Auf den Messen Personal Swiss (Zürich, 12.-13.04.2016: Halle 5, Stand E.23), Personal Nord (Hamburg, 26.-27.04.2016: Halle A4, Stand E.13) und Personal Süd (Stuttgart, 10.-11.05.2016: Halle 6, Stand J.10) zeigt das Softwareunternehmen IQDoQ erstmals die neue Version 3.0 seiner digitalen Personalakte IQAkte Personal. Mit dem Update schafft die Materna-Tochter eine Reihe neuer Möglichkeiten, um die leistungsfähige Standardlösung mit hohem Funktionsumfang an die speziellen Wünsche und Erfordernisse im Unternehmen anzupassen. Außerdem bringt IQDoQ einen seiner wichtigsten Partner auf alle drei Messen mit: Bei imasol können sich Messebesucher über effiziente Digitalisierungsstrategien informieren.
„Für immer mehr Unternehmen zählt eine digitale Personalakte heute bereits zur Standardausstattung. Dabei erhalten zunehmend nicht nur HR und Vorgesetzte, sondern auch die Mitarbeiter selbst jederzeit Zugriff“, erläutert Frank Rüttger, Geschäftsführer von IQDoQ. „Umso wichtiger wird es, die eingesetzte Standardlösung perfekt an das Unternehmen anzupassen – vom äußeren Erscheinungsbild bis zu den individuellen Arbeitsabläufen der Mitarbeiter.“
Genau darauf liegt der Fokus der neuen IQAkte Personal Version 3.0. So hat die Benutzeroberfläche ein leichteres, flaches Design erhalten, das sich an den aktuellen Office-Versionen von Microsoft orientiert, dabei aber leicht an die Corporate Identity des jeweiligen Kunden angepasst werden kann. Im gleichen Zuge haben die Akten eine übersichtliche Startseite mit frei konfigurierbaren Kacheln erhalten, auf denen je nach Aktentyp beispielsweise die letzten erstellten Dokumente, aktuelle Zertifizierungen oder alle Wiedervorlagen zum Mitarbeiter auf einen Blick dargestellt werden. Ergänzend sorgt eine neue persönliche Ablage dafür, dass nun neben Personalakten und allgemeinen HR-Dokumenten auch persönliche Arbeitsunterlagen der HR-Sachbearbeiter zentral und revisionssicher gespeichert werden können.
Dank des erweiterten Korrespondenzmoduls erfährt der Benutzer eine nochmals verbesserte Unterstützung für den E-Mail-Verkehr. Direkt aus der Akte heraus kann er E-Mails an einen oder mehrere Mitarbeiter erstellen und automatisch an die hinterlegten E-Mail-Adressen versenden lassen. Obendrein ist es dabei möglich, auch für die E-Mail-Korrespondenz auf alle bereits als Word-Dokumente hinterlegten Vorlagen zurückzugreifen. Damit kann ein einziger, bequem zentral gepflegter Satz an Vorlagen für alle Einsatzzwecke verwendet werden.
An internationale sowie große Kunden ist ebenfalls gedacht: So lässt sich das länderabhängige Adressformat nun für jede Akte frei wählen. Und wer wegen des großen Volumens statt Arbeitsplatz¬scannern eine Scanstraße einsetzt, kann für jedes Papierdokument ganz einfach einen Scanauftrag erzeugen. Dann wird automatisch ein Deckblatt mit Barcode ausgedruckt, der dafür sorgt, dass das Dokument nach dem späteren Scannen an der korrekten Stelle in der elektronischen Akte erscheint.
Besucher der Messen Personal können sich bei IQDoQ nicht nur anhand vorbereiteter Standardszenarios, sondern auch mit ihren eigenen mitgebrachten Praxisbeispielen ein Bild von der neuen IQAkte Personal machen. „Bei uns soll sich ruhig jeder davon überzeugen, wie einfach und effektiv er unsere Standardsoftware an die eigenen Bedürfnisse anpassen kann“, erläutert Rüttger. „Nur so lässt sich verstehen, dass sich diese ganze Flexibilität bequem innerhalb unseres Einführungskonzepts ‚5Days2Go‘ konfigurieren lässt und wir konsequent unserem Motto ‚Einfach. Schnell. Sicher.‘ treu bleiben.“
Auch sonst gibt es auf dem Messestand einiges zu sehen: Der IQDoQ-Partner imasol informiert über unterschiedliche Digitalisierungsstrategien zur schnellen und problemlosen Übernahme der Bestandsakten in die digitale Personalakte
sowie über die HR-Poststelle, eine Full-Service-Outsourcinglösung für die HR-Tagespost. Als besondere Innovation zeigt imasol hier eine automatische Trennung in einzelne Dokumente und Zuordnung zu den jeweiligen Dokumentarten, die dann zur Indizierung in der Personalakte verwendet werden.
