Eine der größten Herausforderungen in Confluence ist das Aktualisieren des Contents. Confluence dient oft als Sammelpunkt für eine Vielzahl von Dokumentationen und Artikeln, die wertvolle Informationen enthalten. Leider sind diese Inhalte nicht immer auf dem neuesten Stand.
Während die Anleitung für die Kaffeemaschine wahrscheinlich unverändert bleibt, können Informationen aus den Bereichen People und Culture oder Finanzen schnell veralten. Auch Funktionsbeschreibungen von Apps unterliegen häufigen Änderungen und sollten daher regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
Je nach Struktur und Organisation der Inhalte kann es jedoch leicht passieren, dass diese Aktualisierungen vernachlässigt werden. Wie also können wir sicherstellen, dass unser Content stets aktuell ist? Eine Möglichkeit besteht darin, regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen einzuplanen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind.
Eine weitere Strategie ist, ältere oder weniger relevante Inhalte optisch zu kennzeichnen oder sie gegebenenfalls zu archivieren. Dabei ist der Grundsatz "Wenn nicht gebraucht, dann weg damit" eine valide Option. Inhalte, die nicht mehr aktuell oder relevant sind, sollten nicht im System bleiben, um Verwirrung zu vermeiden und die Benutzererfahrung zu verbessern.
Inhalte optisch kennzeichnen
Um die Aktualität einer Seite optisch deutlich zu machen, braucht es nur ein Wort: Status. An jede Seite kann ein Status gehangen werden. Entweder die vorgefertigten oder selbstdefinierte. Diesen Status kann man anschließend mittel Regel verändern.
Voraussetzung für das automatisierte Aktualisieren von Inhalten
Selbstverständlich benötigt ihr Confluence, und zwar in der Premium-Version. Warum Premium? Ganz einfach: Diese Version bietet eine Vielzahl von Automatisierungsfunktionen, die das Herzstück unserer Lösung bilden. Diese Automatisierungen erleichtern nicht nur die Pflege und Aktualisierung von Inhalten, sondern tragen auch dazu bei, die Effizienz eures Teams zu steigern und manuelle Aufgaben zu reduzieren.
Für diejenigen, die nicht auf die Premium-Version zugreifen können, gibt es jedoch auch alternative Ansätze. Weiter unten in diesem Beitrag werden wir euch eine Variante vorstellen, die ohne Premium auskommt und durch die Integration von Drittanbieter-Apps ebenfalls effektive Automatisierungsfunktionen bietet. So könnt ihr trotz Einschränkungen in der Version von Confluence die Vorteile von Automatisierungen nutzen und eure Arbeitsabläufe optimieren.
Automatisierungsschritte
Kein Problem, auch dafür gibt es eine Lösung: Die App Workflows for Confluence ermöglicht es dir, ähnliche Automatisierungen zu nutzen, ohne auf Premium-Funktionen angewiesen zu sein. Mit dieser App kannst du Workflows einrichten, die Aufgaben automatisieren, Nachrichten versenden, Status ändern und vieles mehr. Sie bietet dir alle notwendigen Tools, um dein Dokumentenmanagement effizient und reibungslos zu gestalten – ganz ohne Premium-Plan.
Eine andere App-Empfehlung ist Breeze. Die App analysiert deine Confluence-Instanz in festgelegten Intervallen und identifiziert automatisch veraltete Inhalte basierend auf festgelegten Regeln und benutzerdefinierten Workflows. Darauf aufbauen erstellt sie Berichte und benachrichtigt verantwortliche Personen über das Ergebnis. In unsrem Blogpost über automatisiertes Contentmanagement in Confluence erfährst du mehr über die App.
Aktuellen Content genießen
Und das war's auch schon! Ab sofort könnt ihr euch entspannt zurücklehnen, denn die Autoren werden informiert. Sollte ein Autor keine Lizenz mehr besitzen, wird die Regel nicht ausgeführt. In diesem Fall kümmert ihr euch um die Seiten und könnt über die Funktion „Page Owner ändern“ eine neue Person eintragen, die für den Inhalt verantwortlich ist.
