Die Count+Care GmbH & Co. KG (CC) mit Sitz in Darmstadt ist ein führender Abrechnungsdienstleister für Energieversorgungsunternehmen. Die CC bietet ihren Netz- und Vertriebskunden das SAP IS-U-basierte Komplettpaket aus Systembetrieb, partnerschaftlicher IT-Beratung und qualitativ hochwertiger Prozessdienstleistung. CC ist ein langjähriger Beratungs- und Add-On-Kunde der Intense AG.
Der Fachbereich Zahlungsverkehr verantwortet bei CC alle Prozesse rund um das Zahl- und Mahnwesen. Dabei spielt in der Rolle Lieferant das Monitoring von offenen Posten der Endkunden des Versorgers eine große Rolle. Für die Analyse und Bearbeitung werden deshalb regelmäßig Offene-Posten-Listen aus dem SAP IS-U gezogen und bearbeitet. Aufgrund der Systemgröße und der Kundenanzahl kam es hier in der Vergangenheit oft zu hohen Laufzeiten. Die offenen Posten wurden anhand von Postleitzahlgebieten erhoben, in verschiedene Fälligkeitscluster eingeteilt und in einzelnen Listen statt zentralisiert bearbeitet. Ein Komplettüberblick über den aktuellen Bearbeitungsstand war bisher schwer möglich.
CC nutzt seit vielen Jahren das Intense AddOn Business Process Monitoring Solution (BPMS) in den Bereichen Ablesung und Abrechnung. Mit der Erweiterung des BPMS um das Modul Forderungsmanagement (FoMa) für Lieferanten, wurde auch im Fachbereich Zahlungsverkehr die Chance gesehen, auf die in den anderen Fachbereichen etablierte BPMS-Technologie umzusteigen.
BPMS FoMa ermöglicht die zentrale Bearbeitung aller offenen und fälligen Posten in einem Tool und schafft somit eine komplette Transparenz über die aktuellen Ausstände. Die Analyse aller offenen Posten in einem System mit über 2,6 Millionen Vertragskonten ist dabei innerhalb weniger Stunden möglich. Die ausgewerteten, auf Vertragskontoebene aggregierten offenen Posten lassen sich im Kennzahlenbereich des BPMS (Analysesicht) über ein frei konfigurierbares, mehrstufiges Fälligkeitsraster auswerten. Ebenso sind Kennzahlen wie offene Forderungen trotz älterer Guthaben, offene Forderungen in der höchsten Mahnstufe des jeweils gültigen Mahnverfahrens sowie fehlende Abschlagspläne verfügbar. Die Kennzahlen können zusätzlich anhand verschiedener Stammdaten wie z. B. Buchungskreis, Geschäftsbereich, Abrechnungsklasse, Postleitzahl der Verbrauchsstelle, Mahnverfahren, Mahnstufe u.v.m. dynamisch gruppiert und aggregiert werden.
In der Einzeldatensicht des BPMS (Arbeitslayer) finden sich, neben den benötigten Geschäftspartner-, Vertragskonto- und Vertragsdaten, auch Informationen zu hinterlegten Faktura-, Buchungs-, Zahl- oder Zinssperren. Bei nicht fallabschließender Bearbeitung kann ein Bearbeitungsvermerk erfasst und zur Wiedervorlage verwendet werden.
Der Fachbereich Zahlungsverkehr verantwortet bei CC alle Prozesse rund um das Zahl- und Mahnwesen. Dabei spielt in der Rolle Lieferant das Monitoring von offenen Posten der Endkunden des Versorgers eine große Rolle. Für die Analyse und Bearbeitung werden deshalb regelmäßig Offene-Posten-Listen aus dem SAP IS-U gezogen und bearbeitet. Aufgrund der Systemgröße und der Kundenanzahl kam es hier in der Vergangenheit oft zu hohen Laufzeiten. Die offenen Posten wurden anhand von Postleitzahlgebieten erhoben, in verschiedene Fälligkeitscluster eingeteilt und in einzelnen Listen statt zentralisiert bearbeitet. Ein Komplettüberblick über den aktuellen Bearbeitungsstand war bisher schwer möglich.
CC nutzt seit vielen Jahren das Intense AddOn Business Process Monitoring Solution (BPMS) in den Bereichen Ablesung und Abrechnung. Mit der Erweiterung des BPMS um das Modul Forderungsmanagement (FoMa) für Lieferanten, wurde auch im Fachbereich Zahlungsverkehr die Chance gesehen, auf die in den anderen Fachbereichen etablierte BPMS-Technologie umzusteigen.
BPMS FoMa ermöglicht die zentrale Bearbeitung aller offenen und fälligen Posten in einem Tool und schafft somit eine komplette Transparenz über die aktuellen Ausstände. Die Analyse aller offenen Posten in einem System mit über 2,6 Millionen Vertragskonten ist dabei innerhalb weniger Stunden möglich. Die ausgewerteten, auf Vertragskontoebene aggregierten offenen Posten lassen sich im Kennzahlenbereich des BPMS (Analysesicht) über ein frei konfigurierbares, mehrstufiges Fälligkeitsraster auswerten. Ebenso sind Kennzahlen wie offene Forderungen trotz älterer Guthaben, offene Forderungen in der höchsten Mahnstufe des jeweils gültigen Mahnverfahrens sowie fehlende Abschlagspläne verfügbar. Die Kennzahlen können zusätzlich anhand verschiedener Stammdaten wie z. B. Buchungskreis, Geschäftsbereich, Abrechnungsklasse, Postleitzahl der Verbrauchsstelle, Mahnverfahren, Mahnstufe u.v.m. dynamisch gruppiert und aggregiert werden.
In der Einzeldatensicht des BPMS (Arbeitslayer) finden sich, neben den benötigten Geschäftspartner-, Vertragskonto- und Vertragsdaten, auch Informationen zu hinterlegten Faktura-, Buchungs-, Zahl- oder Zinssperren. Bei nicht fallabschließender Bearbeitung kann ein Bearbeitungsvermerk erfasst und zur Wiedervorlage verwendet werden.
