Die Count+Care GmbH & Co.KG. (CC) mit Sitz in Darmstadt ist ein führender Abrechnungsdienstleister für Energieversorgungsunternehmen. Die CC bietet ihren Netz- und Vertriebskunden das SAP IS-U-basierte Komplettpaket aus Systembetrieb, partnerschaftlicher IT-Beratung und qualitativ hochwertiger Prozessdienstleistung. CC ist ein langjähriger Beratungs- und AddOn-Kunde der Intense AG.
Wie in vielen Unternehmen werden bei CC regelmäßige Reportings und Analysen auf Basis von SAP Daten durchgeführt. Dabei handelt es sich nicht um klassische strategische Langzeitanalyse, die in BI-Systemen erzeugt werden, sondern um operativere Themen auf Abteilungsebene, Auswertungen und Kennzahlen für die Kunden der CC und der Durchführung der Dienstleistersteuerung.
Reportings schaffen wichtige Transparenz, Umsetzung war aber von manueller Bearbeitung geprägt
Durch verschiedene eigenentwickelte ABAP-Reports, SAP-Quickviews oder der Tabellenanzeigen wurden zyklisch Auswertungen durchgeführt Auf dieser Datenbasis wurden manuell mit Hilfe von Excel-Templates, Formeln und Diagrammen die Daten weiter für den jeweiligen Anwendungsfall aufbereitet. Dies war zeitaufwendig und führte insbesondere bei komplexeren und regelmäßigen Reportings zu hohem Aufwand und wechselnder Qualität insbesondere in Phasen hoher Projektauslastung. Ursache des Problems war vor allem, dass aus dem SAP-Standard nur CSV-Dateien exportiert werden konnten und die Aufbereitung somit durch die Fachbereiche in Excel erfolgen musste.
Entwickelte Lösung ermöglicht Einsparungen durch automatisierte Erstellung der Excel Reportings
Im Rahmen des internen Verbesserungswesens wurde daher als Pilotprojekt zwischen Intense, der Abteilung SAP IT und der Abteilung Abrechnung ein Tool entwickelt, mit dem auch komplexe Excel-Reportings direkt in SAP erstellt werden können. Dies beinhaltet z.B. mehrere Tabellenblätter, Formeln, Grafiken, Diagramme und Tabellen. Schritt für Schritt wurden somit verschiedene Analysen und Listen des Kunden automatisiert, wie z.B. die Turnuswechselliste zur Steuerung des Messstellenbetriebs, das Reporting über die Einhaltung der Servicelevel der SLP und RLM Abrechnung, Spitzabrechnung der erstellten Abrechnungen je Sparte und Abrechnungsklasse und das Abrechnungs-Qualitätsmonitoring. „Mit Hilfe der Lösung konnten wir die Aufwände unserer zyklischen Auswertungen um ca. 80 - 90% reduzieren und haben somit wieder mehr Zeit für unser Tagesgeschäft und strategische Themen. Die Konzeption und Realisierung mit SAP IT und Intense lief aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit ohne Probleme, sodass wir schnell zum gewünschten Ziel kamen.", so Mirko Tyralla Teamleiter in der Abrechnungssteuerung und fachlicher Leiter des Pilotprojektes. Reportings können nun durch die Fachbereiche eigenständig angepasst und erweitert werden, ohne dass zwangsweise Entwicklungsaufwand entsteht. „Somit haben wir Flexibilität, falls der Kunde beispielsweise ein anderes Design wünscht, ohne dabei zwangsweise auch Aufwände in unserer IT zu generieren.“, so Tyralla weiter.
Auf Basis dieser positiven Erfahrungen wurde das Tool im Anschluss auch auf weitere Abteilungen der CC ausgerollt, so dass bereits über 30 verschiedene Reportings im Einsatz sind. Im Laufe des Tagesgeschäfts und der Projekte der CC ergeben sich dabei immer wieder Anwendungsfälle, die somit kostenoptimiert und in einem zentralen Tool umgesetzt werden können. „Der große Vorteil unserer Lösung ist der Frameworkgedanke, der es ermöglicht Reportings in relativ kurzer Zeit umzusetzen. Somit muss nicht immer wieder das Rad neu erfunden werden. Das spart dem Kunden Zeit und Geld.“, berichtet Dominik Panzer, Manager bei Intense AG, über die langfristige strategische Ausrichtung der Lösung.