Messevorträge von IQDoQ:
„Für immer mehr Unternehmen zählt eine digitale Personalakte heute bereits zur Standardausstattung. Dabei erhalten zunehmend nicht nur HR und Vorgesetzte, sondern auch die Mitarbeiter selbst jederzeit Zugriff“, erläutert Frank Rüttger, Geschäftsführer von IQDoQ. „Umso wichtiger wird es, die eingesetzte Standardlösung perfekt an das Unternehmen anzupassen – vom äußeren Erscheinungsbild bis zu den individuellen Arbeitsabläufen der Mitarbeiter.“
Genau darauf liegt der Fokus der neuen IQAkte Personal Version 3.0. So hat die Benutzeroberfläche ein leichteres, flaches Design erhalten, das sich an den aktuellen Office-Versionen von Microsoft orientiert, dabei aber leicht an die Corporate Identity des jeweiligen Kunden angepasst werden kann. Im gleichen Zuge haben die Akten eine übersichtliche Startseite mit frei konfigurierbaren Kacheln erhalten, auf denen je nach Aktentyp beispielsweise die letzten erstellten Dokumente, aktuelle Zertifizierungen oder alle Wiedervorlagen zum Mitarbeiter auf einen Blick dargestellt werden. Ergänzend sorgt eine neue persönliche Ablage dafür, dass nun neben Personalakten und allgemeinen HR-Dokumenten auch persönliche Arbeitsunterlagen der HR-Sachbearbeiter zentral und revisionssicher gespeichert werden können.
Dank des erweiterten Korrespondenzmoduls erfährt der Benutzer eine nochmals verbesserte Unterstützung für den E-Mail-Verkehr. Direkt aus der Akte heraus kann er E-Mails an einen oder mehrere Mitarbeiter erstellen und automatisch an die hinterlegten E-Mail-Adressen versenden lassen. Obendrein ist es dabei möglich, auch für die E-Mail-Korrespondenz auf alle bereits als Word-Dokumente hinterlegten Vorlagen zurückzugreifen. Damit kann ein einziger, bequem zentral gepflegter Satz an Vorlagen für alle Einsatzzwecke verwendet werden.
An internationale sowie große Kunden ist ebenfalls gedacht: So lässt sich das länderabhängige Adressformat nun für jede Akte frei wählen. Und wer wegen des großen Volumens statt Arbeitsplatz¬scannern eine Scanstraße einsetzt, kann für jedes Papierdokument ganz einfach einen Scanauftrag erzeugen. Dann wird automatisch ein Deckblatt mit Barcode ausgedruckt, der dafür sorgt, dass das Dokument nach dem späteren Scannen an der korrekten Stelle in der elektronischen Akte erscheint.
Besucher der Messen Personal können sich bei IQDoQ nicht nur anhand vorbereiteter Standardszenarios, sondern auch mit ihren eigenen mitgebrachten Praxisbeispielen ein Bild von der neuen IQAkte Personal machen. „Bei uns soll sich ruhig jeder davon überzeugen, wie einfach und effektiv er unsere Standardsoftware an die eigenen Bedürfnisse anpassen kann“, erläutert Rüttger. „Nur so lässt sich verstehen, dass sich diese ganze Flexibilität bequem innerhalb unseres Einführungskonzepts ‚5Days2Go‘ konfigurieren lässt und wir konsequent unserem Motto ‚Einfach. Schnell. Sicher.‘ treu bleiben.“
Auch sonst gibt es auf dem Messestand einiges zu sehen: Der IQDoQ-Partner imasol informiert über unterschiedliche Digitalisierungsstrategien zur schnellen und problemlosen Übernahme der Bestandsakten in die digitale Personalakte
sowie über die HR-Poststelle, eine Full-Service-Outsourcinglösung für die HR-Tagespost. Als besondere Innovation zeigt imasol hier eine automatische Trennung in einzelne Dokumente und Zuordnung zu den jeweiligen Dokumentarten, die dann zur Indizierung in der Personalakte verwendet werden.
Messevorträge von IQDoQ:
- Personal Swiss, 13.04. von 11:30 bis 12:15 Uhr in Halle 5, Forum 3: „Digitalisierung 2.0 - wie digital muss HR sein?“
Frank Rüttger, Geschäftsführer von IQDoQ - Personal Nord, 27.04. von 15:40 bis 16:10 Uhr in Halle A4, Praxisforum 1: „Digitalisierung 2.0 - wie digital muss HR sein?“
Frank Rüttger, Geschäftsführer von IQDoQ - Personal Süd, 10.05. von 14.45 bis 15.30 Uhr in Halle 6, Forum 1:
„HR Digital - Digitale Akten und Prozesse bei der DAK-Gesundheit.“
Claus Moldenhauer, stv. Vorstandsvorsitzender der DAK-Gesundheit