Während die Anleitung für die Kaffeemaschine wahrscheinlich unverändert bleibt, können Informationen aus den Bereichen People und Culture oder Finanzen schnell veralten. Auch Funktionsbeschreibungen von Apps unterliegen häufigen Änderungen und sollten daher regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
Je nach Struktur und Organisation der Inhalte kann es jedoch leicht passieren, dass diese Aktualisierungen vernachlässigt werden. Wie also können wir sicherstellen, dass unser Content stets aktuell ist? Eine Möglichkeit besteht darin, regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen einzuplanen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind.
Eine weitere Strategie ist, ältere oder weniger relevante Inhalte optisch zu kennzeichnen oder sie gegebenenfalls zu archivieren. Dabei ist der Grundsatz "Wenn nicht gebraucht, dann weg damit" eine valide Option. Inhalte, die nicht mehr aktuell oder relevant sind, sollten nicht im System bleiben, um Verwirrung zu vermeiden und die Benutzererfahrung zu verbessern.
Inhalte optisch kennzeichnen
Um die Aktualität einer Seite optisch deutlich zu machen, braucht es nur ein Wort: Status. An jede Seite kann ein Status gehangen werden. Entweder die vorgefertigten oder selbstdefinierte. Diesen Status kann man anschließend mittel Regel verändern.
Voraussetzung für das automatisierte Aktualisieren von Inhalten
Selbstverständlich benötigt ihr Confluence, und zwar in der Premium-Version. Warum Premium? Ganz einfach: Diese Version bietet eine Vielzahl von Automatisierungsfunktionen, die das Herzstück unserer Lösung bilden. Diese Automatisierungen erleichtern nicht nur die Pflege und Aktualisierung von Inhalten, sondern tragen auch dazu bei, die Effizienz eures Teams zu steigern und manuelle Aufgaben zu reduzieren.
Für diejenigen, die nicht auf die Premium-Version zugreifen können, gibt es jedoch auch alternative Ansätze. Weiter unten in diesem Beitrag werden wir euch eine Variante vorstellen, die ohne Premium auskommt und durch die Integration von Drittanbieter-Apps ebenfalls effektive Automatisierungsfunktionen bietet. So könnt ihr trotz Einschränkungen in der Version von Confluence die Vorteile von Automatisierungen nutzen und eure Arbeitsabläufe optimieren.
Automatisierungsschritte
- Content und Laufzeit definieren
Stellen wir uns vor, wir möchten alle Confluence-Seiten überprüfen und aktuell halten. Fangen wir klein and und haben idealerweise nur drei Spaces mit jeweils zehn Seiten – durchaus machbar, auch wenn es lästig erscheint. Wir erinnern uns: Die Anleitung der Kaffeemaschine wird sich eher selten ändern. Dennoch gibt es sowohl externe als auch interne Trigger, die uns daran erinnern, regelmäßig Updates vorzunehmen.
Fragen wir uns: Will ich meinen Kantinenplan wöchentlich aktualisieren? Muss ich gesetzliche Vorgaben zur Arbeitssicherheit oder Schulungsunterlagen regelmäßig überprüfen und anpassen? Es gilt also, den Anspruch, Inhalte aktuell zu halten, mit den gesetzlichen oder arbeitsrechtlichen Anforderungen abzugleichen, die uns dazu verpflichten könnten.
Long Story Short: Labels.
Labels sind eine hervorragende Möglichkeit, die unterschiedlichen „Lebenszyklen“ von Inhalten zu kategorisieren. Nicht jeder Inhalt hat die gleiche Aktualisierungsfrequenz. Ja, wir können für die Inhalte, die wir aktuell halten möchten, definieren, in welchem Intervall wir Updates vornehmen wollen. Dabei können wir Labels wie „6months“, „12months“ oder sogar ein individuelles Intervall verwenden. Für unser Beispiel wählen wir das Label „aktuell_halten“. Dieses Label ermöglicht es uns, gezielt die Seiten zu identifizieren, die einer regelmäßigen Überprüfung bedürfen, und schafft so einen klaren Überblick über unsere Content-Pflege.
Indem wir die Inhalte strategisch kategorisieren, schaffen wir eine strukturierte Herangehensweise, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch sicherstellt, dass wir den Anforderungen an Aktualität und Compliance gerecht werden. Schließlich ist es unser Ziel, dass alle Informationen, die unseren Mitarbeitern zur Verfügung stehen, stets relevant und auf dem neuesten Stand sind. - Regel bauen
Auch in unserem Beispiel halten wir es einfach: Es gibt eine klare Zuordnung. Unser Ziel ist es, immer den Ersteller der Seite zu informieren – und das war’s auch schon.