Wie in vielen Unternehmen werden bei CC regelmäßige Reportings und Analysen auf Basis von SAP Daten durchgeführt. Dabei handelt es sich nicht um klassische strategische Langzeitanalyse, die in BI-Systemen erzeugt werden, sondern um operativere Themen auf Abteilungsebene, Auswertungen und Kennzahlen für die Kunden der CC und der Durchführung der Dienstleistersteuerung.
Reportings schaffen wichtige Transparenz, Umsetzung war aber von manueller Bearbeitung geprägt
Durch verschiedene eigenentwickelte ABAP-Reports, SAP-Quickviews oder der Tabellenanzeigen wurden zyklisch Auswertungen durchgeführt Auf dieser Datenbasis wurden manuell mit Hilfe von Excel-Templates, Formeln und Diagrammen die Daten weiter für den jeweiligen Anwendungsfall aufbereitet. Dies war zeitaufwendig und führte insbesondere bei komplexeren und regelmäßigen Reportings zu hohem Aufwand und wechselnder Qualität insbesondere in Phasen hoher Projektauslastung. Ursache des Problems war vor allem, dass aus dem SAP-Standard nur CSV-Dateien exportiert werden konnten und die Aufbereitung somit durch die Fachbereiche in Excel erfolgen musste.
Entwickelte Lösung ermöglicht Einsparungen durch automatisierte Erstellung der Excel Reportings
Im Rahmen des internen Verbesserungswesens wurde daher als Pilotprojekt zwischen Intense, der Abteilung SAP IT und der Abteilung Abrechnung ein Tool entwickelt, mit dem auch komplexe Excel-Reportings direkt in SAP erstellt werden können. Dies beinhaltet z.B. mehrere Tabellenblätter, Formeln, Grafiken, Diagramme und Tabellen. Schritt für Schritt wurden somit verschiedene Analysen und Listen des Kunden automatisiert, wie z.B. die Turnuswechselliste zur Steuerung des Messstellenbetriebs, das Reporting über die Einhaltung der Servicelevel der SLP und RLM Abrechnung, Spitzabrechnung der erstellten Abrechnungen je Sparte und Abrechnungsklasse und das Abrechnungs-Qualitätsmonitoring. „Mit Hilfe der Lösung konnten wir die Aufwände unserer zyklischen Auswertungen um ca. 80 - 90% reduzieren und haben somit wieder mehr Zeit für unser Tagesgeschäft und strategische Themen. Die Konzeption und Realisierung mit SAP IT und Intense lief aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit ohne Probleme, sodass wir schnell zum gewünschten Ziel kamen.", so Mirko Tyralla Teamleiter in der Abrechnungssteuerung und fachlicher Leiter des Pilotprojektes. Reportings können nun durch die Fachbereiche eigenständig angepasst und erweitert werden, ohne dass zwangsweise Entwicklungsaufwand entsteht. „Somit haben wir Flexibilität, falls der Kunde beispielsweise ein anderes Design wünscht, ohne dabei zwangsweise auch Aufwände in unserer IT zu generieren.“, so Tyralla weiter.
Auf Basis dieser positiven Erfahrungen wurde das Tool im Anschluss auch auf weitere Abteilungen der CC ausgerollt, so dass bereits über 30 verschiedene Reportings im Einsatz sind. Im Laufe des Tagesgeschäfts und der Projekte der CC ergeben sich dabei immer wieder Anwendungsfälle, die somit kostenoptimiert und in einem zentralen Tool umgesetzt werden können. „Der große Vorteil unserer Lösung ist der Frameworkgedanke, der es ermöglicht Reportings in relativ kurzer Zeit umzusetzen. Somit muss nicht immer wieder das Rad neu erfunden werden. Das spart dem Kunden Zeit und Geld.“, berichtet Dominik Panzer, Manager bei Intense AG, über die langfristige strategische Ausrichtung der Lösung.
