Im Jahr 2015 konnte IQDoQ seine digitale Vertragsaktenlösung IQAkte Vertrag bei einer Reihe von Großkunden neu einführen und erfolgreich in Betrieb nehmen. Die Software ist das jüngste Mitglied der 2011 eingeführten IQAkten-Produktfamilie. Darin bündelt die Materna-Tochter ihr Dokumentenmanagement-Know-how aus 30 Jahren Projektgeschäft und stellt es dem Markt in Form einer flexiblen Standardsoftware zur Verfügung. Die erste IQAkte, die digitale Personalaktenlösung IQAkte Personal, ist mittlerweile bei 43 Unternehmen im Einsatz. Damit bilden die IQAkten einen zentralen Bestandteil der Wachstumsstrategie von IQDoQ.
„Die Erfolgsgeschichte unserer IQAkte Personal wiederholt sich gerade bei der IQAkte Vertrag“, freut sich IQDoQ-Geschäftsführer Frank Rüttger. Die neue Lösung unterstützt alle Prozesse des digitalen Vertragsmanagements von der Vertragserstellung bis zur Prüfung, Freigabe oder Kündigung. „Vor allem aber bringen unsere digitalen Aktenlösungen alle ‚Best Practices‘ der Branche bereits fertig mit. Dadurch benötigen unsere Kunden keine aufwändigen Implementierungsprojekte. Dank des Einführungskonzepts ‚5Days2Go‘ sind unsere Kunden in nur fünf Tagen mit ihrer individuell angepassten Lösung startklar.“
Wie gut dieses Konzept aufgeht, bestätigt Dr. Mark Jahn, Bereichsleiter Recht und Personal bei den Stadtwerken Neumünster: „Erst 2014 hatten wir die digitale Personalakte von IQDoQ eingeführt. Nach den positiven Erfahrungen fiel es uns leicht, uns beim digitalen Vertragsmanagement erneut für eine IQAkte zu entscheiden.“ Die Software wird dabei dezentral eingesetzt. Ziel ist es, den Fachabteilungen ein Tool zu geben, das sie motiviert, ihre Verträge zu erfassen. Eine flächendeckende zwingende Erfassung ist nicht geplant. Ob Mietverträge für Immobilien, Leasing- und Kaufverträge, Dienstleistung und Werkverträge oder komplexe Konzessionsverträge – alle Dokumente mit ergänzenden Unterlagen und den wesentlichen Vertragsdaten und –fristen werden zentral in der elektronischen Akte erfasst. Der Rechtsbereich übernimmt die Qualitätssicherung der erfassten Daten und verwaltet das Papierarchiv für die Originale.
„Dass die Beteiligten aller unserer Gesellschaften jederzeit und an jedem Ort auf die Verträge zugreifen können und dabei auch alle vertragsrelevanten Dokumente zur Hand haben, ist eine unschätzbarere Erleichterung für unsere Organisation“, findet Jahn.
Auf diese Vorteile setzt auch Materna. Der führende IT-Dienstleister mit europaweit rund 1.600 Mitarbeitern hat 2015 sein Geschäft neu ausgerichtet. Die dabei entstandene neue Abteilung „Shared Delivery Services“ soll unter anderem ein zentrales Vertragsmanagement für alle sechs Business Lines der Materna-Gruppe leisten. „Dafür auf ein Produkt aus dem eigenen Konzern zurückgreifen zu können, ist zwar angenehm, hat aber keineswegs den Ausschlag gegeben“, berichtet Projektleiterin Monika Klein. Seit Herbst läuft die IQAkte Vertrag in der Konzernzentrale in Dortmund und bildet dort die Grundlage für die digitale Erfassung sämtlicher Verträge. „Spätestens wenn 2016 noch die Tochterunternehmen und ausländischen Gesellschaften hinzukommen, stehen die übergreifenden Arbeitsabläufe im Fokus“, so der Ausblick von Klein. „Mit einem ausgefeilten Rollen- und Rechtesystem, automatischer Versionierung von Dokumenten sowie dem integrierten Workflow- und Fristenmanagement samt Stellvertretungen und Eskalationen bietet uns die IQAkte Vertrag dafür einfach die optimale Unterstützung.“
Auch die übrigen IQAkten-Lösungen konnten 2015 zulegen. Unter den weiteren Kunden, die in diesem Jahr in Betrieb gegangen sind, finden sich von vtours bis Fressnapf Tiernahrung, vom Herz-Jesu-Krankenhaus Hiltrup bis zur DAK Gesundheit Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen. „Eines haben diese Kunden aber alle gemeinsam: Sie wollen einfach, schnell und sicher mit einer standardisierten Aktenlösung starten, die sich anfühlt, als wäre sie eigens für sie entwickelt worden“, fasst Rüttger zusammen. „Der große Erfolg der IQAkten zeigt, wie gut uns das immer wieder gelingt.“
