intarsys informiert auf der CeBIT (15. bis 21. März 2007) am Stand des VOI über Lösungen für einen medienbruchfreien Geschäftsprozess zur Rechnungserstellung auf der Basis des Dokumentenformats PDF. Das Karlsruher Beratungs- und Systemhaus unterstützt dabei gemeinsam mit seinem Partner timeproof Time Signature Systems, Hamburg, sowohl den Prozess beim Rechnungsersteller als auch beim Empfänger der Rechnungsdokumente. Die Lösungen erzeugen Rechnungen archivierungskonform aus beliebigen ERP-Systemen im Format PDF oder wahlweise PDF/A. Diese Rechnungsdokumente werden dann elektronisch signiert. Hier stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, beispielsweise der Signiervorgang am Arbeitsplatz über die intarsys-Lösung signIT trust, die Einbindung externer Signaturdienstleister oder die Nutzung von Signatur-Hardware. Unterstützt wird hierbei auch das Massensignaturverfahren. Anschließend können die Rechnungen automatisiert an ein Dokumenten-Management- oder Archivsystem übergeben werden. Soll die Rechnung im PDF/A-Format dort abgelegt werden, bindet intarsys optional das PDF/A-Validierungstool PDF/A Live! in die Gesamtlösung ein. PDF/A Live! übernimmt dann die Prüfung der Dokumente auf ihre PDF/A-Konformität und korrigiert fehlerhafte Rechnungen gegebenenfalls gemäß der Spezifikationen der ISO-Norm. Anschließend wird die E-Mail versendet beziehungsweise für den Rechnungsempfänger in einem Portal bereitgestellt. Beim Empfänger wiederum ist eine Massenvalidierung der eingegangenen Rechnungen möglich, wahlweise über signIT trust oder einen Validierungsdienstleister. Weiterhin können die in das PDF eingebetteten Rechnungsnettodaten extrahiert und in den nachgelagerten ERP-Systemen verarbeitet werden. „Wir unterstützen mit unseren Lösungen den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungserstellung bis hin zur Verarbeitung beim Empfänger. Hierbei leistet intarsys auch eine individuelle Prozessberatung, die für das jeweilige Unternehmen die kostengünstigste Lösung ermittelt. Auf Rechnungsersteller- wie auch auch auf Empfänger-Seite ergeben sich in jedem Falle hohe Kostenersparnisse bei niedrigen Investitionen. Zusätzliche Kostenvorteile liegen vor allem in den beschleunigten Prozessen“, betont Dr. Bernd Wild, Geschäftsführer des Beratungshauses.
Wird das PDF im Signaturprozess nicht nur elektronisch signiert, sondern auch mit einem elektronischen Zeitstempel versehen, ist gleichzeitig der Inhalt des Dokuments zu diesem bestimmten Zeitpunkt sicher nachgewiesen. Hierbei kommt die Signaturhardware von timeproof zum Einsatz.
Für Rechnungsersteller bietet intarsys somit einfache Verfahren bei höchster Sicherheit, die zudem die Rechnungsbegleichung mit sich beschleunigen. Der Rechnungsempfänger ist vorsteuerabzugsberechtigt, weil die Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechend signiert und versendet wurden. Er kann die Dokumente automatisiert erfassen, sie archivieren und die Daten ohne Medienbrüche in das ERP-System übernehmen. Als Ergänzung bietet intarsys für den Rechnungsprüfungs- und Genehmigungsprozess einen elektronischen Workflow an. Das Beratungshaus deckt den Prozess der Rechnungsstellung nicht nur umfassend mit eigenen Produkten und einem hohen PDF-Know-how ab, sondern hält darüber hinaus auch ein großes Lösungsspektrum durch Partnerschaften bereit. Intarsys arbeitet im Bereich der lokalen Signatur mit verschiedenen Trustcentern zusammen. Als Signaturdienst wird die Deutsche Post Signtrust eingebunden. Die Signaturhardware liefert timeproof. Mit dem DMS- und Archivanbieter windream besteht eine Partnerschaft zur sicheren PDF/A-Archivierung.
Wird das PDF im Signaturprozess nicht nur elektronisch signiert, sondern auch mit einem elektronischen Zeitstempel versehen, ist gleichzeitig der Inhalt des Dokuments zu diesem bestimmten Zeitpunkt sicher nachgewiesen. Hierbei kommt die Signaturhardware von timeproof zum Einsatz.
Für Rechnungsersteller bietet intarsys somit einfache Verfahren bei höchster Sicherheit, die zudem die Rechnungsbegleichung mit sich beschleunigen. Der Rechnungsempfänger ist vorsteuerabzugsberechtigt, weil die Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechend signiert und versendet wurden. Er kann die Dokumente automatisiert erfassen, sie archivieren und die Daten ohne Medienbrüche in das ERP-System übernehmen. Als Ergänzung bietet intarsys für den Rechnungsprüfungs- und Genehmigungsprozess einen elektronischen Workflow an. Das Beratungshaus deckt den Prozess der Rechnungsstellung nicht nur umfassend mit eigenen Produkten und einem hohen PDF-Know-how ab, sondern hält darüber hinaus auch ein großes Lösungsspektrum durch Partnerschaften bereit. Intarsys arbeitet im Bereich der lokalen Signatur mit verschiedenen Trustcentern zusammen. Als Signaturdienst wird die Deutsche Post Signtrust eingebunden. Die Signaturhardware liefert timeproof. Mit dem DMS- und Archivanbieter windream besteht eine Partnerschaft zur sicheren PDF/A-Archivierung.