Confluence Automations sind zwar noch nicht ganz auf dem Niveau der Jira Automations, doch es kommen kontinuierlich neue Trigger und Aktionen hinzu, die die Möglichkeiten erweitern. Für unser Beispiel entscheiden wir uns für eine zeitgesteuerte Ausführung. Wir wählen eine tägliche Frequenz, wobei dies je nach Kunde und Inhalt variieren kann.
Das klingt zunächst unkompliziert, birgt jedoch wie so oft im Leben viele Facetten. Hinter dieser simplen Idee stecken weitere Überlegungen: Wann sollen die Informationen übermittelt werden? Soll bei jeder Information eine E-Mail ausgelöst werden? Müssen wir unterschiedliche Benachrichtigungen für verschiedene Inhalte einrichten? Diese Fragen führen uns dazu, das Automatisierungssystem noch weiter zu optimieren und anzupassen.
Wir lassen die Regel kontinuierlich laufen, sodass sie jeden Morgen ausgeführt wird, damit die Mitarbeiter am Vormittag benachrichtigt werden. In unserem Beispiel verzichten wir also auf eine Wochenplanung oder Redaktionsteams.
Nun fügen wir ein Branch hinzu, um die Bedingungen festzulegen.
Ganz unkompliziert. Zudem gibt es zwei weitere Kriterien: den Autor und den Erstellzeitraum. Da uns diese nicht wichtig sind, wählen wir einfach „Updated“ und setzen den Zeitraum auf sechs Monate.
Da wir nicht für alle Seiten/Contentypen eine Mail auslösen lassen wollen, fügen wir außerdem einen “if Block” ein. Hier prüfen wir das Label, beispielsweise “aktuell_halten”.
Ach hier können wir zusätzliche Kriterien nutzen; die Auswahl reicht von „Views“ bis hin zu „Unique Views“. Damit lässt sich sicherstellen, dass besonders häufig besuchte Seiten stets aktuell sind. In unserem Beispiel sind diese jedoch nicht relevant.
Und schließlich die Aktion – die Benachrichtigung. Wir nutzen in unserem Beispiel “Send email”, da in jedem Fall eine Mailadresse vorhanden ist und es sich um eine direkte 1:1-Beziehung (eine Seite, ein Ersteller) handelt. Man könnte auch Gruppenpostfächer nutzen, wir entscheiden uns jedoch für Smart Values:
Unter “More Options” können wir den Absender und ähnliche Einstellungen anpassen. Natürlich ist unser Beispiel sehr einfach gehalten: Wir senden eine E-Mail, wenn Zeit und Label übereinstimmen. Es gibt jedoch auch viele weitere Möglichkeiten. Wir können andere Messenger wie Teams, Slack und Twilio integrieren oder sogar einen Webhook verwenden. Zudem wäre es möglich, ein Ticket in Jira zu erstellen, wenn es ein Redaktionsteam oder ein Projekt gibt.
Kein Problem, auch dafür gibt es eine Lösung: Die App Workflows for Confluence ermöglicht es dir, ähnliche Automatisierungen zu nutzen, ohne auf Premium-Funktionen angewiesen zu sein. Mit dieser App kannst du Workflows einrichten, die Aufgaben automatisieren, Nachrichten versenden, Status ändern und vieles mehr. Sie bietet dir alle notwendigen Tools, um dein Dokumentenmanagement effizient und reibungslos zu gestalten – ganz ohne Premium-Plan.
Eine andere App-Empfehlung ist Breeze. Die App analysiert deine Confluence-Instanz in festgelegten Intervallen und identifiziert automatisch veraltete Inhalte basierend auf festgelegten Regeln und benutzerdefinierten Workflows. Darauf aufbauen erstellt sie Berichte und benachrichtigt verantwortliche Personen über das Ergebnis. In unsrem Blogpost über automatisiertes Contentmanagement in Confluence erfährst du mehr über die App.
Aktuellen Content genießen
Und das war's auch schon! Ab sofort könnt ihr euch entspannt zurücklehnen, denn die Autoren werden informiert. Sollte ein Autor keine Lizenz mehr besitzen, wird die Regel nicht ausgeführt. In diesem Fall kümmert ihr euch um die Seiten und könnt über die Funktion „Page Owner ändern“ eine neue Person eintragen, die für den Inhalt verantwortlich ist.
