam.
In einem nächsten Schritt sind der externe mobile Zugriff auf die elektronischen Personalakten, die Integration externer Partner, der Abgleich zwischen der Vorgangsbearbeitung und anderen bereits vorhandenen Systemen mit Ablaufsteuerungen und die Einführung einer elektronischen Archivierung geplant.
Weitere Informationen finden Sie unter:
www.inpuncto.com/de/sap-ecm-loesungen/eakte-elektronische-akte-sap/digitale-personalakte/
www.it2-solutions.com/de/Products/elektronische-Personalakte.html
www.tuev-nord.de/de
TÜV NORD setzt für die Personalwirtschaft das Modul SAP HCM ein. Mit der Zusatz-Lösung für elektronische Personalakten von inPuncto und IT2 Solutions können die Mitarbeiter die eAkte jetzt innerhalb der SAP GUI starten. „SAP ist immer das führende System“, erläutert Dr. Frank Marcial von inPuncto. „Alle unsere Add-on-Produkte sind für SAP Systeme entwickelt. Für die gesamten Verwaltungsfunktionen nutzen wir die Logik des vorhandenen SAP-Systems, somit müssen wir keine eigene Verwaltungsfunktion aufbauen und können unseren Kunden eine sehr schlanke aber trotzdem komfortable und sichere Lösung anbieten.“
Bei der flächendeckenden Einführung der elektronischen Personalakte werden Datenschutz und Datensicherheit stets gewährleistet und deren Nutzung ist jederzeit nachvollziehbar. Dabei stehen die revisionssichere Archivierung, sichere Authentifizierung, detaillierten Datenzugriff, Zugriffsprotokoll und einer verschlüsselten Übertragung der Informationen im Mittelpunkt.
Der Rollout der elektronischen Personalakte erfolgte in zwei wesentlichen Schritten: In der ersten Stufe (Einführung der elektronischen Aktenführung) war ein Überblick über die vorhandenen Aktenbestände und deren Struktur notwendig – als Vorgabe für die künftige Ablagesystematik. Und vor dem Produktiv-Betrieb wurden alle vorhandenen elektronischen Dokumente wie z.B. E-Mails automatisch in die Software übernommen.
Seit der Einführung der integrierten Geschäftsprozesse (2. Schritt des Rollout) können alle aktenrelevanten internen Bearbeitungsschritte innerhalb der digitalen Personalakte erfolgen. Auch komplexe Abstimmungsprozesse werden nun komplett über diese Software abgebildet. Die Personalprozesse konnten dank effizienter Auskunftsmöglichkeiten, schnellen Recherchen sowie durch die direkte Übernahme von Papier- und elektronischen Dokumenten und der automatischen Abbildung und Kontrolle der gesetzlichen Anforderungen erheblich verbessert werden.
Im Zuge der Einführung wurden vorhandene Handlungsanweisungen zur Umsetzung der internen Richtlinien und des Datenschutzes angepasst, um den Mitarbeitern die notwendige Handlungssicherheit zu geben. Daran orientierte sich auch die Anpassung von Aufgabenprofilen und Tätigkeiten der einzelnen Nutzer. Ein zentraler Ansprechpartner im Unternehmen übernimmt die Koordinierung der internen Abstimmungsprozesse und der Zusammenarbeit mit dem Projektteam zur eAkte bzw. dem externen Beratungsteam.
In einem nächsten Schritt sind der externe mobile Zugriff auf die elektronischen Personalakten, die Integration externer Partner, der Abgleich zwischen der Vorgangsbearbeitung und anderen bereits vorhandenen Systemen mit Ablaufsteuerungen und die Einführung einer elektronischen Archivierung geplant.
Weitere Informationen finden Sie unter:
www.inpuncto.com/de/sap-ecm-loesungen/eakte-elektronische-akte-sap/digitale-personalakte/
www.it2-solutions.com/de/Products/elektronische-Personalakte.html
www.tuev-nord.de/de