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„Die Erfolgsgeschichte unserer IQAkte Personal wiederholt sich gerade bei der IQAkte Vertrag“, freut sich IQDoQ-Geschäftsführer Frank Rüttger. Die neue Lösung unterstützt alle Prozesse des digitalen Vertragsmanagements von der Vertragserstellung bis zur Prüfung, Freigabe oder Kündigung. „Vor allem aber bringen unsere digitalen Aktenlösungen alle ‚Best Practices‘ der Branche bereits fertig mit. Dadurch benötigen unsere Kunden keine aufwändigen Implementierungsprojekte. Dank des Einführungskonzepts ‚5Days2Go‘ sind unsere Kunden in nur fünf Tagen mit ihrer individuell angepassten Lösung startklar.“
Wie gut dieses Konzept aufgeht, bestätigt Dr. Mark Jahn, Bereichsleiter Recht und Personal bei den Stadtwerken Neumünster: „Erst 2014 hatten wir die digitale Personalakte von IQDoQ eingeführt. Nach den positiven Erfahrungen fiel es uns leicht, uns beim digitalen Vertragsmanagement erneut für eine IQAkte zu entscheiden.“ Die Software wird dabei dezentral eingesetzt. Ziel ist es, den Fachabteilungen ein Tool zu geben, das sie motiviert, ihre Verträge zu erfassen. Eine flächendeckende zwingende Erfassung ist nicht geplant. Ob Mietverträge für Immobilien, Leasing- und Kaufverträge, Dienstleistung und Werkverträge oder komplexe Konzessionsverträge – alle Dokumente mit ergänzenden Unterlagen und den wesentlichen Vertragsdaten und –fristen werden zentral in der elektronischen Akte erfasst. Der Rechtsbereich übernimmt die Qualitätssicherung der erfassten Daten und verwaltet das Papierarchiv für die Originale.
„Dass die Beteiligten aller unserer Gesellschaften jederzeit und an jedem Ort auf die Verträge zugreifen können und dabei auch alle vertragsrelevanten Dokumente zur Hand haben, ist eine unschätzbarere Erleichterung für unsere Organisation“, findet Jahn.
Auf diese Vorteile setzt auch Materna. Der führende IT-Dienstleister mit europaweit rund 1.600 Mitarbeitern hat 2015 sein Geschäft neu ausgerichtet. Die dabei entstandene neue Abteilung „Shared Delivery Services“ soll unter anderem ein zentrales Vertragsmanagement für alle sechs Business Lines der Materna-Gruppe leisten. „Dafür auf ein Produkt aus dem eigenen Konzern zurückgreifen zu können, ist zwar angenehm, hat aber keineswegs den Ausschlag gegeben“, berichtet Projektleiterin Monika Klein. Seit Herbst läuft die IQAkte Vertrag in der Konzernzentrale in Dortmund und bildet dort die Grundlage für die digitale Erfassung sämtlicher Verträge. „Spätestens wenn 2016 noch die Tochterunternehmen und ausländischen Gesellschaften hinzukommen, stehen die übergreifenden Arbeitsabläufe im Fokus“, so der Ausblick von Klein. „Mit einem ausgefeilten Rollen- und Rechtesystem, automatischer Versionierung von Dokumenten sowie dem integrierten Workflow- und Fristenmanagement samt Stellvertretungen und Eskalationen bietet uns die IQAkte Vertrag dafür einfach die optimale Unterstützung.“
Auch die übrigen IQAkten-Lösungen konnten 2015 zulegen. Unter den weiteren Kunden, die in diesem Jahr in Betrieb gegangen sind, finden sich von vtours bis Fressnapf Tiernahrung, vom Herz-Jesu-Krankenhaus Hiltrup bis zur DAK Gesundheit Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen. „Eines haben diese Kunden aber alle gemeinsam: Sie wollen einfach, schnell und sicher mit einer standardisierten Aktenlösung starten, die sich anfühlt, als wäre sie eigens für sie entwickelt worden“, fasst Rüttger zusammen. „Der große Erfolg der IQAkten zeigt, wie gut uns das immer wieder gelingt.“
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